Гаращук Т.С. Термінологія документів дворянських депутатських зібрань.

Гаращук Т.С. Термінологія документів дворянських депутатських зібрань. // Термінологія документознавства та суміжних галузей знань: зб. наук. пр. / Київський нац. ун-т культури і мистецтв. За зат. ред. В.В. Безбрадко.-К.:Четверта Хвиля, 2011.-Вик. 5.- с.218-222

 

Автор зробив спробу відтворити цілісний комплекс документів, що утворилися в результаті діяльності дворянських депутатських зібрань, визначити їх термінологію. Документи можна класифікувати за ознаками функціонального призначення: розпорядчі – укази Сенату, внутрішні – протоколи, журнали, заявні – «прошенія», звітні – рапорти, довідково-інформаційні.

 

Дослідження історії діловодства та архівної справи в Україні має здійснюватися з врахуванням особливостей організації документування службової інформації та роботи зі службовими й архівними документами в державних установах минулого. Нині вітчизняними вченими опрацьовано низку таких профільних питань окремо або в контексті історії державних установ на різних етапах розвитку українського суспільства. Однак, залишається недослідженою організація діловодства та архівної справи в таких специфічних установах, як дворянські депутатські зібрання, що функціонували в Україні з кінця ХУІІІ ст. по 1917 рік. Депутатські зібрання були постійно діючими колегіальними органами, з наданою спеціальною компетенцією і підзвітними безпосередньо Сенату. На початку свого існування вони складали родовідну книгу по кожній губернії, розглядали докази про дворянство. Особливо активно дворянські депутатські зібрання працювали на приєднаних українських територіях, тому що головним питанням, яке постало перед російською владою після кооптації місцевої знаті в російське дворянство, стала перевірка походження численної шляхти за російською системою доказів. Жалуваною грамотою були обумовлені всі документи, які слід подавати для підтвердження шляхетного походження. Це, насамперед, були дипломи, герби, грамоти, укази на володіння землями та селами. 2 Проте українське дворянство складалося з шляхти та козацької старшини, яка була багаточисельною та розшарованою. Архівні джерела (фонди дворянських депутатських зібрань) свідчать, що найбільш поширеними документами, які дозволяли потрапити до дворянської еліти імперії були метричні відомості, ревізькі казки, документи про склад родини, зображення герба, генеалогічна схема, купчі, закладні. Доказом шляхетного походження служило також свідчення дванадцяти шляхетних осіб. Але бажаючі довести своє дворянське походження настільки зловживали цим доказом, що указом Сенату в 1803 році було заборонено використовувати його як основний, а тільки як допоміжний. У своїй діяльності дворянські депутатські зібрання створили цілісний комплекс документів, різних за інформативним рівнем та кількістю. Вони були першою інстанцію, яка розглядала докази на підтвердження шляхетного походження дворян. Документи на дворянство необхідно було подавати разом з «прошенієм» про їх розгляд. «Прошенія» чи «прозьби» як вони ще по-іншому називалися – це письмове клопотання приватних осіб, яке відповідало офіційно встановленій формі і складало основну частину документації, що надходила на розгляд у депутатські зібрання. Термін «прошеніє» почав вживатися з ХУІІІ ст. і замінив «чолобитну». Вони були різного роду, але тією чи іншою мірою стосувалися одного питання – питання про дворянське походження. Кожне «прошеніє» писалося на гербовому папері. Воно викладалося за пунктами, в першому з яких вказувалася причина написання документа, в наступних викладалася сама сутність, тобто саме «дєло». В кінці документа викладалося прохання. Після реєстрації воно готувалося до розгляду. А в призначений день слухалося і щодо нього приймалося відповідне рішення. Але на початку своєї діяльності депутатські зібрання приймали документи без «прошеній», через що маємо зауваження ревізійних комісій, яке було адресоване Волинському дворянському зібранню. Перші справи про дворянське походження дійсно формувалися без «прошеній», тобто заяви, а 3 на основі подання тільки документів, що підтверджували дворянське походження. У фонді Київського дворянського депутатського зібрання при деяких указах з Сенату за 1803 рік знаходимо «прошенія», які подавали дворяни, але Сенат повертав їх у зібрання для того, щоб отримати докази шляхетності. Ці «прошенія» так і підшиті з указами, а не в справі. Справи про дворянське походження шляхетських родів, які систематизовані в описах в алфавітному порядку. Ці документи становлять найбільш цінну частину, тому що відображають історію шляхетських родів протягом багатьох поколінь. У кожній такій справі є родовідне дерево даного роду, іноді й зображення герба та всі матеріали про клопотання й затвердження в дворянстві. Перевіривши документи на дворянське походження, депутатське зібрання повинно було засвідчити, що особа – дворянин, для чого депутати видавали грамоти на внесення до родовідної книги. В 1788 році вийшов формуляр грамот, які мали видавати зібрання. У фонді Київського дворянського депутатського зібрання збереглася грамота, видана дворянину Івану Артемовичу Павленку-Донченку 15 липня 1795 року, про внесення його та його роду в другу частину дворянської родовідної книги Київської губернії [1]. Її зміст повною мірою відповідав зразку, наведеному в законі. Але іменним указом від 4 грудня 1796 року депутатам було заборонено видавати грамоти у зв’язку з тим, щоб припинити «небрежения», тобто зловживання, які спостерігалися при розгляді доказів та видачі грамот. Окрім грамот, депутатські зібрання видавали дворянину «свидетельство», де перераховувалися всі документи, що підтверджували його право на дворянство. Перш за все, свідоцтво видавали малолітнім дворянам («недорослям») для вступу на військову службу. Копія такого свідоцтва через губернське правління необхідно було надавати в герольдію. На відміну від грамоти свідоцтво не мало встановленої форми. Родовідні книги дворян є важливим документом дворянських депутатських зібрань, в яких зібрані і геральдичні матеріали – зображення 4 шляхетських родів. Формувалися родовідні книги за частинами та за алфавітом прізвищ. Форма, за якою мали складатися родовідні книги, була передбачена Грамотою та уточнялася указом від 25 серпня 1800 року. Дослідження цього питання засвідчило, що родовідні книги у Волинському дворянському депутатському зібранні (ВДДЗ) до 1829 року не складалися взагалі, а згодом хоч і були, то не відповідали встановленій формі. Далі слід розглянути термінологію документів, що відображали процеси діловодства у дворянських депутатських зібраннях. Найперше – це протоколи його засідань. Протокол був офіційним документом зібрання, в якому викладався розгляд документів про дворянське походження певного роду з посиланням на конкретні статті законів Російської імперії та закінчувався прийнятим рішенням – «опрєдєлєнієм». Можливо, саме тому депутати і називали протоколи «опрєдєлєніями». Крім нього існували такі позначення як «висновки дворянського походження», «докази про дворянство», «родовідна про дворянство». Але найчастіше використовувався термін «опрєдєлєніє собрания» чи «дополнительное опредєлєніє собрания». Протоколи були первинними та додатковими. Первинним був той, що вперше затверджував рід у дворянстві. Оскільки рід постійно поповнювався, виникала необхідність у затвердженні нових його представників. Таким чином, з’являлися додаткові протоколи і кількість їх була досить значною. Тому відмітка робилася над самим першим. Відносно оформлення протоколу слід зазначити, що воно змінювалося від короткого стислого запису до більш розширеного. Наступним видом внутрішніх документів були журнали засідань депутатського зібрання. В. Вельдбрехт відзначав, що «журнал есть соединением бумаг, выражающих в себе приговоры власти, – бумаг, не исходящих из Присутственного места, но подобно докладным запискам заключающих в себе акты его внутренних действий» [2]. За журналами можна прослідкувати, які документи, звідки, з якого питання надходили і яку ухвалу щодо них приймалося. На засіданнях 5 обговорювалися і питання, що виникали безпосередньо у процесі самого слухання зібрання, були дуже важливими або повсякденними. Зміст цього журналу відповідає тому, що відбувалося в «присутствії». Протоколи та журнали засідань ВДДЗ мають схожу структуру. По- перше, підписані всіма членами «присутствія» з вказівкою на свій чин та службове положення. Підписи розміщувалися під кожною статтею в журналі засідань та під кожним протоколом. По-друге, майже однакова форма запису: оформлення довідки та прийняття рішення з кожного питання, що слухалось. Протоколи стосувалися тільки питання дворянського походження. А в журналі засідань фіксувались різнопланові питання: від указів з Сенату до внутрішніх організаційних чи фінансових. Слід зупинитися на аналізі вхідних документів, представлених у фондах ВДДЗ. Дослідивши видовий склад вхідних документів, виділимо, найперше, розпорядчі документи – укази Сенату, які стосувалися затвердження чи позбавлення дворянських прав. Зрідка зустрічаються укази, що регламентували порядок роботи дворянських депутатських зібрань, особливо приєднаних українських територій. Всі укази спочатку записувались у вхідний реєстр, потім у журнал засідань, після розгляду формувалися у справи за роками їх видання, а не за датою надходження. Укази Сенату під час слухання в журналі займають особливе місце, наприклад, в журналі за 1829 рік написані однією і тією самою людиною (одним почерком) та одним і тим самим пером (чорнилом), дуже насиченим. Запис усіх інших документів вівся різними почерками і колір тьмяний, іноді ледве можна прочитати. Складається таке враження, що укази спеціально писали якимось дорогим чорнилом, щоб і через довгі роки їх було неважко прочитати [3]. Завдяки журналам засідань маємо можливість встановити інші види вхідної документації. Це листи, «отношения», які отримували зібрання від інших установ. Серед них – «предложеніє», з допомогою нього губернатор звертався у дворянське депутатське зібрання для вирішення справи, 6 «сообщеніє» – документ, який надсилався з установ, близьких за управлінськими функціями та мав довільний виклад тексту. Дворянські депутатські зібрання отримували «сообщенія» від ревізійних комісій, призначенням яких було перевірка функціонування депутатських зібрань, їхнього діловодства. Дані документи могли відноситись і до вихідних, у випадку надсилання їх від імені депутатів дворянських зібрань чи предводителів дворянства іншим установам або посадовим особам. Цікавим є такий вид документу як рапорт, який у дворянських депутатських зібраннях був вхідним, вихідним та внутрішнім. Рапорт – це службовий документ, який регламентував взаємовідносини молодших та старших у службовому порядку. Дворянські зібрання відправляли рапорт на кожен указ Сенату, рапорт містив в собі відповідь на отриманий указ. Рапорти при указах Сенату в Волинське та Київське дворянське депутатське зібрання є до 1830-х років. А надалі – тільки відмітки на указі про те, коли рапорт відправлено. В свою чергу повітові предводителі дворянства рапортували перед губернським предводителем з питань, що стосувалися шляхетного походження дворян певного повіту. Хоча відповідно до закону повітові лідери були незалежними у своїх діях від губернського. І останній вид – це рапорти канцелярських служителів про відпустку. Окрему групу становлять документи, що утворювалися в результаті діяльності канцелярської служби дворянських депутатських зібрань, на чолі якої стояв секретар дворянства. Перш за все це «доклады» секретаря в письмовій формі зібранню про ротацію канцелярських служителів, про збільшення чи зменшення їх штату та про оплату праці. А по-друге, «представленія» секретаря – це подання на розгляд зібрання документів на «соискание» якихось нагород, пільг («милостей») для підлеглих. Внутрішню документацію дворянських депутатських зібрань завершують довідково-інформаційні реєстри на укази Сенату, на протоколи, на справи про дворянське походження. Формувалися вони як окремі 7 реєстраційні книги так і містилися в кінці або на початку указів та протоколів. Підбиваючи підсумки слід відзначити, що в процесі діяльності дворянських депутатських зібрань відклався цілісний комплекс документів, які можна класифікувати за ознаками функціонального призначення та за напрямками руху документопотоків. Визначено термінологію таких видів документів як розпорядчі – це укази Сенату (в силу того, що зібрання були підзвітними тільки Сенату, це єдині документи розпорядчого характеру); протоколи та журнали – внутрішні документи; заявні – «прошенія», які в процесі розгляду надходили та формувалися у справу про дворянське походження; губернські родовідні книги можна назвати результатом основної діяльності зібрань; звітні – донесення та рапорти; довідково- інформаційні – це реєстри документів та справ, що дублювали один одного.

 

Список використаних джерел та літератури:
1. Держаний архів Київської області, ф. 782, оп. 2, спр. 1, арк. 1
2. Вельдбрехт В. Общие основания русского делопроизводства с приложением основных его форм. – СПб., 1854. – С.28.
3. Держаний архів Житомирської області, ф.146, оп.1, спр. 46