Положення – Сектору діловодного забезпечення та інформаційних технологій

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву Житомирської області

07.03.2017  № 12

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про сектор діловодного забезпечення та інформаційних технологій Державного архіву Житомирської області

 

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

1.1. Сектор діловодного забезпечення та інформаційних технологій  (далі – сектор) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву). Сектор підпорядковується директору архіву і заступнику директора відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Верховної Ради України і Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, іншими нормативно-правовими актами, національними стандартами України у сфері діловодства, розпорядженнями голови облдержадміністрації, обласної ради, наказами архіву, Положенням про архів та цим Положенням.

1.3. Сектор організовує свою діяльність згідно з Інструкцією з діловодства держархіву області, Регламентом роботи держархіву області, які затверджуються директором архіву.

1.4. Сектор очолює завідувач, який, в установленому порядку, призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.

1.5. На посаду завідувача сектору призначається особа, яка має стаж роботи у сфері діловодних процесів та архівної справи не менше 5 років.

1.6. Працівники сектору призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.

1.7. Діяльність працівників сектору регламентується посадовими інструкціями, які затверджуються директором архіву.

1.8. Сектор забезпечує зберігання та використання кутового штампу архіву, штампу з назвою архіву для проставленя на відправних конвертах та реєстраційних штампів вхідної кореспонденції.

1.9. Сектор здійснює свою діяльність в контакті та взаємодії з іншими  структурними підрозділами архіву, державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, політичними партіями, громадськими об’єднаннями, релігійними громадами, юридичними особами усіх форм власності та місцевими державними архівними установами.

 

  1. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

2.1. Забезпечення єдиного порядку документування, організації роботи з документами, побудова інформаційно-пошукових систем, контролю за виконанням і підготовки документів на архівне зберігання відповідно до чинних правил.

2.2. Організація роботи щодо забезпечення скорочення документообігу.

2.3. Здійснення організаційних заходів щодо уніфікації форм документів

2.4. Розроблення і впровадження нормативних і методичних документів щодо вдосконалення роботи з документами в архіві, її структурних підрозділах.

2.5. Впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій.

2.6. Забезпечення адміністрування серверу, актуалізації інформації на ньому, безпеки захисту інформації, інформаційної безпеки, супровід роботи електронної пошти та офіційного веб-сайту архіву.

 

  1. СЕКТОР ВІДПОВІДНО ДО ПОКЛАДЕНИХ НА НЬОГО ЗАВДАНЬ

3.1. Здійснює первинне опрацювання вхідних документів.

3.2. Забезпечує реєстрацію вхідних, вихідних і внутрішніх документів у тому числі заяв, скарг та запитів громадян.

3.2. Здійснює копіювання, тиражування й оперативне розмножування документів.

3.3. Готує документи до відправлення та забезпечує процеси відправлення документів.

3.4. Проводить попередній розгляд, відбір і підготовку документів для доповіді керівництву архіву.

3.5. Регулює проходження документів в архіві і виконання документів у встановлені строки.

3.6. Організовує та контролює порядок зберігання вхідних документів у структурних підрозділах та їх виконання у встановлені строки.

3.7. Забезпечує проведення заходів щодо організації робочих місць працівників сектору, а також їх умов праці.

3.8. Організовує діловодство за зверненнями громадян та конфіденційного діловодства.

3.9. Розробляє спільно з іншими структурними підрозділами заходи щодо вдосконалення форм і методів роботи з документами.

3.10. Бере участь в організації роботи з питань підвищення кваліфікації працівників архіву у сфері роботи з документами.

3.11. Здійснює контроль за оформленням документів, що подаються на підпис керівництву, та документів, призначених для відправлення.

3.13. Забезпечує контроль за строками виконання документів.

3.14. Здійснює контроль за правильністю оформлення і формування у структурних підрозділах архіву справ, що підлягають архівному зберіганню.

3.15. Узагальнює відомості про хід і результати виконання документів, систематично інформує керівництво з цих питань.

3.16. Забезпечує формування номенклатури справ архіву, зберігання справ (за номенклатурою) у структурних підрозділах, проведення експертизи цінності документів, які утворились у процесі діяльності архіву, складання описів справ та їх зберігання до передачі на державне зберігання до фондів архіву.

3.17. Проводить наради і консультування з питань, що стосуються компетенції служби діловодства.

3.18. Виконує інші функції, що випливають з покладених на сектор завдань.

 

  1. СЕКТОР МАЄ ПРАВО ЗА ПОГОДЖЕННЯМ ДИРЕКТОРА АРХІВУ

4.1. Співпрацювати зі спеціалістами державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських об’єднань, релігійних громад, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) з організації діловодства та інформаційних технологій.

4.2. Скликати в установленому порядку наради з питань забезпечення контролю за станом діловодства в архіві.

4.3. Проводити заходи (за дорученням керівництва) з підвищення кваліфікації та фахового рівня працівників архіву з виконання встановлених правил роботи з документами.

4.4. Вживати заходів щодо скорочення документообігу в архіві.

4.5. Запитувати від структурних підрозділів і співробітників архіву відомості, необхідні для роботи служби діловодства.

4.6. Брати участь у засіданнях, нарадах, які проводяться архівом, представляти архів в державних органах, органах місцевого самоврядування, територіальних громадах, політичних партіях, громадських об’єднаннях, релігійних громадах, юридичних особах усіх форм власності з питань організації діловодних процесів.

4.7. Перевіряти правильність оформлення документів, поданих на підпис керівництву і для відправлення.

4.9. Повертати на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог та національних стандартів України.

4.10. Здійснювати попередній розгляд документів і визначати їх подальший рух.

4.11. Визначати пріоритетність прийому керівництвом відвідувачів.

4.12. Контролювати виконання доручень керівництва, дотримання строків виконання документів, запитувати від структурних підрозділів і виконавців відомості про виконання документів.

4.13. Визначати завдання, спрямовані на впровадження в роботу з документами новітніх інформаційних технологій.

4.14. Працівники сектору мають право відвідувати (за завданням керівництва архіву) державні органи, органи місцевого самоврядування, територіальні громади, політичні партії, громадські об’єднання, релігійні громади, підприємства, установи та організації (за погодженням з їх керівниками) усіх форм власності, а також мають право доступу до їх документів за винятком тих, що спеціально охороняються законодавством.

4.15. Сектор взаємодіє, в установленому порядку, з центральними і місцевими державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, громадськими організаціями, місцевими державними архівними установами, а також з іншими структурними підрозділами архіву.

 

  1. ЗАВІДУВАЧ СЕКТОРУ:

5.1. Здійснює керівництво діяльністю сектору, забезпечує ефективне виконання покладених на сектор завдань щодо ведення діловодних процесів.

5.2. Визначає ступінь відповідальності працівників сектору, розподіляє обов’язки між працівниками сектору.

5.3. Приймає рішення з питань, що належать до сфери діяльності сектору.

5.4. Підписує й візує документи в межах своєї компетенції.

5.5. Здійснює аналіз і вивчає тенденції скорочення діловодства.

5.6. Подає, відповідно до законодавства, пропозиції керівництву архіву про призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників сектору, своєчасне заміщення вакансій, заохочення, накладення стягнень та вирішує питання службової діяльності, вживає необхідних заходів щодо підвищення кваліфікації працівників.

5.7. Бере участь у розробленні заходів із зміцнення трудової дисципліни в архіві.

5.8. Звітує перед керівництвом архіву про виконання завдань, покладених на структурні підрозділи архіву щодо ведення документообігу

5.9. Організовує взаємозв’язки з іншими структурними підрозділами архіву, які виникають у процесі виконання завдань та функцій сектору.

5.10. Забезпечує дотримання працівниками сектору законодавства України з питань державної служби та боротьби з корупцією, протипожежної безпеки, охорони праці та гігієни.

 

  1. ЗАВІДУВАЧ СЕКТОРУ МАЄ ПРАВО

6.1. Представляти архів з питань, що належать до компетенції сектору.

6.2. Вносити керівництву архіву пропозиції, у встановленому порядку, на отримання від державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських об’єднань, релігійних громад, підприємств, установ та організацій необхідних статистичних та оперативних даних, що стосуються діловодства архіву та забезпечувати з ними оформлення ділового листування.

6.3. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи архіву із забезпечення встановленого порядку роботи з документами.

6.4. Несе відповідальність за виконання покладених на сектор завдань і функціональних обов’язків його працівників, дотримання необхідних умов праці, трудової і виконавської дисципліни.

 

  1. Співробітники сектору несуть відповідальність за невиконання обов’язків і невикористання прав, передбачених правовими актами та цим Положенням.

 

  1. Сектор працює відповідно до Регламенту роботи Державного архіву Житомирської області.

 

 

Завідувач сектору

діловодного забезпечення

та інформаційних технологій                                                О.А. Кріштопайтіс