Регламент роботи Державного архіву Житомирської області

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

НАКАЗ

 

06.06.2016                                        м. Житомир                                19

 

Про затвердження Регламенту

роботи Державного архіву

Житомирської області

 

З метою організації роботи держархіву області, враховуючи зміни у структурі, затверджені наказом держархіву області від 16.05.2016 № 15, відповідно до Типового регламенту місцевої державної адміністрації, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.1999 р. № 2263 (у редакції постанови Кабінету Міністрів України від 31.10.2007 р. № 1270), Положення про організацію роботи архівів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 27.05.2015 № 797/5, зареєстрованого в Мін’юсті України 28.05.2015 за № 624/27069 та Положення про Державний архів Житомирської області, затвердженого розпорядженням голови Житомирської облдержадміністрації від 04.04.2013 №106

 

НАКАЗУЮ:

 

  1. Затвердити Регламент роботи Державного архіву Житомирської області, що додається.

 

  1. Заступникам директора, керівникам структурних підрозділів архіву організовувати роботу у відповідності до затвердженого Регламенту.

 

  1. Вважати таким, що втратив чинність наказ від 03.12.2014 № 33 «Про затвердження Регламенту роботи Державного архіву Житомирської області».

 

  1. Контроль за виконанням цього наказу залишаю за собою.

 

Директор архіву                                                                            А.М.Михайлов

 

 

 

ЗАТВЕРДЖЕНО
Наказ Державного архіву

Житомирської області
06.06.2016 № 19

 

 

Регламент

роботи Державного архіву Житомирської області

 

І. Загальні положення

  1. Цей Регламент встановлює вимоги щодо організації роботи Державного архіву Житомирської області (далі – архів) для виконання вимог чинного законодавства та нормативно-правових актів щодо забезпечення реалізації державної політики у здійсненні управління архівною справою і діловодством на території області.
  2. Відповідно до законів України «Про місцеві державні адміністрації», «Про Національний архівний фонд та архівні установи» архів є структурним підрозділом Житомирської обласної державної адміністрації і забезпечує:

1) виконання положень Конституції України і законів України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України, Міністерства юстиції України, Державної архівної служби України, інших органів виконавчої влади;

2) законність і правопорядок, додержання прав і свобод громадян;

3) виконання державних, розробку і реалізацію регіональних програм розвитку архівної справи та діловодства, їх звітність;

4) взаємодію з органами місцевого самоврядування, територіальними громадами.

  1. Архів при здійсненні своїх повноважень відповідальний перед Президентом України, Кабінетом Міністрів України, Міністерства юстиції України, Державною архівною службою України, Житомирською обласною державною адміністрацією, підзвітний та підконтрольний їй, підзвітний та підконтрольний Житомирській обласній раді в частині делегованих повноважень.
  2. Архів діє на засадах відповідальності перед людиною і державою за свою діяльність, верховенства права, законності, пріоритетності прав людини, гласності, поєднання державних і місцевих інтересів, взаємодії з підрозділами органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, територіальних громад, представниками юридичних осіб усіх форм власності, громадськими організаціями, політичними партіями і релігійними громадами (за згодою їх керівників).
  3. Робота архіву є відкритою і гласною, за винятком розгляду питань, що становлять державну таємницю або належать до конфіденційної інформації про особу за архівними документами, що є власністю держави. Висвітлення діяльності архіву здійснюється в порядку, передбаченому законодавством.

 

Положення про архів визначає загальні засади, підпорядкування, правову базу діяльності, профіль, завдання, функції, права. Положення про архів затверджуються у порядку, встановленому законодавством.

  1. Директор архіву здійснює керівництво діяльністю архіву та відповідає за виконання покладених на архів завдань.

Повноваження директора архіву визначаються положенням про Державний архів Житомирської області (далі Положення) та розподілом обов’язків між директором та заступниками директора, затвердженими наказом архіву .

  1. Розподіл обов’язків між заступником директора, заступником директора – головним зберігачем фондів здійснюється директором архіву не пізніше одного місяця з дня призначення на посаду.
  2. Для погодженого вирішення проблемних питань, що належать до компетенції держархіву, обговорення найважливіших напрямів його діяльності та здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, утворюється колегія як консультативно-дорадчий орган, порядок діяльності якої визначається положенням про неї.
  3. Склад колегії затверджується розпорядженням голови обласної державної адміністрації за поданням директора архіву.
  4. Кількісний і персональний склад консультативних, дорадчих та інших допоміжних органів і положення про них затверджує директор архіву.
  5. Архівом розробляються нормативні документи з організації його роботи: структура, штатний розпис та кошторис, посадові інструкції працівників.
  6. Структура архіву розробляється з урахуванням завдань і функцій архіву та умов і особливостей його роботи. Структурою визначається склад структурних підрозділів. Структура архіву затверджується наказом держархіву області.
  7. Загальні засади, завдання, функції, права структурних підрозділів архіву визначаються положеннями про структурні підрозділи архіву. Ці положення розробляються на основі положення про архів.

Положення про структурні підрозділи затверджуються наказом директора архіву.

  1. Структурні підрозділи архіву у процесі виконання покладених на них завдань взаємодіють із структурними підрозділами облдержадміністрації, обласної ради, райдержадміністраціями, територіальними підрозділами органів виконавчої влади, а також з виконавчими органами рад, територіальних громад.

При цьому повинні бути визначені:

1) функції і повноваження керівних структурних підрозділів, порядок заміщення у разі їх відсутності;

2) відділи та сектори (далі – структурні підрозділи архіву), діяльність яких координується та контролюється керівним працівником підрозділу у забезпеченні реалізації законодавства державної політики у сфері архівної справи та діловодства в області.

  1. Положення про структурні підрозділи архіву розробляються керівниками цих підрозділів, погоджуються із заступником директора архіву (відповідно до розподілу обов’язків) і затверджуються наказом директора архіву.
  2. Обов’язки керівника структурного підрозділу визначаються положенням про структурний підрозділ. Обов’язки інших працівників структурних підрозділів визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються директором архіву за погодженням із заступником директора архіву (відповідно до розподілу обов’язків).
  3. Архів, для забезпечення здійснення своїх повноважень, може утворювати постійні і тимчасові консультативні, дорадчі та інші допоміжні органи. Рішення про утворення зазначених органів приймає директор архіву.
  4. Структурні підрозділи архіву, відповідно до покладених на них завдань:

1) опрацьовують документи, що надходять до архіву, готують до них аналітичні, довідкові та інші матеріали, а також проекти рішень дорадчих органів;

2) розробляють за дорученням директора архіву проекти наказів з основної діяльності, організаційних, адміністративно-господарських та кадрових питань;

3) перевіряють за дорученням директора архіву виконання актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, Мін’юсту України, Укрдержархіву, розпоряджень голови облдержадміністрації, рішень обласної ради та надають практичну допомогу у розв’язанні складних проблем, розробляють пропозиції щодо удосконаленні своєї діяльності;

4) здійснюють контроль за своєчасним поданням інформаційних та інших матеріалів з питань виконання актів законодавства, розпоряджень голови облдержадміністрації, рішень обласної ради;

5) за дорученням директора архіву аналізують роботу архівних відділів, секторів, райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів, архівних підрозділів юридичних осіб усіх форм власності (за погодженням з їх керівниками) у межах повноважень і в порядку, визначених законодавством, надають методичну та іншу практичну допомогу з удосконалення організації їх роботи, готують пропозиції щодо поглиблення взаємодії архіву з органами влади та місцевого самоврядування для спільного вирішення питань розвитку архівної справи та діловодства відповідних територій;

6) надають методичну та іншу практичну допомогу, спрямовану на правильне застосування, неухильного додержання актів законодавства у сфері архівної справи архівними відділами, секторами райдержадміністрацій, міських рад;

7) готують аналітичні, інформаційні та інші матеріали з організаційних і кадрових питань, що розглядаються директором архіву;

8) аналізують разом із архівними відділами, секторами райдержадміністрацій, міських рад стан збереження документів Національного архівного фонду на відповідній території, розробляють та вносять директору архіву пропозиції щодо поліпшення цієї роботи;

9) здійснюють матеріально-технічне і господарсько-побутове забезпечення діяльності архіву;

10) забезпечують дотримання режиму роботи в адміністративних будинках архіву, належний протипожежний стан у приміщеннях архіву та дотримання правил охорони праці;

11) забезпечують організацію приймання-передачі інформації засобами електронного зв’язку відповідно до вимог законодавства;

12) провадять діяльність, пов’язану з державною таємницею, організовують та здійснюють заходи щодо забезпечення режиму секретності в архіві відповідно до вимог законодавства у сфері охорони державної таємниці;

13) забезпечують висвітлення діяльності архіву у засобах масової інформації;

14) виконують інші функції, передбачені цим Регламентом.

 

  1. Штатний розпис архіву складається згідно зі структурою архіву в межах встановленої граничної чисельності та фонду оплати праці працівників і затверджується керівництвом обласної державної адміністрації за погодженням з фінансовим управлінням облдержадміністрації.

Штатним розписом архіву визначається перелік посад і професій працівників архіву із зазначенням їх кількості та складових їхньої заробітної плати відповідно до умов оплати праці.

  1. Кошторисом архіву встановлюються фінансові повноваження архіву на бюджетний період щодо отримання надходжень і розподіл бюджетних асигнувань на взяття бюджетних зобов’язань та здійснення платежів для виконання архівом своїх функцій та досягнення результатів, визначених відповідно до бюджетних призначень.
  2. Кваліфікаційні вимоги, завдання, обов’язки, права і відповідальність працівників архіву усіх посад, що зазначені у штатному розписі, крім керівників структурних підрозділів архіву, визначаються в посадових інструкціях, які затверджуються директором архіву за погодженням із заступниками директора (відповідно до розподілу обов’язків).
  3. Для погодженого вирішення питань, що належать до компетенції архіву, в ньому створюється колегія. Склад колегії затверджується розпорядженням голови обласної державної адміністрації.

До складу колегії архіву можуть входити начальники архівних відділів, секторів райдержадміністрацій, міських рад, керівники підрозділів органів виконавчої влади (за згодою) та посадові особи органів місцевого самоврядування, територіальних громад (за згодою), представники громадських організацій, творчих спілок, підприємств, наукових установ та інших організацій (за їх пропозиціями).

Положення про колегію затверджується наказом директора архіву.

Рішення колегії реалізовуються шляхом видання відповідного наказу директора архіву. Порядок організації та проведення засідань колегії визначається Положенням про колегію Державного архіву Житомирської області.

 

 

  1. В архіві на правах дорадчих органів створюються із залученням представників інших установ та наукової громадськості:

1) науково-методична рада – для розгляду питань науково-методичної та видавничої роботи;

2) експертно-перевірна комісія – для розгляду питань, пов’язаних з визначенням цінності документів, віднесенням їх до Національного архівного фонду (далі – НАФ), визначенням складу документів архіву, грошовою оцінкою документів НАФ;

3) комісія із розсекречування документів – для зняття обмежень доступу до документів, переданих на державне зберігання до фондів архіву.

У разі необхідності в архіві можуть створюватись інші постійно діючі чи тимчасові ради та комісії.

Склад цих рад і комісій та положення про них затверджуються наказом директора архіву.

 

ІІ. Планування роботи архіву

  1. Робота архіву здійснюється відповідно до плану основних заходів на рік, поточних (квартальних), оперативних (місячних, тижневих) планів.

План основних заходів архіву на рік та тижневі плани архіву затверджуються директором архіву.

  1. Планування роботи архіву здійснюється з метою створення умов для послідовної та узгодженої діяльності його структурних підрозділів.
  2. Плани роботи архіву передбачають заходи, спрямовані на виконання Конституції України, законів України, актів Президента України та Верховної Ради України, Кабінету Міністрів України, інших органів виконавчої влади вищого рівня (далі – акти законодавства), доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, державних і регіональних програм, Житомирською облдержадміністрацією, а також делегованих Житомирською обласною радою повноважень та забезпечення реалізації державної політики у сфері розвитку архівної справи.
  3. План основних заходів архіву на рік в цілому відображає організаційні заходи архіву, спрямовані на забезпечення:

1) реалізації державної політики у сфері архівної справи і діловодства, здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координації діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства;

2) внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення обліку та постійне зберігання цих документів, а також використання відомостей, що в них містяться;

3) проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства та археографії, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ;

4) здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

 

  1. В архіві складаються такі планові документи на рік:

план розвитку архівної справи;

план науково-дослідної та методичної роботи;

план науково-видавничої роботи;

план впровадження наукових і методичних розробок;

план-звіт роботи архіву;

план-звіт роботи структурного підрозділу;

план-звіт роботи працівника.

Плани супроводжуються пояснювальними записками.

Залежно від напрямів діяльності, штатної чисельності та наявності структурних підрозділів окремі види планових документів можуть не складатися. Водночас архів може розробляти окремі плани розвитку певних напрямів діяльності.

  1. Планування здійснюється архівом самостійно на основі аналізу досягнутих результатів, перспективних планів розвитку архівної справи і діловодства та програм за окремими напрямами діяльності, виходячи з наявних та прогнозованих фінансових, матеріальних і трудових ресурсів, із врахуванням рекомендацій і доручень органів вищого рівня.

Планування в архіві починається з розроблення планової частини планів-звітів роботи структурних підрозділів.

  1. План розвитку архівної справи, план науково-дослідної та методичної роботи, план науково-видавничої роботи, план впровадження наукових і методичних розробок включають показники, виконання яких контролюється Укрдержархівом. Ці плани затверджуються директором архіву і надсилаються Укрдержархіву.
  2. План розвитку архівної справи складається на основі плану-звіту роботи архіву.

Державний архів Житомирської області, крім власних показників, у відповідних графах до плану включає зведені показники архівних відділів, секторів районних державних адміністрацій і архівних відділів міських рад, а також зведені показники в цілому по області, районам та містам обласного значення.

  1. План-звіт роботи архіву є основним внутрішнім плановим документом, що визначає виконувані види робіт, їх обсяги і виконавців, вирішує питання координації діяльності структурних підрозділів, фіксує розрахунок бюджету робочого часу, потрібного для виконання запланованих обсягів робіт.

З метою здійснення запланованих заходів з урахуванням бюджету робочого часу для виконання основних видів робіт упродовж року керівництвом архіву вживаються організаційні заходи, необхідні для виконання поставлених завдань шляхом зміни структури і штатного розпису та здійснення переміщення посад згідно чинного законодавства.

План-звіт роботи архіву складається з табличної (розрахункової) частини і текстової частини, в якій за встановленими напрямами розвитку архівної справи коротко обґрунтовуються і конкретизуються види й обсяги робіт, визначаються їх кінцеві результати, терміни (строки) виконання, основні організаційно-методичні заходи та виконавці. Текстова частина не повинна дублювати табличну (розрахункову).

У табличній (розрахунковій) частині проводиться розрахунок бюджету робочого часу, передбачається резерв часу на виконання позапланових робіт.

Проект плану-звіту архіву розробляється сектором організації та координації архівної справи на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів і після обговорення на засіданні колегії архіву затверджується директором архіву.

  1. План-звіт роботи структурного підрозділу архіву розробляється керівником структурного підрозділу, включає основні показники плану-звіту роботи архіву, що відповідають профілю підрозділу, а також інші види і обсяги робіт, що контролюються керівником підрозділу.

Після затвердження плану-звіту роботи архіву, складеного на основі проектів планів-звітів структурних підрозділів, останні, в разі необхідності, доопрацьовуються і подаються на затвердження директору архіву.

  1. План-звіт роботи працівника складається на основі плану-звіту роботи структурного підрозділу і затверджується керівником підрозділу.
  2. План роботи колегіальних органів архіву містить розділи на виконання:

1) актуальних питань, пов’язаних із здійсненням заходів із  функціонуванням архівних відділів, секторів райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів та розв’язанням проблем у сфері архівної справи та діловодства, поліпшенням діяльності архівних підрозділів, їх взаємодію з органами місцевої влади та місцевого самоврядування, які потребують розгляду на засіданнях колегії, нарадах у директора архіву та вжиття додаткових заходів;

2) актів законодавства, наказів директора архіву, хід реалізації яких оперативно розглядатиметься в порядку контролю;

3) основних організаційних заходів, проведення яких забезпечується архівом або за його участю.

У плані колегії архіву в обов’язковому порядку включаються питання про діяльність структурних підрозділів архіву, архівних відділів, секторів райдержадміністрацій, міських рад, трудових архівів з виконання актів законодавства, рішень колегій архіву у порядку контролю.

Підготовка до розгляду діяльності структурних підрозділів архіву або архівних відділів, секторів райдержадміністрацій, міських рад та трудових архівів, як правило, передбачає проведення комплексної або контрольної перевірки стану справ діловодства та розвитку архівної справи на території відповідної адміністративно-територіальної одиниці.

У планах роботи колегії архіву визначаються конкретні структурні підрозділи або посадові особи, відповідальні за здійснення запланованих заходів, а також строки їх здійснення.

  1. План роботи архіву на тиждень містить щоденні заходи архіву.
  2. Додаткові (позапланові) питання включаються до затвердженого плану роботи архіву за рішенням його директора.

Питання виключається з плану роботи архіву за рішенням директора на підставі доповідної записки його заступників (відповідно до розподілу обов’язків).

  1. Порядок підготовки плану роботи архіву:

1) річний план роботи архіву на наступний рік складається сектором організації і координації архівної справи до 25 грудня поточного року, підписується заступником директора архіву, розглядається на колегії архіву і затверджується директором архіву.

2) план роботи архіву на квартал (місяць) складається сектором організації і координації архівної справи за пропозиціями структурних підрозділів архіву до 27 числа місяця попереднього кварталу (місяця).

Пропозиції структурних підрозділів архіву, узгоджені із заступниками директора архіву (згідно розподілу обов’язків) надаються до сектору організації та координації архівної справи до 15 числа місяця попереднього кварталу (місяця).

План роботи архіву на квартал підписується заступником директора (згідно розподілу обов’язків) і затверджується директором архіву.

3) план роботи архіву на тиждень складається сектором організації і координації архівної справи за пропозиціями структурних підрозділів архіву щопонеділка на оперативній нараді.

Протоколи оперативної наради з планом роботи на тиждень  підписується директором архіву.

  1. Робота структурних підрозділів архіву проводиться за квартальними планами. Порядок планування роботи структурних підрозділів архіву встановлює заступник директора (відповідно до розподілу обов’язків).
  2. Додаткові (позапланові) питання включаються до плану роботи структурного підрозділу архіву і виключаються з нього за рішенням заступника директора (відповідно до розподілу обов’язків).
  3. Контроль за виконанням планів роботи архіву, його структурних підрозділів здійснюється заступниками директора (відповідно до розподілу обов’язків).

1) щоквартально до 20 числа першого місяця кварталу сектор організації та координації архівної справи за пропозиціями структурних підрозділів архіву складає інформацію про виконання плану роботи архіву за попередній квартал.

2) інформації структурних підрозділів архіву узгоджені із  заступниками директора (згідно розподілу обов’язків), надаються до сектору організації і координації архівної справи архіву до 5 числа першого місяця кварталу.

3) інформація щодо виконання плану роботи архіву на квартал затверджується директором архіву, розміщується на офіційному веб-сайті архіву та у місцевих засобах масової інформації (за потреби).

 

ІІІ. Організація роботи з документами та контролю за їх виконанням

  1. Організація роботи з документами в архіві здійснюється у відповідності з Інструкцією з діловодства в Державному архіві Житомирської області, затвердженої наказом директора архіву від 18.01.2013 № 3 (із змінами та доповненнями).

Організація роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснюється в установленому законодавством порядку.

  1. Відповідальність за організацію діловодства та виконання документів несуть директор, заступники директора (відповідно до розподілу обов’язків), керівники структурних підрозділів архіву.
  2. Здійснюється контроль за виконанням зареєстрованих документів, в яких встановлено завдання або які містять питання, що потребують вирішення.
  3. Обов’язковому контролю підлягає виконання завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України, розпорядженнями і дорученнями голови облдержадміністрації, обласної ради, розгляд звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад.
  4. Контроль за виконанням завдань, визначених актами законодавства, дорученнями Президента України, Прем’єр-міністра України, розпорядженнями і дорученнями голови облдержадміністрації, обласної ради, а також за розглядом звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад забезпечує сектор діловодного забезпечення та інформаційних технологій.

В структурних підрозділах архіву контроль за виконанням документів здійснює працівник, на якого посадовою інструкцією покладені функції з питань контролю.

  1. Для здійснення контролю за виконанням документів, що перебувають на контролі структурним підрозділом архіву, який відповідає за координацію роботи з організації виконання документа в цілому, розробляється, у разі потреби, план контролю, в якому визначаються: проміжні контрольні строки виконання та структурні підрозділи архіву, що відповідають за виконання окремих завдань або проведення нарад та виїзних перевірок фактичного виконання.

План контролю затверджують заступники директора архіву (відповідно до розподілу обов’язків).

  1. Контроль за виконанням актів законодавства, доручень Президента України, Прем’єр-міністра України, розпоряджень голови облдержадміністрації, обласної ради, розглядом звернень комітетів Верховної Ради України, запитів і звернень народних депутатів України, депутатів місцевих рад здійснюється шляхом :

1) аналізу і узагальнення у визначені строків письмової інформації про стан виконання документів у цілому або окремих встановлених ними завдань;

2) проведення комплексних або цільових перевірок організації і стану виконання завдань;

3) розгляду питань діяльності (заслуховування звіту) виконавців на засіданнях колегії, нарадах у директора архіву або його заступників.

  1. Аналітичні та інформаційні матеріали щодо стану виконання документів у цілому або окремих передбачених ними завдань у разі встановлення проміжних контрольних строків подаються директору архіву, його заступникам (відповідно до розподілу обов’язків) не пізніше ніж за 3 дні до закінчення строку, визначеного актом законодавства, дорученням Президента України, Прем’єр-міністра України, розпорядженням голови облдержадміністрації, дорученням директора архіву або планом контролю.
  2. За результатами розгляду матеріалів, що містять відомості про можливий зрив своєчасного чи у повному обсязі виконання документа у цілому або передбаченого ним окремого завдання, директор архіву або його заступник (відповідно до розподілу обов’язків) дає доручення виконавцям вжити додаткових заходів для усунення причин та встановлює інший строк виконання, але не більше 30 днів.
  3. Інформацію (звіт, лист) про стан виконання документів, що подається відповідно облдержадміністрації, обласній раді, іншим органам виконавчої влади, підписує директор архіву (за його відсутності – заступник).
  4. Зняття з контролю виконання документа проводиться на підставі письмового звіту керівника структурного підрозділу або іншого документа, що підтверджує його виконання, за письмовою згодою директора архіву або його заступника (відповідно до розподілу обов’язків).
  5. Оригінал підсумкової інформації по виконанню контрольного документу після остаточного його виконання передається до сектору діловодного забезпечення та інформаційних технологій для формування справи.

 

ІV. Порядок роботи з документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави

  1. Порядок роботи з таємними документами, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, в архіві регламентується Інструкцією про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави, затвердженою постановою Кабінету Міністрів України від 27.11.98 №1893.
  2. Перелік конфіденційної інформації, що є власністю держави, затверджується наказом директора архіву.

 

  1. V. Підготовка і проведення нарад, семінарів, інших заходів.
  2. Директор архіву, його заступники, керівники структурних підрозділів архіву проводять наради з метою оперативного розгляду і вирішення питань, що належать до їх компетенції.

Директор архіву щотижня проводить оперативну нараду за участю заступників директора, керівників структурних підрозділів архіву. У разі відсутності директора, оперативну нараду проводить його заступник.

Ведення протоколу оперативних нарад та здійснення контролю за виконанням доручень даних під час нарад забезпечує керівник сектору організації та координації архівної справи, у разі його відсутності працівник сектору, який його заміщує. Протокол оперативної наради підписує директор архіву.

  1. Організаційне і матеріально-технічне забезпечення нарад за участю директора архіву визначає директор за поданням заступників директора архіву (згідно розподілу обов’язків).

Сектор організації та координації архівної справи, за поданням структурних підрозділів архіву, узагальнює матеріали для розгляду на нарадах (порядок денний, сценарій, дата і час проведення, список запрошених осіб, список виступаючих із звітом або інформацією).

  1. Порядок денний, аналітичні довідки про стан справ та обґрунтування причини внесення питання на розгляд надсилаються учасникам наради завчасно, а з додаткових (позапланових) питань – подаються у день проведення наради.
  2. Прийняті на нарадах рішення оформляються протоколами не пізніше ніж у триденний строк. У протоколі зазначаються прізвища та ініціали посадових осіб, які брали участь у нараді, питання, що розглядалися, і прийняті за результатами розгляду рішення.

Протокол наради підписує головуючий.

  1. За результатами розгляду питань на нараді можуть видаватися, в установленому порядку, накази директора архіву або його доручення.
  2. Право офіційно повідомляти засобам масової інформації про порядок денний і підсумки розгляду питань на нарадах має уповноважена директором архіву посадова особа.
  3. Дата проведення і порядок денний нарад, які проводять заступники директора, визначаються ними самостійно і подаються сектору організації та координації архівної справи для включення в план роботи архіву.
  4. Контроль за виконанням рішень здійснює керівник структурного підрозділу за ініціативою якого проводилася нарада.
  5. Проведення заходів до пам’ятних дат, урочистих подій, зборів колективу архіву, презентації виставок за участю засобів масової інформації та громадських організацій, підготовка доповідей покладається на заступників директора відповідно до розподілу обов’язків.

 

VІ. Порядок внесення та розгляд проектів наказів директора

  1. Директор архіву на виконання актів законодавства, доручень Прем’єр-міністра України, Мін’юсту України, Укрдержархіву, голови облдержадміністрації, за власною ініціативою видає одноособово в межах повноважень архіву накази.
  2. Проекти наказів директора архіву з основної діяльності готують структурні підрозділи архіву згідно вимог Положення про Державний архів Житомирської області, затвердженого розпорядженням голови облдержадміністрації.
  3. Накази директора архіву ненормативного характеру набирають чинності з моменту їх видання, якщо самими наказами не встановлено більш пізній строк набрання чинності. Накази доводяться до їх виконавців, а у разі потреби – оприлюднюються.

Накази директора архіву нормативного характеру підлягають державній реєстрації у головному управлінні юстиції у Житомирській області згідно з Положенням про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств, інших органів виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 28 грудня 1992 року № 731.

Накази директора архіву нормативного характеру набирають чинності з моменту їх реєстрації, якщо самими актами не встановлено більш пізній строк введення їх у дію.

 

VІІ. Порядок підготовки розпоряджень голови облдержадміністрації та рішень обласної ради за питаннями, що вносяться Державним архівом Житомирської області

Проекти розпоряджень голови обласної державної адміністрації та  рішень обласної ради за питаннями, що ініціюються архівом, вносяться на розгляд директором архіву, його заступниками за погодженням з директором архіву у відповідності до вимог регламентів роботи облдержадміністрації та обласної ради.

 

VІІІ. Взаємовідносини архіву з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами та юридичними особами усіх форм власності

  1. Взаємодія архіву з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, територіальним громадами, юридичними особами усіх форм власності здійснюються в установленому законами порядку з метою забезпечення належного виконання покладених на архів завдань.
  2. Державний архів Житомирської області згідно ст. 28 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Правил роботи архівних установ України, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 08.04.2013 № 656/5, зареєстрованих в Міністерстві юстиції України 10.04.2013 за № 584/23116, в межах своїх повноважень, спрямовує діяльність архівних відділів (секторів) райдержадміністрацій, міських рад, місцевих державних архівних установ для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових або інших правовідносин юридичних і фізичних осіб на території області, та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (трудовими архівами) та здійснює координацію їх діяльності у сфері розвитку архівної справи та діловодства.

Державний архів Житомирської області регулярно (що півроку, щорічно та у разі необхідності) приймає й аналізує звіти і інформації про свою діяльність та діяльність місцевих державних архівних установ області.

  1. За наявності підстав, передбачених законодавством, директор архіву може порушувати питання перед головами райдержадміністрацій, міськими головами про притягнення до відповідальності керівників місцевих державних архівних установ, а також застосувати встановлені законодавством заходи заохочення до посадових осіб архівних установ за результатами їх роботи.
  2. Контроль з боку архіву за виконанням місцевими державними архівними установами делегованих повноважень органами місцевого самоврядування, територіальних громад здійснюється у встановленому законодавством порядку.
  3. Архів здійснює функцію управління майном, що стоїть на балансі архіву. Директор архіву укладає та розриває угоди з керівниками установ, підприємств та організацій з питань господарської діяльності, забезпечення охорони, протипожежної безпеки та обслуговування будівель архіву.
  4. Архів взаємодіє з політичними партіями, громадськими і релігійними організаціями, консульськими службами, іноземними представництвами на території України та за її межами для забезпечення прав і свобод громадян, задоволення їх потреб в архівній інформації та інших інтересів з урахуванням загальнодержавних і місцевих інтересів, сприяє виконанню структурними підрозділами завдань та забезпечує додержання законних прав об’єднань громадян.

 

ІХ. Організація розгляду звернень громадян та проведення особистого прийому громадян

  1. Організація розгляду звернень громадян – запитів, пропозицій (зауважень), заяв (клопотань), скарг, у тому числі ведення проведення особистого прийому громадян (далі – запитів) покладається на відділ використання інформації документів Національного архівного фонду.
  2. Діловодство за зверненнями громадян ведеться відповідно до Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14.04.97 №348.

1) Прийом письмових запитів громадян, які надходять на адресу архіву, реєстрація, їх первинний розгляд, контроль за додержанням термінів проходження звернень громадян в архіві здійснюється сектором діловодного забезпечення та інформаційних технологій.

2) Опрацювання доручень керівництва архіву щодо розгляду запитів по суті порушених питань, їх виконання і підготовка письмових відповідей громадянам проводиться відділом використання інформації документів Національного архівного фонду.

3) Письмові запити користувачів архівними документами та дослідників, які працюють у читальному залі держархіву області та виявили бажання в отриманні архівних довідок, ксерокопій документів реєструються сектором діловодного забезпечення та інформаційних технологій на загальних засадах.

4) Оформлення непрофільних запитів громадян на адресу державних архівних установ області, територіальних підрозділів органів виконавчої влади, місцевого самоврядування, територіальних громад, юридичних осіб усіх форм власності щодо розгляду звернень по суті порушених питань, а також відповідей заявникам покладається на відділ використання інформації документів Національного архівного фонду.

5) Конвертування та поштове відправлення відповідей повідомлень, архівних довідок, ксерокопій, сканованих архівних документів на виконання запитів громадян забезпечує сектор діловодного забезпечення та інформаційних технологій.

  1. Порушені у зверненнях громадян питання розглядаються директором, у разі його відсутності заступниками (відповідно до розподілу обов’язків), начальником відділу використання інформації документів Національного архівного фонду.

Відповіді на звернення громадян готуються працівниками відділу використання інформації документів Національного архівного фонду, структурними підрозділами архіву згідно доручень керівництва архіву.

  1. Відповіді на звернення громадян, архівні довідки, архівні витяги підписуються директором архіву (у разі його відсутності заступником директора) та начальником відділу використання інформації документів Національного архівного фонду (у разі його відсутності заступником начальника відділу) за наявністю візи виконавця.

Архівні довідки, ксерокопії архівних документів виготовлені на замовлення користувачів архівними документами, які працювали у читальному залі підписуються директором архіву та завідувачем сектору користування документами Національного архівного фонду та взаємодії із засобами масової інформації (у разі його відсутності виконавцем сектору).

  1. Начальник відділу використання інформації документів Національного архівного фонду розглядає звернення громадян, вирішення яких не належить до повноважень архіву, які направляються відповідному органу за належністю, про що повідомляється громадянин письмово.
  2. Відповіді на звернення громадян, які не відповідають вимогам діючого законодавства про звернення громадян та повторні звернення громадян, по яких директором архіву прийнято рішення про припинення листування готують працівники відділу використання інформації документів Національного архівного фонду.
  3. Особистий прийом громадян проводить директор, його заступники, керівники структурних підрозділів архіву згідно з графіком та Порядком організації і проведення особистого прийому громадян в архіві, які затверджуються наказом директора архіву та оприлюднюються в місцевих засобах масової інформації та на веб-сайті архіву.
  4. Прийом та реєстрація звернень, які надходять від громадян на телефон «гаряча лінія», а також на електронну адресу архіву, здійснення контролю за виконанням запитів у встановлені терміни проводяться працівником сектору діловодного забезпечення та інформаційних технологій.
  5. Відділ використання інформації документів Національного архівного фонду:

1) аналізує звернення громадян та стан їх розгляду в архіві, розробляє рекомендації, спрямовані на усунення причин виникнення обґрунтованих скарг і зауважень громадян, узагальнює пропозиції, що містяться у зверненнях та готує довідки, проекти рішень для розгляду на засіданні колегії кожних пів року.

2) контролює вирішення порушених у зверненнях питань за результатами розгляду звернень та додержання термінів їх розгляду.

3) вивчає стан організації роботи із зверненнями громадян в архівних відділах, секторах райдержадміністрацій, міських рад з питань використання архівної інформації.

  1. Контроль за виконанням доручень, даних під час прийому громадян або розгляду письмових звернень та зняття звернень з контролю здійснюється відповідно директором, його заступниками.

 

Х. Організація правового забезпечення діяльності архіву

За наданням методичної та іншої практичної допомоги з правових питань архів може звертатись до юридичної служби Укрдержархіву, апарату облдержадміністрації, головного управління юстиції у Житомирській області, інших юридичних структур за домовленістю.

 

ХІ. Організація кадрової роботи в архіві

  1. Кадрова робота в архіві спрямовується на комплексне вирішення питання щодо комплектування висококваліфікованими фахівцями, здатними професійно виконувати посадові обов’язки на рівні сучасних вимог суспільства.
  2. Організація кадрової роботи в архіві здійснюється за затвердженим річним планом, який передбачає здійснення заходів з добору, підготовки, перепідготовки та підвищення кваліфікації працівників, а також роботи з кадровим резервом.
  3. Організацію кадрової роботи в архіві здійснює сектор з питань персоналу. На сектор з питань персоналу покладаються обов’язки ведення режимно-секретних питань архіву.

Діяльність сектору з питань персоналу відкрита і зосереджена на аналітичній та організаційній роботі з кадрового менеджменту, здійснення аналізу ефективності діяльності архіву, прогнозуванні розвитку персоналу, плануванні кар’єри державних службовців, забезпеченні їх навчання та моніторингу ефективності роботи.

  1. Прийняття на державну службу до архіву здійснюється шляхом конкурсного відбору або за іншою процедурою, визначеною законодавством.

Заступники директора, керівники структурних підрозділів архіву організують вивчення ділових і моральних якостей осіб, які претендують на зайняття посад державних службовців.

Прийняття працівників на роботу до архіву на посади, не віднесені до категорії посад державних службовців, та звільнення їх з роботи здійснюється відповідно до законодавства.

  1. Особи, які вперше зараховуються на державну службу, складають Присягу державних службовців і підписують її текст, про що робиться запис у трудовій книжці, а також підписують текст Попередження про спеціальні обмеження, встановлені законами України «Про державну службу» та «Про запобігання корупції» при прийнятті на державну службу та її проходженні.
  2. На посади, передбачені номенклатурою посад працівників, що повинні мати допуск до роботи з таємними документами, можуть бути призначені лише особи, яким в установленому порядку оформлено допуск до державної таємниці.
  3. Зайняття посади державного службовця здійснюється за процедурою, передбаченою законодавством України про державну службу.
  4. З метою здійснення регулярного контролю за проходженням державної служби та професійними досягненнями державних службовців в архіві проводяться, в установленому законодавством порядку, атестація та щорічна оцінка виконання державними службовцями покладених на них завдань і обов’язків.
  5. На кожного прийнятого на роботу до архіву працівника оформляється особова справа.
  6. Сектор з питань персоналу архіву щороку, до 25 грудня, складає план навчання працівників.
  7. Відповідальність за проведення роботи з персоналом покладається на директора архіву, його заступників (відповідно до розподілу обов’язків).

 

ХІІ. Організація праці в архіві

  1. Ефективність праці в архіві забезпечується якісними добором та розстановкою кадрів, систематичним підвищенням їх кваліфікації, створенням сприятливих умов для роботи працівників, раціональним використанням матеріально-технічних ресурсів.
  2. Добір кадрів, їх розстановка здійснюються відповідно до завдань архіву та вимог кваліфікаційних довідників посад. На основі структури і штатного розпису складається штатна розстановка, тобто розподіл працівників за структурними підрозділами і ділянками роботи, що затверджується директором архіву.

Добір і розстановка кадрів здійснюються керівництвом архіву за участю керівників структурних підрозділів. При цьому враховується відповідність працівників кваліфікаційним вимогам, беруться до уваги їх ділові та особисті якості. Прийняття працівників на посади державних службовців здійснюється відповідно до вимог законодавства про державну службу.

Під час прийняття працівників на роботу до архіву їх ознайомлюють з посадовими обов’язками, правилами внутрішнього трудового розпорядку, умовами праці та її оплати, а також з Правилами роботи архівних установ України, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 08 квітня 2013 року № 656/5, зареєстрованими в Міністерстві юстиції України 10 квітня 2013 року за № 584/23116.

  1. З метою підвищення рівня знань і удосконалення професійних навичок систематично проводяться заходи з підвищення кваліфікації і післядипломної освіти працівників архіву. Зазначені заходи (організація стажування, семінарів, лекцій, курсів, гуртків тощо) та участь у них працівників передбачаються у планах-звітах архіву, структурного підрозділу та працівника.
  2. З метою кращої організації праці, раціонального використання трудових ресурсів в архіві можуть застосовуватися суміщення професій (посад) і розширення зон обслуговування, які проводяться в порядку, визначеному законодавством про працю.
  3. Керівництво архіву забезпечує сприятливі санітарно-побутові умови і охорону праці працівників архіву. Для цього відповідно до діючих санітарних норм і правил з урахуванням раціонального використання робочих площ, характеру виконуваних робіт, розташування виробничо-технічних комунікацій та шляхів транспортування документів виділяються робочі місця працівників, що оснащуються необхідним обладнанням, засобами індивідуального захисту та безпеки, оргтехнікою тощо.

В архіві забезпечуються дотримання правил протипожежної безпеки і правил користування засобами технічного оснащення, обов’язковий інструктаж працівників з протипожежної безпеки, техніки безпеки та охорони праці.

Розпорядок робочого дня встановлюється Регламентом роботи архіву, що передбачає раціональний режим праці і відпочинку працівників, додержання вимог трудової та виробничої дисципліни, зручність обслуговування відвідувачів.

Адміністрація архіву і профспілковий чи інший уповноважений трудовим колективом орган укладають колективний договір з дотриманням вимог, встановлених Кодексом законів про працю України.

 

ХІІІ. Облік праці, контроль за роботою і звітність

  1. З метою контролю за виконанням запланованих робіт і використанням робочого часу в архіві ведеться табель обліку робочого часу, що є основою для контролю за станом трудової дисципліни і нарахування заробітної плати.
  2. Контроль за виконанням планів та якістю роботи є складовою частиною управління архівом і здійснюється керівництвом архіву та його структурних підрозділів. Результати контролю розглядаються на засіданнях колегії і доводяться до відома працівників архіву.
  3. Звітність є формою контролю за виконанням планів роботи. В архіві складаються звіти про виконання планів, зазначених у п. 1 розділу ІІ цього Положення, а також паспорт архіву, звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, звіт про мережу місцевих архівів.
  4. Звіти про виконання планів, зазначених у пункті 3 розділу ІІ цього Положення, а також паспорт архіву, щорічний звіт про стан і обсяг документів Національного архівного фонду, що зберігаються в архівних підрозділах підприємств, установ і організацій та приватних архівних зібраннях, звіт про мережу місцевих архівних установ подаються Укрдержархіву.
  5. Звітні частини планів-звітів роботи архіву, структурного підрозділу і працівника заповнюються щокварталу, починаючи від індивідуального плану-звіту до плану-звіту архіву в цілому.

На підставі звітних даних хід виконання планів щокварталу розглядається  на засіданнях колегії.

 


ХІV. Робота з нагородами

  1. Архів розглядає і вносить в установленому законодавством порядку пропозиції щодо нагородження державними нагородами, нагородами Кабінету Міністрів України, Верховної Ради України, відомчими нагородами органів виконавчої влади та місцевого самоврядування, заохочує працівників архіву.
  2. Матеріали про нагородження державними нагородами, Почесними відзнаками Президента України, присвоєння почесних звань, Почесними грамотами облдержадміністрації, обласної ради, заохочення відзнаками архіву готуються сектором з питань персоналу на підставі клопотань керівників структурних підрозділів архіву за погодженням із заступником директора (згідно розподілу обов’язків ).
  3. Нагородні матеріали по представленню до нагородження державними нагородами України попередньо розглядаються на загальних зборах колективу архіву та подаються на розгляд відповідної комісії при голові облдержадміністрації.

 

ХV. Порядок надання відпусток

  1. Щорічно, до 15 грудня, керівники структурних підрозділів архіву складають графіки відпусток працівників на наступний рік і подають їх для узагальнення у сектор з питань персоналу.

Зведений графік відпусток керівників структурних підрозділів архіву затверджує директор архіву. Графік відпусток доводиться до відома працівників.

  1. Наказ про надання відпусток підписує директор архіву, у разі його відсутності заступник директора.

Заяви про надання чергових відпусток працівникам архіву погоджуються із керівником структурного підрозділу архіву, із заступниками директора архіву (згідно розподілу обов’язків) і подаються на ім’я директора архіву не пізніш як за 14 днів.

  1. Контроль за дотриманням графіку відпусток та оформленням документів, пов’язаних з відпустками, здійснює сектор з питань персоналу.

 

ХVІ. Порядок оформлення відряджень

  1. Відрядження працівників здійснюється відповідно до планів роботи архіву, а також згідно з документами центральних органів виконавчої влади та доручень директора архіву.

Відрядження здійснюються з урахуванням асигнувань з бюджету за кошторисними призначеннями на видатки по відрядженням.

  1. Посвідчення про відрядження оформляються на підставі наказів директора архіву.

Посвідчення про відрядження підписуються директором архіву або його заступником і засвідчуються гербовою печаткою.

  1. Після повернення з відрядження працівники у 3-денний термін звітують перед своїми безпосередніми керівниками письмово або усно про виконання завдання.
  2. На основі відповідних документів працівникам, в установленому порядку, відшкодовуються витрати, пов’язані з перебуванням у відрядженні.

 

ХVІІ. Організація використання робочого часу

  1. Початок роботи архіву о 9.00, закінчення – 18.00 (в п’ятницю – 16.45), перерва для харчування та відпочинку з 13.00 до 13.45.
  2. Керівники структурних підрозділів архіву повинні повідомляти про свою відсутність у робочий час директора архіву та заступника директора (згідно розподілу обов’язків). Працівники архіву про відлучення у службових справах попередньо погоджують зі своїми керівниками з обов’язковим повідомленням про місце і термін перебування.
  3. Залучення працівників до роботи у вихідні дні здійснюється за письмовим наказом. Компенсація працівнику роботи у вихідний день здійснюється згідно вимог діючого законодавства.
  4. У кожному структурному підрозділі архіву ведеться щоденний табельний облік робочого часу його працівників, який в подальшому керівником структурного підрозділу передається у сектор бухгалтерського обліку та фінансової звітності для нарахування заробітної плати.
  5. Заробітна плата працівникам архіву виплачується в робочі дні двічі на місяць, а саме:

аванс – 15 числа поточного місяця,

остаточний розрахунок – 30 числа (у лютому – 28 числа) поточного місяця.

Виплата заробітної плати здійснюється напередодні у випадку, коли день виплати заробітної плати збігається з вихідним, святковим або неробочим днем.

Заробітна плата працівникам за весь час щорічної відпустки виплачується не пізніше ніж за три дні до початку відпустки.

 

ХVІІІ. Матеріально-технічне забезпечення діяльності архіву, режим роботи в приміщеннях.

  1. Будівлі архіву охороняються відповідно до Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», Указу Президента України від 12 січня 2009 року № 6/2009 «Про деякі невідкладні заходи щодо підтримки культури і духовності в Україні», постанови Кабінету Міністрів України від 10 серпня 1993 року № 615 «Про заходи щодо вдосконалення охорони об’єктів державної та іншої форм власності», наказу Міністерства юстиції України від 11 липня 2014 року № 1117/5 «Про затвердження Порядку доступу до приміщень і на територію державних архівних установ».

Доступ до приміщень архіву здійснюється за пред’явленням особою документів, що посвідчує особу (паспорт, службове посвідчення тощо).

Документами, що мають право на вхід (вихід) до приміщень архіву є службове посвідчення працівника архіву, членський квиток Спілки архівістів України, перепустка до читального залу для користувачів архівними документами, які працюють у читальному залі.

Приміщення архіву охороняється працівниками архіву у робочі години. У вихідні, святкові дні та неробочі години приміщення архіву охороняються сигналізацією Управлінням поліції охорони в Житомирській області.

Право перебування у будівлях архіву у вихідні, святкові дні та неробочі години працівникам архіву або стороннім установам, з метою обслуговування приміщень, надається за дозволом директора архіву, у разі його відсутності заступником директора.

  1. Матеріально-технічне забезпечення діяльності архіву здійснюється згідно чинного законодавства та проводиться сектором бухгалтерського обліку та фінансової звітності та відділом матеріально-технічного постачання та обслуговування приміщень.
  2. Відділ матеріально-технічного постачання та обслуговування приміщень забезпечує підготовку читального залу, робочих кабінетів до проведення колегій, нарад, семінарів, презентацій документальних виставок та інших заходів.

Повідомлення щодо проведення колегій, нарад та інших заходів керівниками структурних підрозділів архіву подаються не пізніше як за дві доби до їх проведення.

  1. Майно, що знаходиться у робочих кімнатах, закріплюється за працівниками, які їх займають. Вони несуть особисту відповідальність за збереження і раціональне використання майна. При звільненні з роботи здають його керівнику відповідного структурного підрозділу.

Перенесення майна з однієї робочої кімнати в іншу проводиться лише з дозволу керівника структурного підрозділу з повідомлення про це матеріально-відповідальній особі архіву.

  1. У разі потреби, за погодженням директора архіву, здійснюється чергування в адмінбудинках архіву у позаробочий час.

 

 

 

 

Заступник директора                                          Л.В.Мироненко