Положення – сектор організації та координації архівної справи

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву Житомирської області

30.05.201616

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про сектор організації і координації архівної справи

 

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

1.1. Сектор організації і координації архівної справи (далі – сектор) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву). Сектор підпорядковується директору архіву і заступнику директора відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Верховної Ради України і Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, іншими нормативно-правовими актами, розпорядженнями голови облдержадміністрації, обласної ради, наказами архіву, Положенням про архів та цим Положенням.

1.3. Сектор організовує свою діяльність згідно з річним, піврічним та квартальними планами, які затверджуються директором архіву.

1.4. Сектор очолює завідувач, який, в установленому порядку, призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.

1.5. На посаду завідувача сектору призначається особа, яка має вищу освіту, стаж роботи на посадах головного або провідного спеціаліста в архівних установах на менше 5 років.

1.6. Працівники сектору призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.

1.7. Діяльність працівників сектору регламентується посадовими інструкціями, які затверджуються директором архіву.

1.8. Сектор здійснює свою діяльність в контакті та взаємодії з іншими  структурними підрозділами архіву, державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, політичними партіями, громадськими об’єднаннями, релігійними громадами, юридичними особами усіх форм власності та місцевими державними архівними установами.

 

  1. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

2.1. Забезпечення реалізації державної політики в організації і координації архівної галузі в області.

2.2. Організація і координація ділових зв’язків архіву з архівними та іншими установами щодо забезпечення ведення і вдосконалення галузевої статистичної звітності.

2.3. Розроблення та проведення експертизи проектів регіональних програм розвитку архівної справи та діловодства. Забезпечення контролю за виконанням загальнодержавних галузевих програм. Розроблення проектів нормативних документів.

2.4. Здійснення організаційних заходів щодо підготовки засідань колегій архіву, планування роботи колегії, контроль за виконанням прийнятих на засіданнях колегії рішень.

2.5. Здійснення організаційних заходів щодо підготовки засідань науково-методичної ради архіву, планування роботи науково-методичної ради, контроль за виконанням прийнятих на її засіданнях рішень.

2.6. Організація та координація складання щорічних планів – звітів роботи розвитку архівної справи регіону. Взаємодія та узагальнення пропозицій наданих державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, політичними партіями, громадськими об’єднаннями, релігійними громадами, юридичними особами усіх форм власності та місцевими державними архівними установами щодо забезпечення утворення, проведення експертизи цінності, приймання та державного зберігання документів Національного архівного фонду.

2.7. Виявлення унікальних, особливо цінних документів Національного архівного фонду, організація роботи щодо включення унікальних документальних пам’яток до Державного реєстру національного культурного надбання.

2.8. Забезпечення діяльності архіву, які регіонального науково-методичного центру з питань впровадження загальнодержавних вимог з архівної справи та діловодства під час проведення виборів, референдумів.

2.9. Організація методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства і археографії з місцевими державними архівними установами, архівами органів місцевого самоврядування та впровадження практики застосування законодавства з архівної справи.

2.10. Узагальнення діяльності архіву та місцевих державних архівних установ з міжнародними та регіональними організаціями архівістів, консульськими службами та представництвами в напрямку реалізації державної політики архівної галузі та діловодства.

2.11. Координація діяльності структурних підрозділів архіву, місцевих державних архівних установ щодо складання планів роботи та узагальнення звітів за затвердженими нормативними документами формами звітності.

2.12. Підготовка статей, радіо -, телепередач про розвиток архівної галузі та діловодства в регіоні.

2.13. Надання пропозицій щодо обмеження доступу до документів Національного архівного фонду, які містять конфіденційну інформацію, забезпечення підготовки пропозицій щодо зняття необґрунтованих обмежень доступу до архівних документів, які належать державі.

2.14. Вивчення системи управління державних органів, органів виконавчої влади, діяльності усіх галузей державного, регіонального та місцевого управління у різні історичні часи з метою створення довідкового апарату для користування ним представників центральних та місцевих державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських та релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, їх філій та відділень, незалежно від форм власності, об’єднань, іноземних представництв, консульських служб інших держав, архівістів та фізичних осіб.

2.15. Вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи місцевих державних архівних установ з профільних напрямків.

 

  1. СЕКТОР ВІДПОВІДНО ДО ПОКЛАДЕНИХ НА НЬОГО ЗАВДАНЬ

3.1. Узагальнює пропозиції структурних підрозділів архіву, місцевих державних архівів щодо основних напрямків розвитку архівної справи та діловодства в області та подає пропозиції керівництву архіву для розгляду.

3.2. Вивчає та узагальнює інформацію місцевих державних архівних установ, архівів органів місцевого самоврядування з тимчасового зберігання документів про планування та розвиток стан архівної справи та прогнозує її подальший розвиток.

3.2. Готує спільно з іншими структурними підрозділами архіву пропозиції до програм розвитку архівної справи, розробляє проекти наказів директора, які можуть бути видані та зареєстровані як нормативні акти, з питань, що належать до компетенції сектору.

3.3. Організовує і координує складання планів – звітів розвитку архівної справи з профільних питань, спільно з іншими структурними підрозділами архіву складає зведені плани – звіти розвитку архівної справи в області, коригує планові завдання.

3.4. Підтримує ділові зв’язки з державним органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, науковими установами, вищими навчальними закладами, видавництвами, засобами масової інформації, представниками громадськості, релігійними громадами, політичними партіями, юридичними й фізичними особами з питань міжнародної діяльності архіву.

3.5. Розробляє та подає проекти науково-методичних розробок, що належать до компетенції сектору, готує висновки щодо їх схвалення та погодження, опублікування, впровадження або доопрацювання.

3.6. Складає встановлену зведену статистичну звітність для подачі її Укрдержархіву.

3.7. Планує комплексні перевірки місцевих державних архівних установ та подає їх керівництву архіву для затвердження.

3.8. Представляє, у межах наданих йому повноважень, інтереси архіву в зносинах з державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, юридичними особами усіх форм власності, громадськими об’єднаннями, політичними партіями, іноземними установами та міжнародними організаціями в галузі організації та координації архівної справи.

3.9. Організовує роботу щодо створення довідкового апарату за фондами архіву, застосовує диференційований підхід до вибору методики укладання довідників, визначення елементі описання, складу та наповнення довідкового апарату. Встановлює черговість робіт залежно від інформаційної важливості, характеру документів, інтенсивності і перспектив використання відомостей, що в них містяться, а також стану та складу наявного довідкового апарату до документів Національного архівного фонду, що знаходяться на державному зберіганні у фондах архіву.

3.10. Організовує та координує інформаційно-роз’яснювальну роботу щодо законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3.11. Організовує, узагальнює та поширює досвід роботи, нові прогресивні форми і методи діяльності державних архівних установ з профільних питань.

3.13. Готує пропозиції до Колективної угоди.

3.14. Організовує і проводить наради, семінари з питань архівної галузі, що проводяться архівом.

3.15. Бере участь у конференціях, нарадах, семінарах з питань міжнародного співробітництва, інформаційної політики, архівознавства, археографії, джерелознавства.

3.16. Забезпечує реалізацію законодавства, та контролює виконання місцевими державними архівними установами делегованих повноважень. Складає звіти та подає їх вищестоящим органам державної влади.

3.17. Організовує, координує та контролює заходи щодо реалізації критичних зауважень і пропозицій, висловлених учасниками нарад (семінарів), контролює їх виконання.

3.18. Виконує інші функції, що випливають з покладених на сектор завдань.

 

  1. СЕКТОР МАЄ ПРАВО ЗА ПОГОДЖЕННЯМ ДИРЕКТОРА АРХІВУ

4.1. Співпрацювати зі спеціалістами державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських об’єднань, релігійних громад, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) з організації розгляду питань архівної галузі та діловодства на території регіону.

4.2. Скликати в установленому порядку наради з питань реалізації державної політики у сфері архівної справи.

4.3. Проводити заходи (за дорученням керівництва) з підвищення кваліфікації та фахового рівня працівників архіву та спеціалістів архівної справи місцевих державних архівних установ.

4.4. Одержувати від місцевих державних архівних установ інформацію, документи і матеріали, необхідні для складання планів та звітів розвитку архівної справи та діловодства в області.

4.5. Давати вказівки та рекомендації місцевим державним архівним установам з питань, що належать до компетенції сектору, перевіряти їх роботу.

4.6. Брати участь у засіданнях, нарадах, які проводяться архівом, представляти архів в державних органах, органах місцевого самоврядування, територіальних громадах, політичних партіях, громадських об’єднаннях, релігійних громадах, юридичних особах усіх форм власності.

4.7. Порушувати, в установленому порядку, питання про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.9. Працівники сектору мають право відвідувати, за завданням керівництва архіву, державні органи, органи місцевого самоврядування, територіальні громади, політичні партії, громадські об’єднання, релігійні громади, підприємства, установи та організації (за погодженням з їх керівниками) усіх форм власності, а також мають право доступу до їх документів за винятком тих, що спеціально охороняються законодавством.

4.10. Організовує та контролює в архіві роботу із створення довідкового апарату, а саме: удосконалення та перескладення описів, описових статей, складання системи каталогів, його описанні. Розробляє систему посилань щодо забезпечення зв’язку каталогу з іншими архівними довідниками, здійснює каталогізацію та описування документів Національного архівного фонду, розробляє систематизацію каталожних описань за рубриками та індексами. Удосконалює каталоги, веде облік форм каталогізації і використання інформації, що міститься в каталогах, складає роздільники, уточнює структуру  та схеми класифікації каталогів, перевіряє зміст та оформлення каталогу, усуває виявлені недоліки.

4.11. Забезпечує розроблення за документами Національного архівного фонду оперативний, багатоаспектний пошук архівної інформації на паперових носіях та у файлах. Відповідає за наповнення та зберігання електронних бази даних, веде їх реєстрацію та забезпечує достовірність пошукових даних.

4.12. Сектор взаємодіє, в установленому порядку, з центральними і місцевими державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, громадськими організаціями, місцевими державними архівними установами, а також з іншими структурними підрозділами архіву.

 

  1. ЗАВІДУВАЧ СЕКТОРУ:

5.1. Здійснює керівництво діяльністю сектору, забезпечує ефективне виконання покладених на сектор завдань щодо реалізації державної політики в сфері архівної справи.

5.2. Визначає ступінь відповідальності працівників сектору.

5.3. Розробляє проекти наказів держархіву області, які можуть бути зареєстровані як нормативні акти, у розробленні регіональної та місцевих програм розвитку архівної справи.

5.4. Надає пропозиції керівництву архіву щодо визначення політики та стратегії діяльності сектору, контролює, відповідно до компетенції сектору, процеси реалізації державної політики у сфері архівної справи, виконання законодавчих і нормативних актів, наказів Мін’юсту України, Укрдержархіву, держархіву області у межах затверджених посадових обов’язків.

5.5. Здійснює аналіз і вивчає тенденції розвитку архівної справи і діловодства, хід виконання державних програм відповідно до компетенції сектору, діяльність сектору та приймає відповідні рішення щодо усунення недоліків і закріплення позитивних тенденцій.

5.6. Організовує, регулює та контролює своєчасну та якісну підготовку проектів рішень колегії архіву та науково-методичної ради. Узагальнює пропозиції, надані на засіданнях та контролює хід їх виконання.

5.7. Планує, регулює та контролює роботу сектору.

5.8. Подає, відповідно до законодавства, пропозиції керівництву архіву про призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників сектору, своєчасне заміщення вакансій, заохочення, накладення стягнень та вирішує питання службової діяльності, вживає необхідних заходів щодо підвищення кваліфікації працівників.

5.9. Бере участь у розробленні заходів із зміцнення трудової дисципліни в архіві.

5.10. Виконує за дорученням керівництва архіву завдання, отримані від центральних державних органів, облдержадміністрації, обласної ради, готує керівництву архіву доповідні записки.

5.11. Звітує перед директором архіву, колегіальними органами архіву про виконання завдань, покладених на структурні підрозділи архіву.

5.12. Організовує, в установленому порядку, надання архівної інформації, відповідно до законодавства, про доступ до публічної інформації, розпорядником якої є держархів області.

5.13. Забезпечує дотримання працівниками сектору законодавства України з питань державної служби та боротьби з корупцією, протипожежної безпеки, охорони праці та гігієни.

 

  1. ЗАВІДУВАЧ СЕКТОРУ МАЄ ПРАВО

6.1. Представляти архів з питань, що належать до компетенції сектору.

6.2. Вносити керівництву архіву пропозиції, у встановленому порядку, на отримання від державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських об’єднань, релігійних громад, підприємств, установ та організацій необхідних статистичних та оперативних даних, що стосуються діяльності архіву  та забезпечувати з ними ділове листування з питань, що стосуються діяльності архіву.

6.3. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи архіву та архівної галузі в області.

6.4. Несе відповідальність за виконання покладених на сектор завдань і функціональних обов’язків його працівників, виконання плану роботи сектору, дотримання необхідних умов праці, трудової і виконавчої дисципліни.

  1. 7. Співробітники сектору несуть відповідальність за невиконання обов’язків і невикористання прав, передбачених правовими актами та цим Положенням.
  2. 8. Сектор працює відповідно до Регламенту роботи Державного архіву Житомирської області.

 

 

Завідувач сектору організації

і  координації архівної справи                                            О.Г.Бовсунівська