МЕТОДИЧНІ РЕКОМЕНДАЦІЇ
ПО СТВОРЕННЮ ЕЛЕКТРОННИХ БАЗ ДАНИХ
ДО ФОНДІВ АРХІВНИХ ВІДДІЛІВ , СЕКТОРІВ РАЙДЕРЖАДМІНІСТРАЦІЙ ТА МІСЬКИХ РАД
ВСТУП
Розвиток сучасних комп’ютерних технологій давно вимагає поставити на часі питання про створення в архівних установах розгалуженої мережі електронних баз даних. Ведення каталогів та картотек на паперовій основі поступово вичерпує себе, адже вимагає значних витрат часу, матеріалу та місця для їх розміщення. Разом з тим, за останні роки суттєво збільшився потік запитів громадян та дослідників, перш за все соціально-правового характеру. Стислі терміни їх виконання, не розробленість багатьох фондів, особливо з нових надходжень, створюють чимало незручностей як для виконавців так і замовників – витрати часу на пошук, розпорошеність матеріалу у джерельному масиві тощо.
Перший досвід роботи над електронними базами даних було апробовано ще 1999 -2000 роках у Державному архіві Житомирської області. Тоді тут було створено першу базу даних «Місто» до якої внесені рішення Житомирського міськвиконкому, за 1944 -1979 рр., про виділення земельних ділянок під забудову житлових будинків, зокрема індивідуальних, та споруд громадського призначення. Станом на травень 2013 року вона містить близько 10 тис. записів. Протягом 2000-2013 років створено, та ведеться наповнення ще 10-ти інших тематичних електронних баз даних. Як показав багаторічний практичний досвід використання бази даних « Місто» вона цілком виправдала себе, час на пошук необхідної інформації суттєво скоротився.
Спілкування з працівниками архівних підрозділів області показало, що значний об’єм запитів громадян стосується саме тематики виділення (надання дозволів) та забудови земельних ділянок. Складність створення єдиної бази даних полягає в наявності значної кількості фондів, у розрізі району: сільські, селищні, міські ради тощо.
- РОЗРОБКА СХЕМИ
Опорною схемою для розробки майбутніх баз даних пропонується база даних «Місто». Вона виконана у форматі комп’ютерної (офісної) програми «Access».
Головні переваги роботи з програмою.
По перше – зручність набору інформації. На відміну від традиційної паперової каталогізації, що потребує подальшої систематизації за алфавітним, галузевим, хронологічним принципом, текстової програми «Word», або «Excel», набір здійснюється у довільному порядку. Функції програми розраховані на автоматичний пошук та систематизацію даних, з поправкою на випадкову механічну помилку тексту допущену при наборі.
По друге – на відміну від текстових програм – не передбачено обов’язкове виконання команди «Сохранить». Зберігання інформації здійснюється програмою одразу після набору першого знаку у рядку (полі)
Схему бази даних рекомендується створювати у режимі «Конструктор». Кількість рядків (полів), число знаків, включаючи пробіли, довільне.
Рекомендована схема назв полів та типів даних (далі ТД).
– Прізвище –ТД текстовий
– Ім’я – ТД текстовий
– По батькові – ТД текстовий
– Адреса (назва населеного пункту) – ТД текстовий
– Адреса 2 (назва вулиці, провулку, окремої місцевості). Вноситься в разі необхідності. ТД текстовий
– Цільове призначення (житловий будинок, господарська, громадська споруда тощо). ТД – Поле МЕМО
– Число – ТД числовий
– Місяць – ТД числовий
Рік – ТД числовий
(за потребою, три попередньо вказаних поля замінюються одним – «Дата»; наприклад 01.08.1968; ТД- «Дата/время»)
Рішення – ТД текстовий
Фонд – ТД числовий
Опис – ТД текстовий
Справа – ТД текстовий
Аркуш – ТД текстовий
Примітки – ТД поле МЕМО
Чи потрібне введення окремого поля «Код» – у ТД «Счетчик» ? Такий запит програма обов’язково видає після створення примірної схеми бази даних. Відповідь – «ОК». Це поле єдине яке не підлягає будь якій правці і є автоматичним реєстратором загальної кількості записів. До номера коду (запису) прив’язані всі записи у полях бази даних.
- II. ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ РОБОТИ
Різні архівні фонди, архівних підрозділів, при загальній однотипності, мають власну специфіку, яку й слід враховувати при початковому створенні схеми бази даних. Це також залежить і від того, яка саме інформація більш затребувана в роботі. В зв’язку з цим назви полів можуть бути довільними.
У ході наповнення полів бази даних рекомендується дотримуватися правила повного відпрацювання конкретного фонду. Пояснимо. Певна частина рішень органів влади відміняє попередні. Таким чином при недотриманні хронологічного порядку можлива плутанина у записах полів. Зауважимо, що вищезгадані рішення про відміну вносяться до поля «Примітки».
Пошук необхідної інформації здійснюється: через функції меню – «Найти», «Фильтр по выделенному», «Сортировка по возрастанию», «Сортировка по убыванию». Попередньо необхідно поставити курсор на поле яке містить запитувану інформацію.
Необхідність деталізації полів викликана тим, що у документах одне й те ж саме прізвище або адреса (інші види інформації) можуть бути зазначені по різному. Не виключені й механічні помилки при наборі, про що вже йшлося вище.
Таким чином комплексна система використання функцій меню дозволяє здійснювати пошук за широким спектром параметрів.
«Найти» – загальний пошук у потрібному полі;
«Фильтр по выделенному» – деталізований пошук у полі. Для прикладу: Петренко (20 записів), Левків (150 записів), житловий будинок (380 записів).
«Сортировка по возрастанию», «Сортировка по убыванию» – використовується в разі незнаходження об’єкта за першим запитом та в разі механічної помилки – пропущена, неправильно записана літера тощо.
Дані методичні рекомендації пропонуються для використання архівними підрозділами низової ланки у роботі по створенню електронних баз даних.
Провідний спеціаліст сектору організації
та координації архівної справи Р. Ю. Кондратюк
