Положення – Відділ забезпечення фізичної збереженності документів

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву

Житомирської області

30.05.201616

 

 

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

 

про  відділ   забезпечення фізичної  збереженості  документів

 

 

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ:

 

1.1 Відділ забезпечення  фізичної збереженості документів  /далі – відділ/ є  структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області  / далі  – архіву/.

1.2 У своїй діяльності відділ керується  Конституцією України, Законами України, актами Президента і Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції та Державної архівної служби України, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями відповідного органу місцевого самоврядування, наказами директора архіву,  Правилами роботи архівних установ України, а також цим Положенням.

1.3 Відділ  організовує свою діяльність на підставі річного плану, що  затверджується директором архіву.

1.4 Плани – звіти роботи працівників відділу складаються на основі плану – звіту роботи відділу і затверджуються завідувачем відділу.

1.5 Відділ очолює  завідувач, який в установленому порядку призначається        на посаду  і звільняється з посади директором архіву.

1.6 На посаду завідувача відділу призначається особа, яка має вищу освіту і стаж роботи на профільних посадах  в архівних установах не менше 5 років.

1.7 Завідувач відділу здійснює керівництво його діяльністю, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функціональних обов’язків працівників.

1.8  Завідувач відділу, керуючись виробничою необхідністю, має право корегувати планові завдання працівників.

1.9 Штат відділу визначається штатним розписом архіву в межах граничної чисельності відповідно до завдань та обсягів робіт, що виконує відділ.

2.0  Працівники відділу призначаються на посади та звільняються  з посади директором архіву.

 

  1. ОСНОВНИМИ ЗАВДАННЯМИ ВІДДІЛУ Є:

2.1 Виконання комплексу робіт щодо забезпечення фізичної збереженості      документів НАФ України, що перебувають на зберіганні у Державному  архіві Житомирської області.

2.2 Забезпечення реставрації, ремонту  та оправи документів НАФ.

2.3 Забезпечення прийому та постійне зберігання кіно- фото- відео- фонодокументів (далі – КФФД).

2.4 Створення страхових копій та цифрових копій фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в архіві області, та профільних унікальних документів, пам’яток, незалежно від місця їх зберігання і форми власності на них.

2.5 Надання платних послуг юридичним та фізичним особам.

2.6 Вивчення і впровадження передового досвіду з профільних напрямків діяльності.

 

  1. ВІДДІЛ ВІДПОВІДНО ДО ПОКЛАДЕНИХ НА НЬОГО ЗАВДАНЬ:

 

3.1 Забезпечує постійну реставрацію та ремонт:

  • документів НАФ, переданих до архіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форм власності та об’єднаннями громадян, які діють на території області;
  • документів особового походження;
  • службових видань, що не надходять у встановленому порядку до Книжкової палати України та бібліотек-депозитаріїв;
  • документів юридичних та фізичних осіб, що в установленому порядку надійшли у власність із-за кордону;
  • страхового фонду копій особливо цінних і унікальних документів, пам’яток, копій документів з історії області, що зберігаються в інших архівах, музеях, бібліотеках.

3.2 Створює страхові  та цифрові копії фонду користування особливо цінних документів, що зберігаються в архіві області, та профільних унікальних документів, пам’яток, незалежно від місця їх зберігання і форми власності на них та організовує їх зберігання.

3.3 Надає допомогу юридичним та фізичним особам, які є власниками документів НАФ в питаннях реставрації та створення фондів користування.

3.4 Проводить роботу по прийманню та постійному зберіганню кіно- фото- відео-фонодокументів.

3.5 Проводить спеціальне фізико-хімічне та технічне оброблення документів.

3.6 Здійснює сканування архівних документів для юридичних та фізичних осіб та для потреб архіву.

3.7 Виготовляє конверти, папки, обкладинки та виконує інші картонажні роботи.

3.8 Здійснює оформлення обкладинок справ.

3.9 Надає методичну допомогу з питань забезпечення фізичної збереженості документів архівним установам області.

3.10 Розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань забезпечення фізичної збереженості документів, складає звіти про виконання цих розділів планів.

3.11 Готує матеріали з профільних питань для розгляду на засіданнях колегії та інших дорадчих органів.

 

  1. ВІДДІЛ МАЄ ПРАВО:

 

4.1 Одержувати в установленому порядку від інших структурних підрозділів архіву інформацію, документи та інші матеріали стосовно забезпечення фізичної збереженості та реставрації документів НАФ.

4.2 Працівники відділу мають право на відвідування за дорученням керівництва архіву архівних відділів райдержадміністрації та міських рад, архівних підрозділів підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності і одержувати від них інформацію, документи та інші матеріали стосовно забезпечення фізичної збереженості та реставрації документів НАФ.

4.3 Вносити керівництву архіву пропозиції щодо забезпечення фізичної збереженості та реставрації документів, покращення роботи відділу.

 

  1. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ВІДДІЛУ:

 

5.1 Завідувач відділу несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань та посадових інструкцій працівників відділу.

5.2 Завідувач відділу особисто та працівники відділу несуть відповідальність за:

  • порушення чинного законодавства з питань архівної справи;
  • неналежне виконання покладених на відділ завдань;
  • недоліки в роботі відділу;
  • порушення трудової дисципліни, пошкодження майна архіву та недбайливе до нього ставлення;
  • порушення правил та норм охорони праці та пожежної безпеки.

5.3 При відсутності завідувача відділу його посадові обов’язки виконує архівіст ІІ категорії.

 

  1. ВЗАЄМОВІДНОСИНИ З ІНШИМИ ПІДРОЗДІЛАМИ

 

6.1 Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами архіву, архівними відділами райдержадміністрацій та міських рад, архівними підрозділами установ, організацій, підприємств, незалежно від форм власності та громадянами-власниками документів Національного архівного фонду.

 

 

Завідувач відділу забезпечення

фізичної збереженості документів                                       Н.В. Маковецька