Положення – Сектору організації і координації архівної справи

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву Житомирської області

07.03.2017  № 12

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про сектор організації і координації архівної справи

 

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

1.1. Сектор організації і координації архівної справи (далі – сектор) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву). Сектор підпорядковується директору архіву і заступнику директора відповідно до розподілу обов’язків.

1.2. Сектор у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Верховної Ради України і Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, іншими нормативно-правовими актами, розпорядженнями голови облдержадміністрації, обласної ради, наказами архіву, Положенням про архів та цим Положенням.

1.3. Сектор здійснює свою діяльність в контакті та взаємодії з іншими  структурними підрозділами архіву, державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, політичними партіями, громадськими об’єднаннями, релігійними громадами, юридичними особами усіх форм власності та місцевими державними архівними установами.

 

  1. ОСНОВНИМИ ЗАВДАННЯМИ СЕКТОРУ Є:

2.1. Забезпечення реалізації державної політики в організації і координації архівної галузі в області.

2.2. Організація і координація ділових зв’язків архіву з архівними та іншими установами щодо забезпечення ведення і вдосконалення галузевої статистичної звітності.

2.3. Розроблення та проведення експертизи проектів регіональних програм розвитку архівної справи та діловодства. Забезпечення контролю за виконанням загальнодержавних галузевих програм. Розроблення проектів нормативних документів.

2.4. Здійснення організаційних заходів:

– з підготовки засідань колегій архіву, планування роботи колегії, забезпечення контролю за виконанням прийнятих на засіданнях колегії рішень;

– з підготовки засідань науково-методичної ради архіву, планування роботи науково-методичної ради, контроль за виконанням прийнятих на її засіданнях рішень.

2.5. Організація та координація складання щорічних планів – звітів роботи розвитку архівної справи регіону.

2.6. Забезпечення діяльності архіву, які регіонального науково-методичного центру з питань впровадження загальнодержавних вимог з архівної справи та діловодства під час проведення виборів, референдумів.

2.7. Організація методичної роботи в галузі архівознавства, документознавства і археографії з місцевими державними архівними установами, архівами органів місцевого самоврядування та впровадження практики застосування законодавства з архівної справи.

2.8. Узагальнення діяльності архіву та місцевих державних архівних установ з міжнародними та регіональними організаціями архівістів, консульськими службами та представництвами в напрямку реалізації державної політики архівної галузі та діловодства.

2.9. Координація діяльності структурних підрозділів архіву, місцевих державних архівних установ щодо складання планів роботи та узагальнення звітів за затвердженими нормативними документами формами звітності.

2.10. Підготовка статей, радіо -, телепередач про розвиток архівної галузі та діловодства в регіоні.

2.11. Вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи місцевих державних архівних установ.

 

  1. ФУНКЦІЇ СЕКТОРУ

Сектор відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Узагальнює пропозиції структурних підрозділів архіву, місцевих державних архівів щодо основних напрямків розвитку архівної справи та діловодства в області та подає пропозиції керівництву архіву для розгляду.

3.2. Вивчає та узагальнює інформацію місцевих державних архівних установ, архівів органів місцевого самоврядування документів про планування та розвиток стану архівної справи та прогнозує її подальший розвиток.

3.2. Координує пропозиції структурних підрозділів архіву поданих до проектів програм розвитку архівної справи.

3.3. Розробляє проекти наказів директора, які можуть бути видані та зареєстровані як нормативні акти, з питань, що належать до компетенції сектору.

3.4. Організовує і координує складання планів – звітів розвитку архівної справи з профільних питань, спільно з іншими структурними підрозділами архіву складає зведені плани – звіти розвитку архівної справи в області, вносить пропозиції щодо коригування планових завдань.

3.5. Взаємодіє з державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, науковими установами, вищими навчальними закладами, видавництвами, засобами масової інформації, представниками громадськості, релігійними громадами, політичними партіями, юридичними й фізичними особами з питань міжнародної діяльності архіву.

3.6. Розробляє та подає проекти науково-методичних розробок, що належать до компетенції сектору, готує висновки щодо їх схвалення та погодження, опублікування, впровадження або доопрацювання.

3.7. Складає встановлену зведену статистичну звітність для подачі її Укрдержархіву.

3.8. Планує комплексні перевірки місцевих державних архівних установ та подає їх керівництву архіву для затвердження.

3.9. Представляє, у межах наданих йому повноважень, інтереси архіву у державних органах, органах місцевого самоврядування, територіальних громадах, юридичних осіб усіх форм власності, громадських об’єднаннях, політичних партіях, іноземних установах та міжнародних організаціях з питань організації та координації архівної справи.

3.10. Організовує та координує інформаційно-роз’яснювальну роботу  законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3.11. Організовує, узагальнює та поширює досвід роботи, нові прогресивні форми і методи діяльності державних архівних установ з профільних питань.

3.12. Готує пропозиції до Колективної угоди.

3.13. Організовує проведення нарад, семінарів з питань розвитку архівної галузі, що проводяться керівництвом архіву.

3.14. Бере участь у конференціях, нарадах, семінарах з питань міжнародного співробітництва, інформаційної політики, архівознавства, археографії, джерелознавства.

3.15. Забезпечує реалізацію законодавства та контролює виконання місцевими державними архівними установами делегованих повноважень. Складає звіти та подає їх органам місцевого самоврядування.

3.16. Організовує, координує та контролює заходи з реалізації критичних зауважень і пропозицій, висловлених учасниками нарад (семінарів), контролює їх виконання.

3.17. Виконує інші функції, що випливають з покладених на сектор завдань.

 

  1. СЕКТОР МАЄ ПРАВО:

4.1. Взаємодіяти (за дорученням керівництва) зі спеціалістами державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських об’єднань, релігійних громад, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) з питань архівної галузі та діловодства.

4.2. Організовувати в установленому порядку наради з питань реалізації державної політики у сфері архівної справи.

4.3. Проводити заходи (за дорученням керівництва) з підвищення кваліфікації та фахового рівня працівників архіву та спеціалістів архівної справи місцевих державних архівних установ.

4.4. Одержувати від місцевих державних архівних установ інформацію, документи і матеріали, необхідні для складання планів та звітів розвитку архівної справи та діловодства в області.

4.5. Давати  рекомендації місцевим державним архівним установам з питань, що належать до компетенції сектору, перевіряти (за дорученням керівництва) їх роботу.

4.6. Брати участь у засіданнях, нарадах, які проводяться архівом, представляти архів в державних органах, органах місцевого самоврядування, територіальних громадах, політичних партіях, громадських об’єднаннях, релігійних громадах, юридичних осіб усіх форм власності.

4.7. Порушувати, в установленому порядку, питання про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.8. Працівники сектору мають право відвідувати (за дорученням керівництва), державні органи, органи місцевого самоврядування, територіальні громади, політичні партії, громадські об’єднання, релігійні громади, підприємства, установи та організації (за погодженням з їх керівниками) усіх форм власності, а також мають право доступу до їх документів за винятком тих, що спеціально охороняються законодавством.

4.9. Сектор взаємодіє, в установленому порядку, з центральними і місцевими державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, громадськими організаціями, місцевими державними архівними установами, а також з іншими структурними підрозділами архіву.

 

  1. КЕРІВНИЦТВО

5.1. Сектор очолює завідувач, який, в установленому порядку, призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.

5.2. На посаду завідувача сектору призначається особа, яка має вищу освіту, стаж роботи на посадах головного або провідного спеціаліста в архівних установах на менше 5 років.

5.3. Працівники сектору призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.

5.4. Діяльність працівників сектору регламентується посадовими інструкціями, які затверджуються директором архіву.

5.5. Сектор організовує свою діяльність згідно з річним, піврічним та квартальними планами, які затверджуються директором архіву.

5.6. Надає пропозиції керівництву архіву щодо визначення політики та стратегії діяльності сектору, контролює, відповідно до компетенції сектору, процеси реалізації державної політики у сфері архівної справи, виконання законодавчих і нормативних актів, наказів Мін’юсту України, Укрдержархіву, держархіву області у межах затверджених посадових обов’язків.

5.7. Здійснює аналіз і вивчає тенденції розвитку архівної справи і діловодства, хід виконання державних програм відповідно до компетенції сектору, діяльність сектору та приймає відповідні рішення щодо усунення недоліків і закріплення позитивних тенденцій.

5.8. Подає, відповідно до законодавства, пропозиції керівництву архіву про призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників сектору, своєчасне заміщення вакансій, заохочення, накладення стягнень та вирішує питання службової діяльності, вживає необхідних заходів щодо підвищення кваліфікації працівників.

5.9. Бере участь у розробленні заходів із зміцнення трудової дисципліни в архіві.

5.10. Виконує за дорученням керівництва архіву завдання, отримані від центральних державних органів, облдержадміністрації, обласної ради, готує керівництву архіву доповідні записки.

5.11. Звітує перед директором архіву, колегіальними органами архіву про виконання завдань, покладених на структурні підрозділи архіву.

5.12. Організовує, в установленому порядку, надання архівної інформації, відповідно до законодавства, про доступ до публічної інформації, розпорядником якої є держархів області.

5.13. Забезпечує дотримання працівниками сектору законодавства України з питань державної служби та боротьби з корупцією, протипожежної безпеки, охорони праці та гігієни.

 

  1. ВЗАЄМОДІЯ З ІНШИМИ СТРУКТУРНИМИ ПІДРОЗДІЛАМИ:

6.1. Вносить керівництву архіву пропозиції, у встановленому порядку, на отримання від державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських об’єднань, релігійних громад, підприємств, установ та організацій необхідних статистичних та оперативних даних, що стосуються діяльності архіву  та забезпечує з ними ділове листування з питань, що стосуються діяльності архіву.

6.2. Надає пропозиції щодо вдосконалення роботи архіву та архівної галузі в області.

6.3. Співробітники сектору несуть відповідальність за невиконання обов’язків і невикористання прав, передбачених правовими актами та цим Положенням.

6.4. Сектор працює відповідно до Регламенту роботи Державного архіву Житомирської області.

 

 

Завідувач сектору організації

і  координації архівної справи                                              О.Г.Бовсунівська