Положення – Відділу формування Національного архівного фонду та діловодства

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву

Житомирської області

07.03.2017 12

 

 

 

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ формування Національного архівного фонду

та діловодства

 

  1. Загальні положення

 

1.1. Відділ формування Національного архівного фонду та діловодства є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву).

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України і Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України, наказами Укрдержархіву, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями обласної ради, Положенням про Державний архів Житомирської області, а також цим Положенням.

 

  1. Основними завданнями відділу є

 

2.1. Забезпечення реалізації державної політики у галузі архівної справи і діловодства, координація діяльності органів державної влади, підприємств, установ, організацій усіх форм власності у питаннях архівної справи і діловодства.

2.2. Здійснення управління архівною справою і діловодством на території області, координація діяльністю державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, зокрема приватних архівних установ, заснованих фізичними особами/або юридичними особами приватного права (приватні архіви) у питаннях архівної справи і діловодства.

2.3. Внесення до Національного архівного фонду архівних документів, що мають місцеве значення, ведення їх обліку.

2.4. Проведення науково-методичної роботи в галузі архівознавства та документознавства, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику діяльності архівних установ.

2.5. Здійснення контролю за діяльністю архівних установ і служб діловодства, забезпечення додержання законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

 

  1. Відділ відповідно до покладених на нього завдань

 

3.1. Проводить в установленому порядку облік, обстеження та аналіз діяльності архівних установ незалежно від форм власності та підпорядкування, веде їх реєстр.

3.2. Веде державний облік профільних документів Національного архівного фонду незалежно від місця зберігання і форми власності на них, здійснює контроль за їх збереженістю, обліком та використанням  відомостей, що в них містяться.

3.3. Організовує роботу, пов’язану з внесенням профільних документів до Національного архівного фонду або вилученням документів з нього незалежно від місця зберігання і форми власності на них.

3.4. Веде облік юридичних та фізичних осіб-джерел формування Національного архівного фонду, які перебувають у зоні комплектування державного архіву, на підставі затверджених списків.

3.5. Визначає джерела комплектування державного архіву документами Національного архівного фонду.

3.6. Проводить роботу, спрямовану на виявлення, взяття на облік, повернення, придбання або відтворення в копіях профільних документів, які знаходяться за кордоном, та документів іноземного походження, що стосуються історії області.

3.7. Перевіряє роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, що перебувають у зоні комплектування державного архіву з метою здійснення контролю за дотриманням строків зберігання архівних документів, вимог щодо умов їх зберігання, порядку ведення обліку та доступу до них, надає зазначеним підрозділам і службам методичну допомогу в організації діловодства та зберіганні документів.

3.8. Здійснює контроль за складенням номенклатури справ підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян, що перебувають у зоні комплектування державного архіву.

3.9. Створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів, забезпечує автоматизацію інформаційних процесів.

3.10. Здійснює науково-методичне керівництво і контроль за діяльністю архівних відділів та секторів районних державних адміністрацій, архівних відділів міських рад, архівних підрозділів підприємств, установ та організацій.

3.11. Складає і подає для затвердження в установленому порядку проекти розділів планів розвитку архівної справи з профільних показників, складає звіти про виконання цих розділів планів.

3.12. Вживає заходів для вдосконалення мережі державних та інших місцевих архівних установ.

3.13. Готує документи з профільних питань для розгляду на засіданнях колегії, експертно-перевірної комісії, інших дорадчих органів.

 

 

3.14. Надає платні послуги юридичним і фізичним особам.

3.15. Сприяє залученню фахівців до роботи в архівних установах області, організовує підвищення їх кваліфікації.

3.16. Здійснює разом з науковими установами або самостійно наукові дослідження з архіво- і документознавства, впроваджує в практику їх результати, поширює науково-технічну інформацію з архівної справи та діловодства.

3.17. Організовує вивчення, узагальнення і поширення передового досвіду.

3.18. Виконує інші функції, що випливають з покладених на відділ завдань.

 

  1. Відділ має право

 

4.1. В межах своїх повноважень перевіряти роботу архівних підрозділів і служб діловодства державних органів та органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, громадських спілок, релігійних організацій, а також трудових, приватних архівів з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи шляхом проведення планових і позапланових перевірок.

4.2. Одержувати в установленому порядку від підрозділів обласної державної адміністрації, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, громадян та їх об’єднань інформацію, документи та інші матеріали, необхідні для виконання покладених на нього завдань.

4.3. Звертатися до суду з позовом про позбавлення власника документів Національного архівного фонду, який не забезпечує належну їх збереженість, права власності на ці документи.

4.4. Порушувати в установленому порядку питання про зупинення діяльності архівних установ, які не забезпечують збереженість документів Національного архівного фонду.

4.5. Порушувати в порядку, встановленому законодавством, питання про притягнення до відповідальності працівників архівних установ та інших осіб, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи, а також про відшкодування ними збитків, заподіяних власнику документів Національного архівного фонду або уповноваженій ними особі;

4.6. Відвідувати архівні підрозділи і служби діловодства державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності та об’єднань громадян з правом доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно із законодавством спеціально охороняються.

 

 

  1. Керівництво

 

5.1. Відділ очолює начальник, який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву згідно із законодавством про державну службу.

5.2. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.

5.3. Обов’язки працівників відділу визначаються у посадових інструкціях, що затверджуються директором архіву.

 

  1. Взаємодія з іншими структурними підрозділами

 

6.1. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з іншими структурними підрозділами державного архіву, обласної державної адміністрації, органами місцевого самоврядування, а також підприємствами, установами, організаціями та об’єднаннями громадян.

 

 

Начальник відділу формування

Національного архівного фонду

та діловодства                                                                                Т.О. Ісакова