Положення – Сектору з питань персоналу

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву

Житомирської області

07.03.2017  № 12

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про сектор з питань персоналу

 

  1. Загальні положення:

1.1. Сектор з питань персоналу (далі – сектор) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву). Сектор підпорядковується  директору архіву, у разі його відсутності заступнику директора за розподілом обов’язків.

1.2. У своїй діяльності сектор керується Конституцією України, Кодексом законів про працю України, Законом України «Про державну службу» та  іншими законами України, міжнародними договорами, згода на обов’язковість яких надана Верховною Радою України, постановами Верховної Ради України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України та центрального органу виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну політику у сфері державної служби, Правилами роботи архівних установ України, іншими нормативно-правовими актами, розпорядженнями голови облдержадміністрації, Положенням про архів, наказами держархіву області, а також цим Положенням.

1.3. Сектор організовує свою діяльність на підставі річного плану, що затверджується директором архіву.

1.4. Сектор очолює завідувач, який, в установленому порядку, призначається і звільняється з посади директором архіву.

1.5. Працівники сектору призначаються і звільняються з посад директором архіву за поданням завідувача сектору.

1.6.  На посаду завідувача та працівників сектору призначаються особи, які відповідають вимогам, встановленим Законом України “Про державну службу”.

1.7. Обов’язки працівників сектору визначаються у посадових інструкціях, які затверджуються директором архіву.

1.8. Обов’язки завідувача сектору підчас його відсутності виконує головний спеціаліст сектору.

 

  1. Основними завданнями сектору є:

2.1.  Реалізація державної політики з питань управління персоналом в держархіві області.

2.2.  Забезпечення здійснення керівництвом архіву своїх повноважень з питань управління персоналом.

2.3. Забезпечення організаційного розвитку архіву;

2.4.  Добір персоналу в архіві.

2.5. Прогнозування розвитку персоналу, заохочення працівників до службової кар’єри.

2.6. Організація заходів  щодо підвищення рівня професійної компетентності працівників архіву.

2.7. Здійснення  аналітичної та організаційної роботи з кадрового менеджменту.

2.8. Документальне оформлення вступу на державну службу, її  проходження та припинення.

 

  1. Функції сектору

Сектор відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.  Організовує роботу щодо розробки структури  архіву.

3.2. Розробляє і бере участь у розробленні проектів нормативно-правових актів, що стосуються питань управління персоналом, трудових відносин та державної служби.

3.3. Вносить пропозиції керівництву архіву з питань удосконалення управління персоналом та кадрового менеджменту.

3.4. Здійснює аналітично-консультативне забезпечення роботи керівництва архіву з питань управління персоналом.

3.5. Контролює розроблення посадових інструкцій державних службовців та працівників архіву, які затверджуються директором архіву, а також переглядає їх на відповідність встановленим законодавством вимогам.

3.6.   Проводить роботу щодо створення сприятливого організаційного та психологічного клімату, формування корпоративної культури у колективі, розв’язання конфліктних ситуацій.

3.7.  Бере участь у складанні колективної угоди держархіву області.

3.8. Вивчає потребу в персоналі на вакантні посади та вносить відповідні пропозиції керівництву архіву.

3.9. Приймає документи від кандидатів на зайняття вакантних посад державної служби категорій “Б” і “В”, проводить перевірку документів, поданих кандидатами, на відповідність встановленим законом вимогам, повідомляє кандидатів про результати такої перевірки та подає їх на розгляд

конкурсної комісії, здійснює інші заходи щодо організації конкурсного відбору.

3.10.  Розробляє спеціальні вимоги до осіб, які претендують на зайняття посад державної служби категорій “Б” і “В”.

3.11. Надсилає кандидатам на зайняття вакантних посад державної служби категорій “Б” і “В” письмові повідомлення про результати конкурсу.

3.12. За дорученням керівництва архіву перевіряє дотримання вимог законодавства про працю та державну службу, правил внутрішнього службового розпорядку.

3.13.  Разом з іншими структурними підрозділами організовує роботу щодо розробки положень про структурні підрозділи, опрацьовує штатний розпис.

3.14. Спільно з керівниками структурних підрозділів організовує роботу щодо мотивації персоналу.

3.15.  Забезпечує планування службової кар’єри, планомірне заміщення посад державної служби підготовленими фахівцями згідно з вимогами до професійної компетентності та стимулює просування по службі з урахуванням компетентності та сумлінного виконання своїх службових обов’язків.

3.16. Організовує роботу щодо стажування державних службовців та молоді.

3.17. Здійснює планування професійного навчання державних службовців.

3.18. Узагальнює потреби державних службовців у підготовці, спеціалізації та підвищенні кваліфікації і вносить відповідні пропозиції керівництву архіву.

3.19.  Разом з державним службовцем складає індивідуальну програму підвищення рівня професійної компетентності за результатами оцінювання його службової діяльності.

3.20.  Веде встановлену звітно-облікову документацію, готує державну статистичну звітність з кадрових питань.

3.21.  Аналізує кількісний та якісний склад державних службовців та працівників архіву.

3.22.  Надає консультативну допомогу з питань управління персоналом керівникам структурних підрозділів архіву.

3.23.  Обчислює стаж роботи та державної служби.

3.24. Розглядає пропозиції та готує документи щодо заохочення та нагородження персоналу державними нагородами, відомчими заохочувальними відзнаками, веде відповідний облік.

3.25.  Організовує складання Присяги  державного службовця особою, яка вперше вступає на державну службу, оформлює документи про присвоєння відповідних рангів державним службовцям.

3.26. Ознайомлює державних службовців з правилами внутрішнього службового розпорядку, посадовими інструкціями та іншими документами з проставлянням ними підписів та дати ознайомлення.

 

3.27.  Оформляє і видає державному службовцю службове посвідчення.

3.28.  Забезпечує підготовку матеріалів щодо призначення на посади та звільнення персоналу в архіві.

3.29.  Здійснює контроль за встановленням надбавок за вислугу років.

3.30.  Формує графік відпусток персоналу, готує проекти наказів щодо надання відпусток персоналу, контролює їх подання та веде облік.

3.31.  Здійснює роботу, пов’язану із заповненням, обліком і зберіганням трудових книжок та особових справ працівників архіву.

3.32.  Оформлює і видає довідки з місця роботи працівника.

3.33.  Опрацьовує листки тимчасової непрацездатності.

3.34. Готує у межах компетенції документи про відрядження працівникам архіву.

3.35.  Готує у межах компетенції документи щодо призначення пенсій персоналу архіву.

3.36.  Забезпечує видачу у встановленому порядку звільненій особі копії наказу про звільнення, належно оформленої трудової книжки.

3.37. Здійснює організаційні заходи щодо своєчасного подання державними службовцями та працівниками архіву відомостей про майно, доходи, витрати і зобов’язання фінансового характеру за минулий рік до сектору служби управління персоналом.

3.38.  Забезпечує організацію проведення спеціальної перевірки щодо осіб, які претендують на зайняття посад в архіві.

3.39. Забезпечує організацію проведення перевірок достовірності відомостей щодо застосування заборон, передбачених частинами третьою і четвертою статті Закону України “Про очищення влади”, готує довідки про їх результати.

3.40. Здійснює облік військовозобов’язаних і призовників та бронювання військовозобов’язаних в архіві.

3.41. Розглядає, за дорученням керівництва, звернення громадян, запити юридичних осіб усіх форм власності.

3.42.  Проводить іншу роботу, пов’язану із застосуванням законодавства про працю та державну службу.

3.43.  Виконує інші функції, що випливають з покладених на архів завдань.

  1. Сектор має право:

4.1. Спільно з іншими структурними підрозділами перевіряти і контролювати дотримання правил внутрішнього службового розпорядку; вимог законодавства про працю та державну службу в архіві.

 

 

4.2.  Взаємодіяти зі  структурними підрозділами архіву, державними органами,  органами місцевого самоврядування, юридичними особами усіх форм власності (за згодою керівників) з питань, що належать до його компетенції.

4.3. Одержувати у встановленому законодавством порядку від посадових осіб та працівників архіву інформацію, матеріали та пояснення (у тому числі письмові), необхідні для здійснення покладених на нього завдань.

4.4.  За погодженням з керівництвом  архіву брати участь у конференціях, семінарах, нарадах та інших заходах з питань управління персоналом та організаційного розвитку.

4.5.  Проводити роботи щодо  обробки персональних даних фізичних осіб відповідно до законодавства з питань захисту персональних даних для виконання покладених на нього повноважень.

4.6.  За дорученням керівництва архіву  представляти архів в інших органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях з питань, що належать до його компетенції.

 

  1. Керівництво

5.1. Сектор очолює завідувач сектору, який організовує планування роботи сектору та забезпечує виконання покладених нього завдань і функцій;

Завідувач сектору:

5.2. Забезпечує планування службової кар’єри державних службовців та працівників архіву;

5.3.  Забезпечує планування навчання персоналу архіву;

5.4.  Вносить пропозиції керівництву архіву щодо штатної чисельності, структури та штатного розпису, призначення, звільнення з посади, заохочення та притягнення до відповідальності працівників архіву;

5.5. Визначає розподіл обов’язків між працівниками сектору, координує та контролює їх діяльність;

5.6. Організовує та скликає наради з питань, що належать до компетенції сектору;

5.7.  Підписує акт передачі справ і майна, у разі звільнення державного службовця або працівника архіву з посади чи переведення на іншу посаду, разом з уповноваженою особою та державним службовцем або працівником, якій звільняється.

5.8. Несе  персональну відповідальність за виконання покладених на сектор завдань та посадових інструкцій працівників сектору.

 

5.9. Завідувач сектору особисто та працівники сектору несуть відповідальність:

– за порушення чинного законодавства у сфері державної служби;

– за порушення чинного законодавства з питань архівної справи;

– за належне виконання покладених на сектор завдань;

– за недоліки в роботі сектору, порушення трудової дисципліни, пошкодження майна держархіву області та недбайливе до нього ставлення;

– за порушення правил і норм охорони праці та пожежної безпеки.

5.10. Здійснює інші функції, передбачені законодавством.

 

  1. Взаємодія з іншими структурними підрозділами:

6.1. Сектор здійснює свою діяльність в контакті та взаємодії з іншими структурними підрозділами архіву, архівними відділами (секторами) райдержадміністрацій та міських рад, архівними підрозділами підприємств, установ та організацій, усіх форм власності та громадянами – власниками документів Національного архівного фонду (за їх згодою).

 

 

Завідувач сектору з питань персоналу                                       Н.М. Біловол