Положення – сектор користування документами та взаємодії із ЗМІ

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ директора Державного

архіву Житомирської області

30.05.2016   № 16

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про сектор користування документами Національного архівного форду та взаємодії із засобами масової інформації

 

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

1.1. Сектор користування документами Національного архівного фонду та взаємодії із засобами масової інформації (далі–сектор) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву). Сектор підпорядковується директору та заступнику директора відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Верховної Ради України і Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, іншими нормативно-правовими актами, розпорядженнями голови облдержадміністрації, наказами, виданими директором архіву, Положенням про архів та цим Положенням.

1.3. Сектор організовує свою діяльність згідно з річним, піврічним та квартальними планами, які затверджуються директором архіву.

1.4. Сектор очолює завідувач, який, в установленому порядку, призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.

1.5. На посаду завідувача сектору призначається особа, яка має вищу освіту, стаж роботи на посадах головного або провідного спеціаліста в архівних установах на менше 5 років.

1.6. Працівники сектору призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.

1.7. Діяльність працівників сектору регламентується посадовими інструкціями, які затверджуються директором архіву.

1.8. Сектор здійснює свою діяльність в контакті та взаємодії з іншими  структурними підрозділами архіву, місцевими державними архівними установами.

 

  1. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ СЕКТОРУ

2.1. Забезпечення реалізації державної політики у здійсненні управління архівною справою та діловодством на території області.

2.2. Впровадження «Порядку користування документами Національного архівного фонду, що належать державі, територіальним громадам» (далі – Порядок), що знаходяться на державному зберіганні у фондах архіву, з урахуванням повноважень архіву та здійснення контролю за дотриманням цього Порядку.

2.3. Здійснення контролю за забезпеченням вільного доступу до документів з відкритою інформацією та загальнодоступного довідкового апарату і загальнодержавних баз даних щодо реалізації права громадян України, іноземних громадян, осіб без громадянства з метою задоволення інформаційних потреб в архівній інформації за документами Національного архівного фонду (далі – НАФ), документи якого є власністю держави.

2.4. Забезпечення взаємодії керівництва архіву із засобами масової інформації (далі – ЗМІ), координації, контролю та планування роботи з інформування громадськості через ЗМІ та мережу Інтернет про діяльність архіву, про склад і зміст архівних документів, що знаходяться на державному зберіганні у фондах архіву.

2.5. Забезпечення реалізації державної політики щодо збереження конфіденційної інформації про особу, її персональних даних.

2.6. Організація перебування в архіві іноземних громадян, осіб без громадянства та закордонних делегацій, що прибули для користування документами НАФ.

 

  1. СЕКТОР ВІДПОВІДНО ДО ПОКЛАДЕНИХ НА НЬОГО ЗАВДАНЬ:

3.1. Забезпечує, в межах своєї компетенції, охорону конфіденційної інформації, що є власністю держави під час користування документами НАФ громадянами України, особами без громадянства, іноземними громадянами, представниками юридичних осіб усіх форм власності, державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, іноземних консульств, дипломатичних представництв.

3.2. Бере участь у підготовці пропозицій щодо зняття необґрунтованих обмежень доступу до архівних документів, які належать державі.

3.3. Вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи місцевих державних архівних установ з профільних напрямків.

3.4. Здійснює організаційно-методичне керівництво з організації доступу до документів НАФ шляхом ініціативного інформування, проведення виставок документів, екскурсій, лекцій, відкритих уроків, виконання тематичних, генеалогічних і соціально-правових запитів, видавання архівної інформації, надання користувачам для роботи оригіналів та копій архівних документів.

3.5. Готує пропозиції щодо розроблення регіональної програми розвитку архівної справи в частині вільного доступу до документів, що належать державі, територіальним громадам.

3.6. Інформує громадськість про документи НАФ, зміст яких можуть бути використані юридичними та фізичними особами.

3.7. Разом з іншими структурними підрозділами проводить роботи щодо перегляду відомчих нормативних актів, з метою приведення їх у відповідність із законодавством, готує пропозиції щодо внесення до них змін та доповнень чи визнання їх такими, що втратили чинність.

3.8. Організовує надання, в установленому порядку, юридичним та фізичним особам платних послуг з використання інформації, що міститься в архівних документах, які є власністю держави, територіальних громад.

3.9. Забезпечує та здійснює контроль, у межах своєї компетенції, за додержанням законодавства щодо захисту персональних даних та авторських прав на інтелектуальну власність.

3.10. Здійснює контроль за дотриманням Порядку користування документами НАФ, надає рекомендації щодо застосування його місцевими державними архівними установами.

3.11. Співпрацює із ЗМІ, представниками громадськості, юридичними та фізичними особами з питань організації, координації та планування користування архівними документами, що належать державі.

3.12. Аналізує звіти місцевих державних архівних установ, складає встановлену статистичну звітність та поширює досвід роботи, нові прогресивні форми і методи діяльності архівних установ з профільних питань.

3.13. Забезпечує формування справи користувача, представлення ним  своїх персональних даних для оброблення та внесення до бази даних користувачів, доступ до якої третіх осіб здійснюватиметься відповідно до вимог законодавства у сфері доступу до персональних даних.

3.14. Контролює відеоспостереження за роботою користувачів з документами НАФ та перебування іноземних громадян, осіб без громадянства у приміщенні Державного архіву Житомирської області.

3.15. Забезпечує обов’язкове ознайомлення (під розписку) громадян України, іноземних громадян, осіб без громадянства з чинним законодавством у сфері архівної справи, нормативно-правовими актами та затвердженим Порядкком користування документами НАФ, які належать державі, територіальним громадам.

3.16. Забезпечує своєчасне інформування органи Служби безпеки України про перебування та мету відвідання держархіву області іноземних громадян, закордонних делегацій, які мають намір працювати з документами НАФ шляхом самостійного їх перегляду.

3.17. Забезпечує повернення архівних справ до архівосховищ після завершення роботи з ними користувачів.

3.18. Здійснює ділові контакти з науковими установами з питань обміну інформації щодо користування документами НАФ.

3.19. Забезпечує участь працівників сектору у заходах з підвищення кваліфікації працівників архівних установ області.

3.20. Виконує інші функції, що випливають з покладених на державний архів завдань.

3.21. Забезпечує реалізацію державної політики у здійсненні виставкової діяльності архіву, як невід’ємної частини загальнодержавної виставкової діяльності, спрямованої на поліпшення взаємодії між державними органами, органами місцевого самоврядування, громадянами та архівами в цій сфері, що має на меті поширення інформації про склад і зміст документів НАФ, пропаганду форм і методів роботи архівів, послуг, що ними пропонуються, зміцнення і поглиблення міжнародних зв’язків українських архівів.

  1. СЕКТОР МАЄ ПРАВО ЗА ПОГОДЖЕННЯ ДИРЕКТОРА АРХІВУ

4.1. Залучати спеціалістів органів виконавчої влади, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, підприємств, установ і організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції.

4.2. Надавати державним органам, органам місцевого самоврядування, територіальним громадам, політичним партіям, громадським та релігійним організаціям, підприємствам, установам та організаціям, їх філіям та відділенням, незалежно від форм власності, об’єднанням та окремим громадянам України, іноземним громадянам та особам без громадянства, іноземним представництвам, консульським службам інших держав роз’яснення з питань, що належать до компетенції сектору.

4.3. Скликати, в установленому порядку, наради з питань, що належать до компетенції сектору.

4.4. Подавати керівництву архіву пропозиції щодо підвищення кваліфікації співробітників сектору та спеціалістів архівної справи місцевих державних архівних установ з профільних питань.

4.5. Одержувати від місцевих державних архівних установ інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на сектор завдань.

4.6. Брати участь у засіданнях, нарадах, які проводяться архівом, у разі розгляду на них питань, віднесених до компетенції сектору.

4.7. Порушувати, в установленому порядку, питання про притягнення до відповідальності фізичних осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.9. Сектор у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє, в установленому порядку, з центральними і місцевими державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, місцевими державними архівними установами, а також з іншими структурними підрозділами архіву.

4.10. Для своєчасної державної реєстрації наукових робіт, звітів з науково – дослідної роботи, надавати переліки, огляди, методичні посібники для включення до складу довідково-інформаційного фонду архіву.

4.11. Координувати, за дорученням керівництва архіву, діяльність користувачів документами НАФ, контролювати їх самостійну роботу в приміщенні архіву.

4.12. Планувати виставкову діяльність архіву.

 

  1. ЗАВІДУВАЧ СЕКТОРУ КОРИСТУВАННЯ:

5.1. Забезпечує реалізацію державної політики щодо реалізації права громадян України, іноземців та осіб без громадянства вільного доступу до документів НАФ, що належать державі, територіальним громадам.

5.2. Інформує керівництво архіву про виявлені порушення у роботі користувачів з архівними документами.

5.3. Підписує (на правах другого підпису) документи з архівною інформацією, виявленою в результаті самостійного пошуку громадянами України, осіб без громадянства, іноземних громадян, посадовими особами державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських та релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, їх філій та відділень, незалежно від форм власності, об’єднань, іноземних представництв, консульських служб інших держав, оформлені за документами, що знаходяться на державному зберіганні у фондах архіву.

5.4. Здійснює керівництво діяльністю сектору, планує його роботу, розподіляє обов’язки між його працівниками і несе персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань і посадових обов’язків працівників.

 

  1. Співробітники відділу несуть відповідальність за невиконання посадових обов’язків і невикористання прав, передбачених правовими актами та цим Положенням.

 

  1. Відділ працює відповідно до Регламенту роботи Державного архіву Житомирської області.

 

 

 

 

Завідувач сектору

користування                                                                       А.В.Ковальчук