Положення – Відділ зберігання та обліку документів

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву

Житомирської області

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ зберігання та обліку

документів Національного архівного фонду

 

І. Загальні положення

1.Відділ зберігання та обліку документів Національного архівного фонду (далі – відділ) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архів).

  1. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента і Кабінету Міністрів України, наказами Мін’юсту та Укрдержархіву, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями відповідного органу місцевого самоврядування, наказами директора архіву, Положенням про Державний архів Житомирської області, Правилами роботи архівних установ України, а також цим Положенням.
  2. Відділ організує свою діяльність на підставі річного плану, що затверджується директором архіву.
  3. Плани-звіти роботи працівників відділу складаються на основі плану-звіту роботи відділу і затверджуються начальником відділу.
  4. Обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються директором архіву.
  5. Відділ очолює начальник, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.
  6. На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту і стаж роботи в архіві на посадах заступника начальника відділу, головного спеціаліста у структурному підрозділі відповідного напрямку не менше 5 років.
  7. Начальник відділу забезпечує реалізацію державної політики з питань зберігання та обліку документів Національного архівного фонду України у держархіві області, архівних відділах секторах райдержадміністрацій, міських рад, здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функціональних обов’язків працівників. Відповідає за облік таємних документів; приймає участь у роботі Експертно-перевірної комісії держархіву області, є членом звуженого складу ЕПК архіву для експертизи цінності таємних документів;
  8. Штат відділу визначається штатним розписом архіву в межах граничної чисельності відповідно до завдань та обсягів робіт, що виконує відділ.

10.Працівники відділу призначаються на посади та звільняються  з посад директором архіву

 

         ІІ. Основні завдання, функції та права відділу зберігання та

            обліку документів Національного архівного фонду

 

  1. Основними завданнями відділу зберігання та обліку документів Національного архівного фонду є:

 

1) реалізація державної політики та державних програм з питань забезпечення збереженості та обліку документів Національного архівного фонду,  які є власністю держави та власністю територіальних громад;

2) організація роботи та здійснення контролю за веденням державного обліку  документів Національного архівного фонду у держархіві області, архівних відділах, секторах райдержадміністрацій, міських рад;

3) забезпечення на належному рівні постійного зберігання документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до держархіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими організаціями, які діють (діяли) на території області;

4) контроль за діяльністю державних архівних установ, підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування з питань забезпечення зберігання та обліку документів;

5) організація   робіт  зі   створення  баз  даних   інформаційно – пошукових систем до документів Національного архівного фонду архіву, у тому числі шляхом впровадження автоматизованих технологій.

6) вивчення і впровадження передового досвіду з профільних напрямків діяльності в практику діяльності архівних установ;

7) здійснення організаційно-методичного керівництва за діяльністю архівних відділів, секторів райдержадміністрацій та міських рад з профільних питань.

 

  1. Відділ зберігання та обліку документів Національного архівного фонду відповідно до покладених на нього завдань:

 

1) здійснює в установленому порядку приймання документів НАФ від джерел комплектування архіву; приймання та забезпечення належних умов зберігання документів з виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, міських голів, референдумів. Сприяє виборчим комісіям у здійсненні ними своїх повноважень;

2) здійснює комплексні та контрольні перевірки стану зберігання та державного обліку документів Національного архівного фонду у архівних відділах, секторах райдержадміністрацій, міських рад;

3) надає консультаційну допомогу з питань збереженості, обліку документів   архівним підрозділам обласних установ, підприємств та організацій;

4) організує зберігання і раціональне розміщення документів в держархіві області та забезпечує створення і підтримання оптимальних умов, санітарно-гігієнічного режиму, дотримання вимог пожежної безпеки; контролює порядок експлуатації приміщень і обладнання у відділі та архівосховищах;

5) визначає необхідність і черговість проведення перевірки наявності і стану справ, організує і координує цю роботу в архівосховищах; організує і здійснює розшук невиявлених справ;

6) веде роботу щодо визначення фізичного стану документів та облік документів, що потребують дезинфенкції, дезинсекції, профілактичної обробки, реставрації, оправи, картонування, нумерації аркушів та інших робіт, які забезпечують збереженість документів;

7) організує та здійснює підготовку документів до передавання їх до лабораторії, забезпечення збереження та мікрофільмування документів з метою проведення реставрації, оправи справ, створення страхового фонду та фонду користування;

8) здійснює картонування, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок справ, ярликів; організує дезинфекцію, дезинсекцію документів та  архівосховищ.

9) проводить виявлення, взяття на облік і забезпечення збереженості унікальних, особливо цінних документів, організує роботу щодо включення унікальних документальних пам’яток до Державного реєстру національного культурного надбання, бере участь у проведенні грошової оцінки унікальних документів;

10) організує зберігання копій страхового фонду і фонду користування;

11) забезпечує дотримання правил видачі документів з архівосховищ, оформлює відповідно до чинного законодавства видачу документів у тимчасове користування установам, організаціям і підприємствам, контролює своєчасність їх повернення;

12) веде державний облік документів НАФ, в тому числі унікальних та особливо цінних документів, їх страхового фонду та фонду користування;

13)зберігає облікові документи архіву, здійснює контроль за збереженістю, обліком та використанням облікової документації в державних архівних установах області;

14) вносить зміни в усі види облікової документації у зв’язку з надходженням, вибуттям, розшуком справ, які виявлені відсутніми внаслідок перевіряння наявності справ, вдосконаленням та переробкою описів справ, створенням об’єднаних архівних фондів;

15) готує відомості про зміни у складі і обсязі фондів архіву Державному комітету архівів України, надсилає нові і перескладені картки фондів для Центрального фондового каталогу;

16) бере  участь у роботі щодо створення та розвитку баз даних автоматизованих систем обліку документів та пошуку інформації про них;

17) здійснює вдосконалення описів, їх переробку, каталогізацію документів, створення довідників до документів архіву (путівників, анотованих реєстрів описів тощо);

18) разом з експертно-перевірною комісією держархіву та відділом формування НАФ та діловодства уточнює фондову приналежність документів НАФ;

19) бере участь у науково-дослідних роботах, підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності, впроваджує у практику роботи результати наукових досліджень і методичних розробок, а також передовий досвід роботи;

20) розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань зберігання, обліку та довідкового апарату, складає звіт про виконання цих планів;

21) готує матеріали з профільних питань для розгляду на засіданнях колегії та науково – методичної ради;

22) бере участь у проведенні занять з підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.

 

  1. Відділ зберігання та обліку документів Національного архівного фонду має право:

 

1) проводити перевіряння архівних установ низової ланки з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи з питань зберігання та обліку документів Національного архівного фонду;

2) здійснювати перевіряння за дорученням керівництва архіву архівних підрозділів і діловодних служб підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно з законодавством спеціально охороняються, з метою контролю за дотриманням вимог нормативних документів щодо забезпечення їх збереження  та  обліку;

3) подавати керівництву пропозиції щодо поліпшення стану збереженності документів в архіві, вдосконалення державного обліку документів Національного архівного фонду та створення довідкового апарату до них;

4) одержувати від архівних відділів, секторів райдержадміністрацій, міських рад, інших відділів архіву інформацію, що потрібна для виконання покладених на нього завдань;

5) одержувати від інших відділів архіву документи, необхідні для внесення змін в облікову документацію;

6) представляти державний архів на конференціях, нарадах, семінарах у разі розгляду на них профільних питань.

 

  1. Відділ зберігання та обліку документів Національного архівного фонду несе відповідальність:

 

1) начальник відділу несе персональну відповідальність за дотриманням законодавства з архівної справи, виконанням покладених на відділ завдань та посадових інструкцій працівників відділу;

2) начальник відділу особисто та працівники відділу несуть відповідальність:

– за порушення чинного законодавства з питань архівної справи;

– за неналежне виконання покладених на відділ завдань;

– за недоліки в роботі відділу; порушення трудової дисципліни, пошкодження майна держархіву області та недбайливе до нього ставлення;

– за порушення правил та норм охорони праці та пожежної безпеки.

 

  1. Взаємовідносини з іншими підрозділами:

 

Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з  архівними відділами, секторами райдержадміністрацій та міських рад, архівними підрозділами установ, організацій, підприємств, незалежно від форм власності та громадянами – власниками документів Національного архівного фонду, іншими структурними підрозділами архіву.

 

 

 

Начальник відділу зберігання

та обліку документів

Національного архівного фонду                                                  Н.Ф.Корнатовська