Розширене засідання колегії Державного архіву Житомирської області

29 січня 2015 року у приміщенні держархіву області відбулось розширене засідання колегії Державного архіву Житомирської області, на якому були підведені підсумки роботи архівних установ області за 2014 рік, проаналізовано виконання основних показників Плану розвитку архівної справи за 2014 рік У роботі колегії взяли участь керівники архівних установ райдержадміністрацій, міських рад.

З доповіддю виступив директор архіву Синицький С.М., в обговоренні виступили заступник директора архіву Мироненко Л.В., заступник директора –головний зберігач фондів Шимченко Н.Г., завідувач архівного сектору Овруцької райдержадміністрації Дуб О.М., начальник архівного відділу Житомирської міської ради Єфімова Л.Б.

Прийняті відповідні рішення та визначені пріоритети роботи архівних установ області на 2015 рік.

 

ДОПОВІДЬ

Директора Державного архіву Житомирської області на підсумковій колегії

29 січня 2015

 

ШАНОВНІ КОЛЕГИ !

Архівні установи Житомирської області, виконуючи завдання, визначені Законом України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», відповідних доручень Кабінету Міністрів України, рішень колегії Державної архівної служби України, Державного архіву Житомирської області, розпоряджень голови облдержадміністрації домоглися певних позитивних результатів з основних напрямків своєї діяльності.

Оновлено та затверджено положення про колегію держархіву області (наказ держархіву області від 31.01.2014 № 5), у зв’язку із вказаними змінами затверджено новий її склад(розпорядження голови ОДА від 23.12.2014 №389), внесено зміни до Регламенту роботи держархіву області (наказ держархіву області від 03.12.2014 № 33) та до Інструкції з діловодства у держархіві області (наказ держархіву області від 03.12.2014 № 34).

З метою здійснення управління архівною справою і діловодством в держархіві області діють такі колегіальні органи, як експертно-перевірна комісія, науково-методична рада та 13 комісій.

Упродовж 2014 року держархівом області проведено 12 засідань колегії, на яких розглянуто 34 питання, 8 засідань науково-методичної ради, 14 засідань експертно-перевірної комісії та 50 оперативних нарад.

Активно працювали архівні підрозділи райдержадміністрацій та міських рад. Ними підготовлено та внесено в установленому порядку 23 проекти рішень, розпоряджень органів влади вищого рівня. Всі проекти прийняті за основу.

Підготовлено та подано до органів виконавчої влади, місцевого самоврядування 50 доповідних записок, 125 інформацій з питань стану архівної справи та діловодства, зміцнення матеріально-технічної бази архівних установ, забезпечення гарантованої збереженості документів Національного архівного фонду, функціонування трудових архівів тощо.

Станом на 1 січня 2015 року в державних архівних установах області працюють 148 працівників, з них 61 в держархіві області серед яких 25 державних службовців. Усі керівники архівних підрозділів райдержадміністрацій, міських рад мають статус державного службовця. 88 % усіх працюючих – жінки.

За видами та обсягами виконаних робіт, про що свідчать підсумкові відомості, держархіву області не вистачає 17 працівників. Майже у всіх архівних установах райдержадміністрацій, міських рад трудяться  тільки по одному працівнику, інші, передбачені штатними розписами, рахуються номінально. Такий стан справ ускладнює якісне виконання багатьох покладних на державні архівні установи завдань.

З метою удосконалення роботи, раціонального розподілення бюджету робочого часу, задля виконання покладених завдань та запитів на отримання архівної інформації, враховуючи недостатність кадрового ресурсу Державний архів Житомирської області у 2014 шляхом переміщення посад відокремив з відділу інформації підрозділ користування архівними документами для поліпшення роботи читального залу.

Об’єднано ряд посад в окремий відділ кадрової, режимно-секретної роботи, діловодного забезпечення та інформаційних технологій.

У січні минулого року на базі Центру перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників органів державної влади, органів місцевого самоврядування, державних підприємств, установ і організацій Житомирської обласної державної адміністрації та Житомирської обласної ради відбувся тематичний короткостроковий семінар з керівниками архівних установ райдержадміністрацій та міських рад на тему: «Організація роботи архівних підрозділів державних установ».

За період 2014 року 4 державних службовців держархіву області також пройшли підвищення кваліфікації  на базі зазначеного Центру, та 1 державний службовець  – в Інституті підвищення кваліфікації керівних кадрів Національної академії державного управління при Президентові України.

З метою поліпшення відбору, розстановки та виховання кадрів в держархіві області затверджено список осіб зарахованих до кадрового резерву державної служби на посади начальників відділів, заступників начальників відділів, головних та провідних спеціалістів (наказ держархіву області від 29.12.2014               № 37).

Керівництвом держархіву області постійно надавалась методична допомога в роботі архівних відділів, секторів райдержадміністрацій та міських рад, трудових архівів.

Для забезпечення виконання чинного законодавства в архівній галузі у 2014 році держархівом області проведено 8 планових комплексних перевірянь архівних установ Володарсько-Волинської, Любарської Лугинської, Чуднівської райдержадміністрацій та Трудових архівів Володарсько-Волинського, Лугинського, Любарського, Чуднівського районів. З метою перевірки усунення виявлених недоліків у роботі архівного сектору Коростенської райдержадмі-ністрації здійснено його контрольне перевіряння. Із залученням керівників архівних підрозділів райдержадміністрацій проведено огляд стану організації діловодства та ведення архівної справи в Житомирському обласному управлінні лісового та мисливського господарства і державних лісогосподарських підприємствах області. Під час проведення вказаної роботи було перевірено стан діловодства в 21 лісових господарствах області.

Керівниками архівних установ райдержадміністрацій, міських рад проведено 148 комплексних, 15 тематичних та 37 контрольних перевірок роботи архівних підрозділів та служб діловодства.

У 2014 році на засіданнях науково-методичної ради держархіву області схвалено дві науково-методичні праці, які розроблені фахівцями держархіву області, а саме Правила роботи читального залу та методичні рекомендації «Сучасна нормативна та методична база функціонування діловодства та архівної справи: пам’ятка для працівників закладів культури».

Надзвичайно важливе значення у формуванні Національного архівного фонду, його накопиченні та упорядкуванні має діяльність експертних комісій архівних установ райдержадміністрацій та міських рад, результати якої розглядались на засіданнях експертно-перевірної комісії держархіву області.

Продовжували активно працювати експертні комісії державних архівних установ. У 2014 році активно надавалась методична та практична допомога юридичним особам усіх форм власності у підготовці 386 Положень про експертну комісію, 166 Положень про архівні підрозділи, 7 Положень про служби діловодства. За результатом проведеної роботи 297 установ розробили та погодили індивідуальні номенклатури справ, 27 – склали інструкції з діловодства.

За висновками фахівців та експертів держархіву області, за рішеннями експертних комісій експертно-перевірною комісією держархіву області погоджено 257 зведених номенклатур на 43 тисячі 147 статей, 273 описів справ з кадрових питань (особового складу), 228 актів про вилучення для знищення документів, схвалено 374 описи справ постійного зберігання. Названі результати роботи значно перевищують планові показники.

З метою формування Національного архівного фонду, забезпечення ведення діловодства згідно вимог чинного законодавства підготовлено і прочитано 9 лекцій, надано 733 консультації працівникам діловодних та архівних служб установ, з них 252 – в установах фондоутворювачах.

Проведено 38 нарад та семінарів з питань діловодства та архівної справи із секретарями сільських, селищних рад, діловодами установ і організацій.

Проте одним із тривожних фактів в організації роботи з формування Національного архівного фонду є тенденція до зменшення кількості джерел його формування, які утворюють документи з постійним терміном зберігання та передають їх на державне зберігання.

Поряд із питаннями формування Національного архівного фонду одним із головних завдань системи архівних установ є забезпечення збереженості його документів.

Організація цієї роботи, перевірка наявності і стану справ документів Національного архівного фонду, проведення реставраційних і ремонтних робіт, оправлення і підшивка справ, удосконалення обліку, більш раціонального використання наявних площ архівосховищ – одні з пріоритетних напрямків роботи архівних установ.

Станом на 1 січня 2015 року на держзберіганні в архівних установах області перебуває понад 2 млн. справ (2 млн. 5 тис.323 од.зб.), з них у фондах держархіву області – 1 млн. 449 тис.117 од.зб.

У 2014 році фонди держархіву області поповнились 25 новими та загальна їх кількість становить 8 тис. 299. Загальна кількість фондів архівних установ області – 12 тис. 493.

Відповідно збільшилась кількість описів на документи. Архівні установи області зберігають понад 16 тисяч (16 тис. 449) описів справ на архівні документи, з яких  12 тис. 74 в держархіві області.

Крім зазначеного у держархіві області зберігають 65 кінодокументів, 19 тис. 274 фотодокументів, 272 фонодокументів, 61 відеодокументів, 131 фотоальбоми.

Важливим засобом контролю за збереженням документів є перевірка їх наявності та стану.

Як позитив, слід відмітити, що архіви в районах та містах значно перевиконали заплановані Програмою здійснення контролю за наявністю, станом і рухом документів показники. При плануванні перевіряння У 2014 році здійснено перевірку наявності 154 тис. 92 справ, що майже удвічі більше планового показника 96 тис.676. Необхідно приймати усі дії щоб зберегти задані темпи роботи.

Складним для вирішення фінансових потреб залишається діяльність у проведенні реставраційних робіт, забезпечення фізичної збереженості документів. Проте архівістами відреставровано і відремонтовано 108 тис. 768 аркушів архівних документів, підшито понад 5 тис. (5 135) справ. Закартоновано 6 тис. 545 одиниць зберігання.

Надаючи важливого значення забезпеченню потреб громадян в архівній інформації для здійснення своїх соціальних гарантій залишається питання зберігання та використання документів, що підтверджують трудовий стаж, розмір заробітної плати тощо.

46 штатних працівників забезпечують роботу мережі 21 трудових архівів, яка складається з 4 трудових архівів в містах, 23 в районах та 10 при селищній і сільських радах.

Нажаль вони не всі мають статус юридичної особи.

Слід зазначити, що у минулому році додаткові приміщення під архівосховища виділено 3 трудовим архівам: Баранівського, Малинського та Новоград-Волинського районів загальною площею понад 104 кв.м.

У трудових архівах зберігаються 231 тис. 970 справ документів з кадрових питань. У минулому році ними прийнято на зберігання 19 тис. 352 справи. На запити громадян було оформлено 10 тис. 436 архівних довідок, що значно більше показника 2013 року (на 1 398 більше).

Одним із пріоритетних напрямків діяльності архівних установ області є робота з використання архівних документів, організація доступу до документів Національного архівного фонду, задоволення потреб юридичних осіб усіх форм власності та населення в документальній інформації, тобто виготовлення архівних довідок, витягів,  копій архівних документів, потреба в яких постійно зростає.

Виконано 949 тематичних запитів: з історії церков, підприємств, населених пунктів, про адміністративний устрій населених пунктів області, про виділення земельних ділянок, про реорганізацію підприємств і організацій. Усі запити виконані без порушень встановлених термінів.

Державними архівними установами області виконано понад 12 тисяч запитів соціально-правового характеру (12 602), що вдвічі перевищує планові показники.

В архівних довідках констатуються дати народжень, укладення шлюбів, оформлення фактів належності до національності, встановлення стажу роботи та розміру заробітної плати. Продовжують надходить запити від колишніх остарбайтерів, розкуркулених чи репресованих осіб або їх нащадків.

З метою підтвердження майнових прав збільшена кількість  запитів щодо підтвердження права власності на нерухоме майно.

Однією з найважливіших складових у задоволенні потреб населення при здійсненні їх соціальних гарантій є проведення пошукової роботи у фондах архівів щодо підтвердження участі в ліквідації наслідків аварії на ЧАЕС.

Набирають оберти бажання громадян у вивченні власного родоводу. Географія таких запитів з року в рік розширюється. До держарху області з генеалогічними запитами звертаються не тільки громадяни України, а й інших держав. У 2014 році працівники держархіву області провели 38 генеалогічних досліджень, що на 14 більше у порівнянні з 2013 роком.

У держархіві області працює читальний зал в якому розміщено 16 столів на 32 робочі місця для дослідників.

У читальному залі держархіву області в 2014 році працювали 554 дослідників. Упродовж багатьох років користувачів архівними документами та дослідників, які бажають самостійно проводити пошуки активно зростає.

Постійними користувачами архівної інформації в читальних залах державних архівів є іноземці, які досліджують історичне минуле. Це громадяни Вірменії, Ізраїлю, Росії, Польщі, Німеччини, Молдови, Чехії. Дослідники готують наукові праці тематика яких різноманітна.

Найцікавіша – історія: католицьких монастирів на правобережній Україні ХІХ – поч. ХХ ст; Українського національного руху і представників німецького походження у 1917-1920 роках на Волині; Актової спадщини Речі Посполитої в архівах держав, що повстали після розпаду СРСР, Судочинства на Волині, життя та діяльнісь на Волині німців, чехів та громадян інших національностей. Із сховищ архіву для ознайомлення дослідникам видано понад 15 тис. справ (15 326).

Загалом в архівах області здійснили відвідування понад 1 тис. (1102)  користувачів, з них 24 – іноземних.

З метою інформування громадськості про свою діяльність держархів області постійно розміщує інформацію на власному веб-сайті, на якому відкрито 18 тематичних рубрик.

Слід зазначити, що продовжується започаткована форма проведення виставкової діяльності держархіву області шляхом розміщення цифрових копій архівних документів на сайті у рубриці «Документальні виставки on-line». Таким чином збільшується аудиторія прихильників вивчення історії.

У 2014 році на сайті держархіву області розміщена одна виставка 16 цифрових копій архівних документів «До Дня українського козацтва».Всього, на власному веб-сайті в режимі он-лайн розміщено 24 виставки архівних документів об’ємом 376 цифрових копії.

Загальна кількість підготовлених і проведених архівними установами області  виставок документів становить – 48.

Відбувалось оприлюднення архівних документів, та діяльності архівних установ у засобах масової інформації.

Архівістами області підготовлено 15 радіопередач, 5 телепередач. Опубліковано 25 статей у пресі та наукова стаття: «Джерела з історії дворянських депутатських зібрань України кінець ХVІІІ – поч. ХХ ст.)».

Телеканали Житомирська облдержтелерадіокомпанія, Союз-ТВ, Міське радіо, Радіоклуб, Житомирська хвиля, газети «Урядовий кур’єр», «Житомирщина», «20 хвилин», «Інтерес», Інтернет – видання Власкор-інфо, Житомир.info, Житомир.Net висвітлювали роботу архівів, що є підтвердженням активного використання інформаційних ресурсів Національного архівного фонду.

Працівники держархіву області брали участь у конкурсі наукових праць на присудження премії ім. Василя Веретенникова у галузі архівознавства, археографії і документознавства (наукова стаття «Організація роботи з документами в дворянських депутатських зібраннях на території України»  (наприкінці 18 – поч. 20 ст.)», у роботі VІІ–ої Волинської всеукраїнської історико-краєзнавчої конференції, яка відбулась на базі історичного факультету Житомирського державного університету ім. І. Франка, у заходах присвячених 200-річчю від дня народження видатного українського письменника Т.Г.Шевченка, до свята – День Героїв України, у проведенні акції: «Олег Ольжич. Відродження», з нагоди 107-ої річниці від дня народження Олега Ольжича.

У 2014 році за програмою «Архівні зібрання України» по фондах Державного архіву Житомирської області дорадянського періоду (до 1917 року) держархівом області видано науково-довідкове видання «Державний архів Житомирської області. Путівник. Том І».

Завершено роботу з підготовки до друку науково-довідкового видання «Державний архів Житомирської області. Путівник. Том 2» по фондах радянського періоду та періоду незалежності. Підготовлено пакет документів для розгляду зазначеного питання на засіданні науково-методичної ради держархіву області та Науково-видавничій раді Укрдержархіву.

Організовано та проведено засідання круглих столів на теми: «До Дня вшанування учасників бойових дій на території інших держав», «До 100–річчя від початку Першої світової війни 1914-1918 років», «До 130-річчя від Дня народження О.Ф. Гербачевського», «З історії Коростишівського педагогічного коледжу ім. І. Я. Франка» (з нагоди відзначення 145–ої річниці відкриття Коростишівської учительської Семінарії);

Продовжувалась робота по виявленню унікальних документів. Переглянуто 321 архівний документ дорадянського періоду.

У 2014 році розсекречено 851 документ, складено 5 актів експертизи.

Здійснено ряд заходів, що сприяли зміцненню матеріально-технічної бази архівів. Держархівом області виконано усі фінансові зобов’язання з оплати праці та комунальних платежів. Станом на 01.01.2015 року заборгованість відсутня.

Дві будівлі держархіву області обладнані охоронно-тривожною сигналізацією з виведенням на центральний пульт. Для їх встановлення та обслуговування витрачено 73 тис.180 грн.

Проведено косметичні ремонти приміщення вестибулю, стін і стелі входу корп. № 2, санітарних приміщень та прибудинкової території біля корп. № 1. Частково відремонтовано водогінно-каналізаційну систему. Здійснено укріплення фундаменту зовнішньої сторони будівлі, замінено лічильник використання холодної води в корп. № 1.

З метою забезпечення роботи електронної пошти через мережу Інтернет повністю профінансовано обслуговування веб-сайту.

Для обслуговування ліфтів держархівом області витрачено 18 тис.300 грн.

Задля проведення переговорної процедури-тендерних торгів три працівника держархіву області пройшли навчання та підвищення кваліфікації по державним закупівлям та отримали відповідні посвідчення.

У наш фінансово-скрутний час архівні установи області намагаються вживати заходів щодо покращення матеріального становища.

Так, архівні установи Любарської райдержадміністрації, Житомирської міськради замінили дерев’яні вікна на енергозберігаючі метало пластикові, здійснили ремонти приміщень.  Архівному сектору Червоноармійської райдержадміністрації вдалось встановити світлозахисні жалюзі на вікна.

Архівний сектор Новоград-Волинської райдержадміністрації відремонтував робочий кабінет та придбав нові меблі.

Архівним відділом Житомирської міської ради встановлено 2 кондиціонери та додаткове стелажне обладнання протяжністю 11, 8 пог.м.

Силами архіву Овруцької райдержадміністрації змонтоване нове автономне опалення вартістю 50 тис. грн.

В архівному відділі Малинської міської ради придбано 2 електричні конвектори для забезпечення теплового режиму.

Забезпечено комп’ютерами архівні установи Любарської, Овруцької, Ружинської райдержадміністрацій, Малинської міськради. Архівним відділом Коростенської міської ради придбано та встановлено комплект комп’ютерно-копіювальної техніки (монітор, процесор, принтер-ксерокс).

Понад як на 9 тисяч (8 тис. 600 грн.)гривень придбав держархіві області матеріалів для проведення реставрації, ремонту, оправлення та підшивання справ. Таку роботу проведено архівними секторами Новоград-Волинської, Овруцької, Червоноармійської, Черняхівської, Чуднівської райдержадміністрацій та архівними відділами Житомирської, Малинської  міських рад.

Архівний відділ Бердичівської міськради здійснив страхування приміщення.

Важливе значення для збереженості архівних документів має забезпечення протипожежного стану приміщень архівів.

З цією метою архіви Брусилівської, Житомирської, Коростенської, Ружинської, Червоноармійської райдержадміністрацій та Житомирської, Коростенської, Новоград-Волинської міських рад здійснили технічне обслуговування і профілактичний огляд вогнегасників.

Архіви Радомишльської, Черняхівської  райдержадміністрації та Малинської міської ради придбали вогнегасники.

Архівний відділ Ємільчинської РДА здійснив вимірювання на омічний опір електрообладнання.

Здійснено страхування членів добровільної пожежної дружини держархіву області, технічне обслуговування кран-комплектів системи пожежегасіння, діагностику 131 вогнегасника та технічне обслуговування 22 вогнегасників в держархіві області.

Передплачено на 2015 рік журнал «Пожежна безпека».

У роботі кожної установи велике значення має діяльність із забезпечення охорони праці. Значна увага приділялась зазначеному питанню в держархіві області. Так проведено огляд-конкурс стан умов та охорони праці в архівних відділах, секторах райдержадміністрацій та міських рад за 2011-2013 роки. За підсумками якого переможцями визначено архівні відділи Новоград-Волинської, Малинської міських рад та архівний сектор Романівської райдержадміністрації.

Усі перелічені заходи були спрямовані на виконання робіт з формування Національного архівного фонду, його упорядкування, забезпечення збереження та інтенсивного використання в науково-дослідній та соціально-правовій сферах, просвітницькій діяльності. Проведена роботи вимагала певних та значних зусиль.

Однак залишається ряд не вирішених питань. Нагальною проблемою залишається встановлення охоронної та пожежної сигналізації в 13 державних архівних установах.

Усі названі проблеми однаковою мірою є масштабними, гостро актуальними і доленосними для архівних установ області. За обмеженим бюджетним фінансуванням непросто забезпечити їх функціонування, створити відповідні умови для зберігання, поповнення та використання документів Національного архівного фонду.

Шановні колеги!

Акцентувавши увагу на те, що державні архівні установи зберігають документи, які відображають історію духовного і матеріального життя нашого народу за багато століть та є загальнонаціональним надбанням, створені нашими попередниками, переконаний, що кожен із нас, присутніх докладе максимум зусиль для забезпечення їх збереженості та наповненні існуючих фондів НАФ.

Впевнений, що нам вистачить мудрості, професіоналізму, наполегливості у тому, щоб надалі гідно виконувати покладені на нас завдання.