Положення – Відділу контролю та організації роботи ЕПК

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву Житомирської області

07.03.2017   №  12

 

П О Л О Ж Е Н Н Я

про відділ контролю та організації роботи

експертно-перевірної комісії

 

  1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ.

1.1. Відділ контролю та організації роботи експертно-перевірної комісії (далі – відділ) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву). Відділ підпорядковується директору архіву і заступнику директора відповідно до розподілу функціональних обов’язків.

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією та законами України, актами Президента України, Верховної Ради України і Кабінету Міністрів України, наказами Міністерства юстиції України та Укрдержархіву, іншими нормативно-правовими актами, розпорядженнями голови облдержадміністрації, обласної ради, наказами архіву, Положенням про архів та цим Положенням.

1.3. Відділ організовує свою діяльність згідно з річним, піврічним та квартальними планами, які затверджуються директором архіву.

1.4. Відділ очолює начальник, який, в установленому порядку, призначається на посаду і звільняється з посади директором архіву.

1.5. Працівники відділу призначаються на посади і звільняються з посад директором архіву.

1.6. На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту, стаж роботи на посадах головного або провідного спеціаліста в архівних установах на менше 5 років.

1.7. Діяльність працівників відділу регламентується посадовими інструкціями, які затверджуються директором архіву.

1.8. Відділ здійснює свою діяльність в контакті та взаємодії з іншими  структурними підрозділами архіву, місцевими державними архівними установами.

 

  1. ОСНОВНИМИ ЗАВДАННЯМИ ВІДДІЛУ Є:

2.1. Забезпечення реалізації державної політики із розгляду методичних та практичних питань, пов’язаних з експертизою цінності документів, внесенням їх до Національного архівного фонду (далі – НАФ) або вилученням документів з нього, здійсненням організаційно-методичного керівництва діяльністю експертних комісій архівних відділів та секторів районних державних адміністрацій, міських рад.

Взаємодія з експертними комісіями державних органів, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ та організацій незалежно від форми власності, об’єднань громадян, релігійних організацій.

2.2. Здійснення контролю за науково-методичним та організаційним забезпеченням експертизи цінності документів в установах, віднесених до джерел формування Національного архівного фонду (далі – НАФ).

2.3. Проведення аналітичної роботи та здійснення контролю за поновленням списків фондоутворювачів держархіву області та державних архівних установ райдержадміністрацій, міських рад.

2.4. Ведення облікової документації, яка подається на розгляд ЕПК держархіву області.

2.5. Забезпечення контролю за дотриманням встановлених нормативними актами термінів упорядкування документів та подання складених описів та актів про вилучення для знищення на розгляд ЕПК.

2.6. Організація роботи з проходження документів, що подаються на розгляд ЕПК. Починаючи з їх реєстрації, перевірки наявності необхідного пакету документів, їх комплектності, правильності оформлення.

2.7. Оформлення протоколів ЕПК, витягів з протоколу ЕПК, складання висновків експертів та оформлення погоджених та схвалених ЕПК документів (відміток у штампах ЕПК про дату та номер протоколу засідання).

2.8. Забезпечення контролю за дотриманням термінів розгляду документів на ЕПК, починаючи з дня їх надходження.

2.9. Організація і здійснення ділових зв’язків архіву з архівними установами та юридичними особами усіх форм власності щодо дотримання  установленого порядку проведення науково-технічного опрацювання документів, які утворились у процесі їх діяльності, їх експертизи цінності з метою належності до НАФ.

2.10. Проведення науково-методичної роботи в галузі формування документа НАФ архіву, місцевих державних архівних установ, впровадження досягнень науки, техніки, передового досвіду в практику.

2.11. Взаємодія із засобами масової інформації. Підготовка статей для опублікування у пресі, участь у радіо-, телепередачах.

2.12. Підготовка пропозицій щодо обмеження доступу до документів Національного архівного фонду (далі – НАФ), що належать державі, територіальним громадам, для громадян тих держав, в яких передбачено обмеження доступу громадян України до їх державних архівів.

2.13. Участь у підготовці пропозицій щодо зняття необґрунтованих обмежень доступу до архівних документів, які належать державі.

2.14. Вивчення системи управління державних органів, органів виконавчої влади, діяльності усіх галузей державного, регіонального та місцевого управління у різні історичні часи з метою виконання письмових запитів центральних та місцевих державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських та релігійних організацій, підприємств, установ та організацій, їх філій та відділень, незалежно від форм власності, об’єднань, іноземних представництв, консульських служб інших держав. Виконання запитів фізичних осіб з профільних питань відділу.

2.15. Вивчення, узагальнення і поширення досвіду роботи місцевих державних архівних установ з профільних напрямків.

 

  1. ФУНКЦІЇ ВІДДІЛУ

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1. Вивчає та узагальнює інформацію про стан архівної справи з профільних питань, спільно з іншими структурними підрозділами архіву, прогнозує її подальший розвиток.

3.2. Готує спільно з іншими структурними підрозділами архіву пропозиції до програм розвитку архівної справи, розробляє проекти наказів директора, які можуть бути видані та зареєстровані як нормативні акти, з питань, що належать до компетенції відділу.

3.3. Здійснює методичне керівництво щодо складання проектів планів розвитку архівної справи з профільних питань, спільно з іншими структурними підрозділами архіву складає зведені плани розвитку архівної справи в області, коригує планові завдання.

3.4. Підтримує ділові зв’язки з державним органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, науковими установами, вищими навчальними закладами, видавництвами, засобами масової інформації, представниками громадськості, релігійними громадами, політичними партіями, юридичними й фізичними особами з питань міжнародної діяльності архіву з питань формування та наповнення фондів державних архівних установ документами НАФ.

3.5. Розробляє та подає проекти науково-методичних розробок, що належать до компетенції відділу, готує висновки щодо їх схвалення, погодження, опублікування, впровадження або доопрацювання.

3.6. Аналізує звіти місцевих державних архівних установ, підбиває підсумки їх діяльності з профільних питань, складає встановлену зведену статистичну звітність.

3.7. Бере участь у комплексних перевірках архівних установ.

3.8. Представляє, у межах наданих йому повноважень, інтереси архіву в зносинах з архівними, іншими іноземними установами та міжнародними організаціями в галузі формування списків юридичних осіб, що утворюють документи НАФ.

3.9. Проводить, відповідно до компетенції, інформаційно-роз’яснювальну роботу щодо законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

3.10. Вивчає, узагальнює та поширює досвід роботи, нові прогресивні форми і методи діяльності державних архівних установ з профільних питань.

3.11. Готує спільно з іншими структурними підрозділами архіву пропозиції до Колективної угоди.

3.12. Організовує і проводить наради, семінари з питань, що належать до компетенції відділу.

3.13. Бере участь у конференціях, нарадах, семінарах з питань міжнародного співробітництва, інформаційної політики,  джерелознавства.

3.14. Складає заходи щодо реалізації критичних зауважень і пропозицій, висловлених учасниками нарад (семінарів), контролює їх виконання.

3.15. За дорученням керівництва розглядає пропозиції, заяви, звернення, скарги громадян України, іноземців, осіб без громадянства, громадських об’єднань, релігійних громад, політичних партій, підприємств, установ та організацій щодо витребування архівної інформації за фондами місцевих державних архівних установ.

3.16. Розглядає запити юридичних осіб усіх форм власності та громадян України, іноземців, осіб без громадянства, підприємств (установ та організацій), дипломатичних представництв, які перебувають на території України, що витребують документи з-за кордону через Департамент консульської служби Міністерства закордонних справ України з урахуванням вимог законодавства кожної окремої країни.

3.17. Організовує надання архівом, в установленому порядку, юридичним та фізичним особам платних послуг з формування фондів архівів документами НАФ, наповнення архівними документами, які є власністю держави, територіальних громад.

3.18. Складає протоколи про адміністративні правопорушення за порушення законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

 

  1. ВІДДІЛ МАЄ ПРАВО:

4.1. Залучати спеціалістів державних органів, органів місцевого самоврядування, територіальних громад, політичних партій, громадських об’єднань, релігійних громад, підприємств, установ та організацій (за погодженням з їх керівниками) для розгляду питань, що належать до його компетенції та надавати їм відповідні роз’яснення з профільних питань.

4.2. Скликати в установленому порядку наради з питань, що належать до компетенції відділу.

4.3. Подавати керівництву архіву пропозиції щодо підвищення кваліфікації співробітників відділу та спеціалістів архівної справи місцевих державних архівних установ.

4.4. Одержувати від місцевих державних архівних установ інформацію, документи і матеріали, необхідні для виконання покладених на відділ завдань.

4.5. Давати вказівки та рекомендації місцевим державним архівним установам з питань, що належать до компетенції відділу, перевіряти їх роботу.

4.6. Брати участь у засіданнях, нарадах, які проводяться архівом, у разі розгляду на них питань, віднесених до компетенції відділу.

4.7. Порушувати, в установленому порядку, питання про притягнення до відповідальності посадових осіб і громадян, винних у порушенні законодавства про Національний архівний фонд та архівні установи.

4.8. Працівники відділу мають право відвідувати за завданням керівництва архіву державні органи, органи місцевого самоврядування, територіальні громади, політичні партії, громадські об’єднання, релігійні громади, підприємства, установи та організації (за погодженням з їх керівниками) усіх форм власності, а також мають право доступу до їх документів за винятком тих, що спеціально охороняються законодавством.

 

  1. КЕРІВНИЦТВО:

Відділ очолює заступник директора – начальник відділу, який:

5.1. Здійснює керівництво діяльністю відділу, забезпечує ефективне виконання покладених на відділ завдань щодо реалізації державної політики в сфері архівної справи.

5.2. Визначає ступінь відповідальності працівників відділу.

5.3. Безпосередньо бере участь у розробленні проектів наказів держархіву області, які можуть бути зареєстровані як нормативні акти, у розробленні регіональної та місцевих програм розвитку архівної справи.

5.4. Надає пропозиції керівництву архіву щодо визначення політики та стратегії діяльності відділу, контролює, відповідно до компетенції відділу, процеси реалізації державної політики у сфері архівної справи, виконання законодавчих і нормативних актів, наказів Мін’юсту України, Укрдержархіву, держархіву області у межах затверджених посадових обов’язків.

5.5. Здійснює аналіз і вивчає тенденції розвитку архівної справи і діловодства, хід виконання державних програм відповідно до компетенції відділу, діяльність відділу та приймає відповідні рішення щодо усунення стану недоліків і закріплення позитивних тенденцій.

5.6. Організовує, регулює та контролює своєчасний та якісний розгляд працівниками відділу поданих документів, складених державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, політичними партіями, громадськими об’єднаннями, релігійними громадами, підприємствами, установами та організаціями з питань, що стосуються діяльності відділу, а також розробляє за результатами їх аналізу відповідні рішення згідно з чинним законодавством, які вносить на розгляд керівництву архіву з подальшим розглядом на засіданнях ЕПК.

5.7. Планує, регулює та контролює роботу відділу.

5.8. Подає, відповідно до законодавства, пропозиції керівництву архіву про призначення на посади, звільнення з посад та переміщення працівників відділу, своєчасне заміщення вакансій, заохочення, накладення стягнень та вирішує питання службової діяльності, вживає необхідних заходів щодо підвищення кваліфікації працівників.

5.9. Бере участь у розробленні заходів із зміцнення трудової дисципліни в архіві.

5.10. Виконує за дорученням керівництва архіву завдання, отриманні від центральних державних органів, облдержадміністрації, обласної ради, готує керівництву архіву доповідні записки, проекти наказів та рішень колегії.

5.11. Звітує перед директором архіву, колегіальними органами архіву про виконання завдань, покладених на відділ.

5.12. Забезпечує дотримання працівниками відділу законодавства України з питань державної служби та боротьби з корупцією, протипожежної безпеки, охорони праці та гігієни.

 

  1. ВЗАЄМОДІЯ З ІНШИМИ СТРУКТУРНИМИ ПІДРОЗДІЛАМИ:

Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє, в установленому порядку, з центральними і місцевими державними органами, органами місцевого самоврядування, територіальними громадами, громадськими організаціями, місцевими державними архівними установами, а також з іншими структурними підрозділами архіву.

 

  1. Співробітники відділу несуть відповідальність за невиконання обов’язків і невикористання прав, передбачених правовими актами та цим Положенням.

 

  1. Відділ працює відповідно до Регламенту роботи Державного архіву Житомирської області.

 

 

 

 

Заступник директора – начальник

відділу контролю та організації

роботи експертно-перевірної комісії                                     Л.В.Мироненко