Порядок оцифровки

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ  Державного архіву

Житомирської області

25.06.11  № 22

ПОРЯДОК

організації створення, обліку та збереження цифрових копій

фонду користування у Державному архіві Житомирської області

1. Загальні положення

1.1. Цей Порядок розроблено з метою забезпечення збереженості документів НАФ, відповідно до Законів України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», «Про інформацію», Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам, затвердженого наказом Державного комітету архівів України від 24.11.05 № 139 і зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 9 грудня 2005 року за №1473/11753, з подальшими змінами та Основних правил роботи державних архівів України.

1.2. Державний архів Житомирської області (далі – архів) проводить роботу щодо створення фонду користування документації шляхом сканування документів Національного архівного фонду (далі – НАФ), що належать державі, для користування фізичним та юридичним особам, створює для цього відповідний загальнодоступний довідковий апарат, видає копії документів в електронному вигляді; повідомляє про документи, які містяться на електронних носіях; публікує, експонує та в іншій формі популяризує цифрові копії архівних документів, а також виконує інші функції, спрямовані на ефективне використання відомостей, що містяться в документах НАФ.

1.3. Порядок установлює основні вимоги виготовлення цифрових копій документів НАФ, обліку, пошуку та збереження їх електронної версії.

1.4. Платні послуги щодо отримання цифрових копій документів НАФ надаються згідно з Переліком платних послуг, які можуть надаватися державними архівними установами, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 7 травня 1998 року № 639, “Про затвердження переліку платних послуг, які можуть надаватися архівними установами, що утримаються за рахунок бюджетних коштів” (із змінами, затвердженими постановою Кабінету Міністрів України від 30.11.02004 №1608.

 

 

  1. Порядок виготовлення цифрових копій документів НАФ

2.1. Виготовлення, облік та збереження цифрових копій документів НАФ в архіві здійснює відділ забезпечення фізичної збереженості документів.

2.2. Цифрові копії документів НАФ виготовляються відповідно до технічних можливостей архіву при проведенні досліджень у фондах архіву за тематикою виконання запитів фізичних і юридичних осіб, організації проведення виставкової діяльності на веб-сайті архіву в режимі on-line, виконання доручень органів влади вищого рівня щодо виявлення документів та за замовленнями користувачів читального залу.

2.3. Для проведення роботи по виготовленню цифрових копій документів НАФ оформлюється замовлення на бланку на копіювання документів встановленого зразка додаток 1.

Зазначений зразок використовується при виготовленні цифрових копій для користувачів та працівників архіву.

2.4. Користувачам, які працюють у читальному залі архіву, цифрові копії виготовляються після здійснення оплати вартості замовлення.

2.5. Строки та спосіб виготовлення цифрових копій визначаються керівництвом архіву за погодженням із замовником з урахуванням наявності відповідних технічних засобів і стану документів НАФ, але не можуть перевищувати одного місяця.

В разі неможливості виготовлення цифрових копій документів НАФ за технічними причинами про це повідомляється замовнику.

2.6. Виготовлення цифрових копій фондів, колекцій у повному обсязі здійснюється лише у виняткових випадках.

2.7. За наявності цифрових копій документів НАФ забороняється їх ксерокопіювання, фотографування та повторне сканування.

Не приймаються замовлення на виготовлення цифрових копій документів НАФ у незадовільному стані або якщо цей вид робіт може спричинити погіршення стану документів.

2.8. Цифрові копії документів НАФ, виготовлені на замовлення користувачів, можуть бути видані їм або їх повноважним представникам в архіві або надіслані за вказаною адресою. Поштові витрати відносять на рахунок замовників.

2.9. При наданні дозволу керівництва архіву на проведення робіт по виготовленню цифрових копій документів НАФ власними технічними засобами, користувач надає електронну версію замовленого документу НАФ на зберігання архіву.

 

  1. Порядок обліку цифрових копій документів НАФ.

3.1. Особи, які мають намір виготовити цифрові копії документів НАФ, заповнюють замовлення на копіювання документів встановленого зразка.

3.2. Замовлення на виготовлення цифрових копій документів НАФ підписується керівництвом архіву, після чого реєструється за встановленим порядком у відділі фінансово-економічної роботи та інформаційних технологій в одному журналі із замовленнями на копіювання.

3.3. Відділ забезпечення фізичної збереженості документів розпочинає виконання робіт тільки після надання дозволу на виготовлення цифрових копій керівництвом архіву.

Замовлення оформляються як користувачами, так і працівниками архіву.

3.4. Після виготовлення цифрової копії документу НАФ працівники відділу забезпечення фізичної збереженості документів присвоюють цифровій копії номер, який реєструється у журналі (додаток 2).

3.5. Журнал реєстрації цифрових копій архівних документів ведеться окремо від інших реєстраційних документів. З метою усунення дублювання номерів цифрових копій, у журналі ведеться валова нумерація, яка продовжується з початком нового року. Порядок заповнення журналу викладено у додатку 3.

3.6. Допускається ведення журналу або бази даних в електронному вигляді. В такому випадку відомості бази даних роздруковуються щотижнево. Роздруківка підшивається окремо із підсумковим записом щоквартально і за рік в цілому.

3.7. У справу, в якій зберігаються архівні документи, на які виготовлено цифрові копії, вкладається аркуш обліку цифрових копій справи (додаток 4). Аркуш обліку цифрових копій вкладається перед обкладинкою в кінці справи.

3.8. Аркуш обліку цифрових копій повинен містити однакову кількість розділів з кількістю аркушів. При заповненні розділу наявності цифрових копій окремо зазначається номер цифрової копії аркушу та його звороту. Порядок заповнення аркушу обліку цифрових копій справи викладено у додатку 5.

3.9. Працівник відділу забезпечення фізичної збереженості документів повинен звірити відповідність номеру цифрової копії документу, який містить аркуш,  з реєстраційним номером цифрової копії у журналі.

3.10. За вимогою замовника, посилання на фонд, опис, справу та аркуш документа НАФ, з якого виготовлено цифрові копії, допускається здійснювати як на обкладинках електронних носіїв, так і в окремих довідках.

3.11. Після виготовлення цифрових копій документів НАФ працівники відділу забезпечення фізичної збереженості документів повертають справи замовнику.

3.12. В разі потреби розшивання справи працівники відділу забезпечення фізичної збереженості документів залишають справу для підшивки та в обов’язковому порядку повідомляють про це замовника і відділ зберігання, обліку та довідкового апарату, шляхом оформлення замовлення встановленого зразка.

3.13. У випадках виготовлення цифрових копій справи на 90 відсотків працівники відділу забезпечення фізичної збереженості документів повинні виготовити цифрові копії інших та створити електронну версію справи в повному об’ємі.

 

  1. Збереження цифрових копій документів НАФ.

4.1. Цифрові копії фонду користування документів НАФ зберігаються у відділі забезпечення фізичної збереженості документів. Страховий фонд (резервна копія) зберігається у відділі зберіганні, обліку та довідкового апарату. Фонд користування та страховий фонд (резервна копія) зберігаються на дисках CD, CD-R, CD-RV, DVD, тощо.

4.2. Цифрові копії групуються в окремі електронні папки за групами по сотні в одній, наприклад: папка 01-100, наступна папка 101-200 і т.д.

4.3. В разі створення електронної версії справи в цілому номери цифрових копій документів можуть змінюватись за номерами аркушів справи і їх зворотів. Такі цифрові копії групуються в окремі папки, які повинні містити повний номер фонду, опису і справи, наприклад: папка Ф.1, оп.77, спр.1536.

4.4. Сформовані цифрові копії документів справи в повному об’ємі зберігаються не електронних носіях в двох примірниках, один з яких зберігається у відділі зберігання, обліку та довідкового апарату.

4.5. Відділ зберігання, обліку та довідкового апарату забезпечує внесення доповнень до описів справ. В таких випадках в описі справ фонду біля номеру справи здійснюється відмітка про наявність цифрових копії фонду користування цієї справи позначка «фк.».

 

 

 

Заступник директора

держархіву області                                                              Л.В.Мироненко

 

Додаток 1

до п.2.3.

Державний архів

Житомирської області

 

 

ЗАМОВЛЕННЯ

 

_________________  № ________

на ксерокопіювання документів

ДОЗВОЛЯЮ

ксерокопіювання документів

 

Директор Державного архіву

Житомирської області

 

С.М.Синицький

«_______»_____________ 2010 р.

   

 

Прошу виготовити ксерокопії документів

__________________________________________________________________

(прізвище, ініціали користувача)

для_______________________________________________________________

(мета роботи з документами)

таких справ:

Номер фонду  

Рік

Номер опису Номер справи Номери аркушів Кількість документів  

Примітка

             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             
             

«_____»___________20___р.______________

(підпис замовника)

Відмітка про оплату

Вартості замовлення                       «_____»___________20___р.________________

(підпис працівника бух.)

Прийнято на

ксерокопіювання «___»_____20___р._____________ Виконано «___»_____20___р.

(підпис замовника)

 

Замовлення одержав            «_____»_________20___р.________________

(підпис замовника, його повноважного представника або працівника держархіву області, якщо замовлення надіслане поштою)

 

 

Додаток 2

до п.3.4.

ЖУРНАЛ

реєстрації цифрових копій документів НАФ

 

Дата виготовлення цифрових копій  

№ фонду

 

опису

 

справи

 

аркушу

 

скану

           

 

 

 

 

 

Додаток 3

до п.3.6.

Порядок

заповнення журналу реєстрації цифрових копій документів НАФ

 

Назва графи Пояснення щодо заповнення
Дата виготовлення цифрових копій У графу проставляється дата трьома парами арабських цифр, коли була виконання робота по виготовлення цифрових копій. Дана проставляється на початку робочого дня. В разі виготовлення протягом дня декількох цифрових копій допускається дату біля кожного розділу не прописувати.

 

№ фонду У графу прописуються номер фонду
№ опису У графу прописуються номер опису
№ справи У графу прописуються номер справи
№ аркушу У графу прописуються номер аркушу та окремо номер звороту аркушу.
№ скану Графа заповнюється валовою нумерацією (див. п.3.5.)

 

Наприклад:

Дата виготовлення цифрових копій  

фонду

 

опису

 

справи

 

аркушу

 

скану

15.03.11 1 77 853 75 01
  1 77 853 75зв 02
  5013 2 1126 43 03
  5013 2 1126 43зв 04
30.03.11 280 2 158 36 05
  146 1 108 12 06
  146 1 108 12зв 07

 

 

Додаток 4

до п.3.8.

 

Аркуш обліку цифрових копій справи

 

№ аркушу № скану № скану звороту аркушу   № аркушу № скану № скану звороту аркушу   № аркушу № скану № скану звороту аркушу
1       36       71    
2       37       72    
3       38       73    
4       39       74    
5       40       75    
6       41       76    
7       42       77    
8       43 03 04   78    
9       44 13568 13569   79    
10       45       80    
11       46       81    
12       47       82    
13       48       83    
14       49       84    
15       50       85    
16       51       86    
17       52       87    
18       53       88    
19       54       89    
20       55       90    
21       56       91    
22       57       92    
23       58       93    
24       59       94    
25       60       95    
26       61       96    
27       62       97    
28       63       98    
29       64       99    
30       65       100    
31       66       101    
32       67       102    
33       68       103    
34       69       104    
35       70       105    

 

 

Додаток 5

до п.3.7.

 

Порядок

заповнення аркушу обліку цифрових копій справи

 

Назва графи Пояснення щодо заповнення
№ аркушу Заповнюється номер, який відображено у справі, з якої виготовляється цифрова копія (скан). Зазначена графа може бути пронумерована відразу при розміщенні аркушу обліку цифрових копій та повинна містити однакову кількість з кількістю аркушів, які пронумеровані у справі.
№ скану Проставляється номер цифрової копії (скану), який переноситься з журналу реєстрації цифрових копій документів НАФ
№ звороту скану аркушу Проставляється номер цифрової копії (скану), який переноситься з журналу реєстрації цифрових копій документів НАФ

 

 

 

Наприклад:

№ аркушу № скану № скану звороту аркушу   № аркушу № скану № скану звороту аркушу   № аркушу № скану № скану звороту аркушу
1       19       37    
2       20       38    
3       21       39    
4       22       40    
5       23       41    
6       24       42    
7       25       43    
8       26       44    
9       27       45    
10       28       46    
11       29       47    
12 06 07   30       48    
13       31       49    
14       32       50    
15       33       51    
16       34       52    
17       35       53    
18       36       54