Положення – Відділу обслуговування приміщень

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву

Житомирської області

07.03.201712

 

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ обслуговування приміщень

 

  1. Загальні положення

1.1. Відділ обслуговування приміщень (далі – відділ) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву) і підпорядковується заступнику директора, головному зберігачу фондів-начальнику відділу зберігання документів Національного архівного фонду.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента України, Кабінету Міністрів України, наказами Державної архівної служби України, розпорядженнями голови облдержадміністрації з питань матеріально-технічного постачання та забезпечення, наказами директора архіву, Положенням про архів, затвердженим  розпорядженням голови облдержадміністрації від 04.04.2013р. №106 та цим Положенням.

  • Працівники відділу здійснюють свої повноваження відповідно до

посадових інструкцій, які затверджені директором архіву.

  1. Основні завдання

2.1. Здійснення матеріально-технічного обслуговування діяльності архіву.

2.2. Здійснення заходів щодо утримання в належному санітарному та протипожежному стані приміщень та прилеглих територій архіву.

2.3. Здійснення цілодобової охорони будівель архіву.

2.4. Затвердження в установленому порядку актів на списання з балансу обладнання та інших матеріальних цінностей.

2.5.Організація замовлення кошторисно-технічної документації на капітальний та поточний ремонт приміщень та здійснення контролю за ходом їх ремонту.

2.6. Технічне обслуговування виробничого і технологічного обладнання архіву.

  1. Функції відділу

Відділ відповідно до покладених на нього завдань

3.1. Збирає та аналізує заявки структурних підрозділів на матеріальне технічне та господарське забезпечення.

3.2. Складає плани на обслуговування та ремонт.

3.3. Забезпечуває працівників архіву матеріально-технічними засобами, канцтоварами, папером, меблями та іншим обладнанням.

3.4. Проводить роботу щодо вдосконалення умов праці працівників архіву.

3.5. Веде реєстрацію комунальних (оренда нежитлових приміщень та їх страхування, постачання електроенергії, теплопостачання, теплозбереження, водопостачання, надання послуг зв’язку, дезінфекція, охорони тощо),

3.6. Організовує пошук постачальників для укладення договорів купівлі-продажу товарів, робіт та послуг.

3.7. Здійснює підготовку листів та документів, необхідних для укладання (переукладання) договорів.

3.8. Забезпечує належне утримання та експлуатацію службових приміщень, стежити за роботою системи опалення, водопостачання та електропостачання, за необхідності вживати заходи щодо ліквідації несправностей, а також охорона приміщення та матеріальних цінностей.

3.9. Здійснює заходи щодо підтримання у належному технічному та санітарному стані будівель архіву та прилеглої до них території.

3.10. Організовує роботу щодо ремонту засобів зв’язку.

3.11. Забезпечувати необхідний ремонт меблів, електророзеток, дверних замків, а також ремонт відповідного обладнання.

3.12. Забезпечувати дотримання правил протипожежної безпеки, контролю виконання техніки безпеки та охорони праці.

3.13. Забезпечує цілодобової охорони будівель архіву.

3.14. Організовує контроль за дотриманням суворого режиму заощадження у використанні матеріальних та паливно-енергетичних ресурсів.

 

  1. Права

 

Відділ відповідно до покладених на нього завдань має право

4.1. Брати участь у нарадах, засіданнях під час розгляду питань, пов’язаних з господарським обслуговуванням архіву.

4.2. Вносити пропозиції з питань поліпшення господарського обслуговування архіву.

  • Одержувати в установленому порядку від керівництва архіву і структурних підрозділів інформацію, необхідну для виконання покладених на відділ завдань.

4.4. Забезпечувати реалізацію повноважень архіву в сфері господарського та матеріально-технічного обслуговування.

 

  1. Керівництво

 

  • Відділ очолює завідувач, який організовує, спрямовує і контролює

роботу відділу.

  • Завідувач відділу призначається на посаду і звільняється з посади

директором архіву.

  • На посаду завідувача відділу може бути призначено особу з вищою освітою, яка має стаж роботи за фахом або в інших сферах не менш 5 років.
  • Завідувач відділу несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і здійснення ним своїх функцій.
  • Завідувач відділу розробляє посадові інструкції працівників відділу, розподіляє між ними обов’язки та визначає їх повноваження і ступінь відповідальності.

5.6. Завідувач відділу проводить оперативні наради з питань, що пов’язані з діяльністю відділу.

5.7. Завідувач відділу звітує перед керівництвом архіву за виконання покладених на відділ завдань та функцій.

5.8. Завідувач відділу особисто та працівники несуть відповідальність за:

  • порушення чинного законодавства з питань архівної справи;
  • неналежне виконання покладених на відділ завдань;
  • недоліки в роботі відділу;
  • порушення трудової дисципліни, пошкодження майна архіву та

недбайливе до нього ставлення;

  • порушення правил та норм охорони праці та пожежної безпеки.

5.9. У разі відсутності завідувача відділу його обов’язки виконує електрик.

 

  1. Взаємодія з іншими структурними підрозділами

 

  • Відділ взаємодіє зі структурними підрозділами архіву з питань віднесених до компетенції відділу.

 

 

Завідувач відділу

обслуговування приміщень                                                                О.О.Семеняк