Положення – відділ матеріально-технічного постачання та обслуговування

                                                                                    ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ  Державного архіву

Житомирської області

30.05.201616

 

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про відділ матеріально-технічного

постачання та обслуговування приміщень

  1. Загальні положення

1.1. Відділ матеріально-технічного постачання та обслуговування приміщень (далі – відділ) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву) і підпорядковується заступнику директора – головному зберігачу фондів.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, розпорядженнями голови облдержадміністрації з питань матеріально-технічного постачання та забезпечення, наказами директора архіву, Положенням про архів, затвердженим  розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.04.2013р. №106 та цим Положенням.

  • Відділ очолює завідувач, який організовує, спрямовує і контролює роботу відділу.
  • Завідувач відділу призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.
  • На посаду завідувача відділу може бути призначено особу з вищою освітою, яка має стаж роботи за фахом або в інших сферах не менш 5 років.
  • Завідувач відділу несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функцій.
  • Завідувач відділу розробляє посадові інструкції працівників відділу, розподіляє між ними обов’язки та визначає їх повноваження і ступінь відповідальності.

4.6. Завідувач відділу проводить оперативні наради з питань, що пов’язані з діяльністю відділу.

4.7. Завідувач відділу звітує перед керівництвом архіву за виконання покладених на відділ завдань та функцій.

  1. Основні завдання відділу

2.1. Здійснення матеріально-технічного забезпечення діяльності архіву.

2.2. Здійснення заходів щодо утримання в належному санітарному та протипожежному стані приміщень та прилеглих територій архіву.

2.3. Здійснення цілодобової охорони будівель архіву.

2.4. Затвердження в установленому порядку актів на списання з балансу обладнання та інших матеріальних цінностей.

2.5.Організація замовлення кошторисно-технічної документації на капітальний та поточний ремонт приміщень та здійснення контролю за ходом їх ремонту.

2.6. Технічне обслуговування виробничого і технологічного обладнання архіву.

  1. Функції відділу

3.1. Збирати та аналізувати заявки структурних підрозділів на матеріальне технічне та господарське забезпечення.

3.2. Складати плани на матеріально-технічне забезпечення та ремонт.

3.3. Здійснювати видачу структурним підрозділам необхідних матеріально-технічних ресурсів у межах розподілу, який визначається згідно заявок та чисельності працівників.

3.4. Забезпечувати працівників архіву матеріально-технічними засобами, канцтоварами, папером, меблями та іншим обладнанням.

3.5. Проводити роботу щодо вдосконалення умов праці працівників архіву.

3.6. Вести реєстрацію комунальних (оренда нежитлових приміщень та їх страхування, постачання електроенергії, теплопостачання, теплозбереження, надання послуг зв’язку, газопостачання, дезінфекція, охорона, водопостачання, тощо), тендерних та однорічних договорів по закупівлі товарів, робіт і послуг за державні кошти, слідкувати за їх дійсністю.

3.7. Організовувати пошук постачальників для укладення договорів купівлі-продажу товарів, робіт та послуг.

3.8. Здійснювати підготовку листів та документів, необхідних для укладання (переукладання) договорів.

3.9. Забезпечувати правильне складання договорів у відповідності до умов чинного законодавства.

3.10. Забезпечувати належне утримання та експлуатацію службових приміщень, стежити за роботою системи опалення, водопостачання та електропостачання, за необхідності вживати заходи щодо ліквідації несправностей, а також охорона приміщення та матеріальних цінностей.

3.11. Здійснювати заходи щодо підтримання у належному технічному та санітарному стані будівель архіву та прилеглої до них території.

3.12. Організовувати роботу щодо ремонту засобів зв’язку.

3.13. Забезпечувати необхідний ремонт меблів, електророзеток, дверних замків, а також ремонт відповідного обладнання.

3.14. Забезпечувати дотримання правил протипожежної безпеки, контролю виконання техніки безпеки та охорони праці.

3.15. Забезпечення цілодобової охорони будівель архіву.

3.16. Організовувати контроль за дотриманням суворого режиму заощадження у використанні матеріальних та паливно-енергетичних ресурсів.

3.17.Організувати роботу з прийому, збереження, витрачення і відпустку товарно-матеріальних цінностей зі складу, підтримання належного санітарного та протипожежного режиму в складських приміщеннях, здійснювати облік матеріальних цінностей.

 

  1. Права та обов’язки відділу

 

4.1. Брати участь у нарадах, засіданнях під час розгляду питань, пов’язаних з господарським обслуговуванням архіву.

4.2. Вносити пропозиції з питань поліпшення господарського обслуговування архіву.

  • Одержувати в установленому порядку від керівництва архіву і структурних підрозділів інформацію, необхідну для виконання покладених на відділ завдань.

4.4. Забезпечувати реалізацію повноважень архіву в сфері господарського та матеріально-технічного обслуговування.

4.5.  Належним чином виконувати доручення керівництва архіву.

 

  1. Організація роботи відділу

 

  • Відділ здійснює свою діяльність на основі плану роботи архіву, затверджених, директором та щоквартальних планів роботи відділу, затверджених заступником директора – головним зберігачем фондів, який здійснює контроль за діяльністю відділу відповідно до розподілу функціональних обов’язків
  • Працівники відділу здійснюють свої повноваження відповідно до посадових обов’язків, які затверджені директором архіву.
  • На час відсутності завідувача відділу його обов’язки виконує завідуючий господарством.
  • Положення про відділ набуває чинності з моменту його затвердження.

 

  1. Взаємовідносини відділу

 

  • Відділ взаємодіє зі структурними підрозділами архіву з питань віднесених до компетенції відділу.

 

 

Завідувач відділу  матеріально-технічного

постачання та обслуговування  приміщень                                О.О.  Семеняк