Положення – Відділу зберігання документів Національного архівного фонду

ЗАТВЕРДЖЕНО

Наказ Державного архіву

Житомирської області

 

07.03.201712

 

ПОЛОЖЕННЯ

про відділ зберігання

документів Національного архівного фонду

 

  1. Загальні положення

 

1.1. Відділ зберігання документів Національного архівного фонду (далі – відділ) є структурним підрозділом Державного архіву Житомирської області (далі – архіву).

1.2. Відділ у своїй діяльності керується Конституцією України, законами України, актами Президента і Кабінету Міністрів України, наказами Мін’юсту та Укрдержархіву, розпорядженнями голови обласної державної адміністрації, рішеннями відповідного органу місцевого самоврядування,   наказами директора архіву, Положенням про Державний архів Житомирської області, Правилами роботи архівних установ України, а також цим Положенням.

1.3. Відділ організує свою діяльність на підставі річного плану, що затверджується директором архіву.

1.4. Плани-звіти роботи працівників відділу складаються на основі плану-звіту роботи відділу і затверджуються заступником директора, головним зберігачем фондів – начальником відділу.

1.5.. Штат відділу визначається штатним розписом архіву в межах граничної чисельності відповідно до завдань та обсягів робіт, що виконує відділ.

1.6. Обов’язки працівників відділу визначаються посадовими інструкціями, що затверджуються директором архіву.

1.7.Працівники відділу призначаються на посади та звільняються  з посад директором архіву

 

  1. Основними завданнями відділу є:

 

2.1. реалізація державної політики та державних програм з питань забезпечення збереженості та обліку документів Національного архівного фонду,  які є власністю держави та власністю територіальних громад;

2.2. організація роботи та здійснення контролю за веденням державного обліку  документів Національного архівного фонду у держархіві області, архівних відділах, секторах райдержадміністрацій, міських рад;

2.3. забезпечення на належному рівні постійного зберігання документів Національного архівного фонду з різними матеріальними носіями інформації, які передані до держархіву органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами, організаціями незалежно від форми власності та об’єднаннями громадян, громадськими організаціями, які діють (діяли) на території області;

2.4. контроль за діяльністю державних архівних установ, підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування з питань забезпечення зберігання та обліку документів;

2.5. організація   робіт  зі   створення  баз  даних   інформаційно – пошукових систем до документів Національного архівного фонду архіву, у тому числі шляхом впровадження автоматизованих технологій.

2.6. вивчення і впровадження передового досвіду з профільних напрямків діяльності в практику діяльності архівних установ;

2.7. здійснення організаційно-методичного керівництва за діяльністю архівних відділів, секторів райдержадміністрацій та міських рад з профільних питань.

 

  1. Функції відділу

 

Відділ відповідно до покладених на нього завдань:

3.1.здійснює в установленому порядку приймання документів НАФ від джерел комплектування архіву; приймання та забезпечення належних умов зберігання документів з виборів Президента України, народних депутатів України, депутатів місцевих рад, міських голів, референдумів. Сприяє виборчим комісіям у здійсненні ними своїх повноважень;

3.2. здійснює комплексні та контрольні перевірки стану зберігання та державного обліку документів Національного архівного фонду у архівних відділах, секторах райдержадміністрацій, міських рад;

3.3. надає консультаційну допомогу з питань збереженості, обліку документів архівним підрозділам обласних установ, підприємств та організацій;

3.4. організовує зберігання і раціональне розміщення документів у архівосховищах та забезпечує дотримання оптимальних умов, санітарно-гігієнічного режиму, дотримання вимог пожежної безпеки; контролює порядок експлуатації приміщень і обладнання у відділі та архівосховищах;

3.5. визначає необхідність і черговість проведення перевірки наявності і стану справ, організує і координує цю роботу в архівосховищах; організує і здійснює розшук невиявлених справ;

3.6. веде роботу щодо визначення фізичного стану документів та облік документів, що потребують дезинфенкції, дезинсекції, профілактичної обробки, реставрації, оправи, картонування, нумерації аркушів та інших робіт, які забезпечують збереженість документів;

3.7. організовує та здійснює підготовку документів до передавання їх до лабораторії, забезпечення збереження та мікрофільмування документів з метою проведення реставрації, оправи справ, створення страхового фонду та фонду користування;

3.8. здійснює картонування, нумерацію аркушів, оформлення обкладинок справ, ярликів; організовує дезинфекцію, дезинсекцію документів та  архівосховищ.

3.9. проводить виявлення, взяття на облік і забезпечення збереженості унікальних, особливо цінних документів, організовує роботу щодо включення унікальних документальних пам’яток до Державного реєстру національного культурного надбання, бере участь у проведенні грошової оцінки унікальних документів;

3.10. організовує зберігання копій страхового фонду і фонду користування;

3.11. забезпечує дотримання правил видачі документів з архівосховищ, оформлює відповідно до чинного законодавства видачу документів у тимчасове користування установам, організаціям і підприємствам, контролює своєчасність їх повернення;

3.12. веде державний облік документів НАФ, в тому числі унікальних та особливо цінних документів, їх страхового фонду та фонду користування;

3.13. зберігає облікові документи архіву, здійснює контроль за збереженістю, обліком та використанням облікової документації в державних архівних установах області;

3.14. вносить зміни в усі види облікової документації у зв’язку з надходженням, вибуттям, розшуком справ, які виявлені відсутніми внаслідок перевіряння наявності справ, вдосконаленням та переробкою описів справ, створенням об’єднаних архівних фондів;

3.15. готує відомості про зміни у складі і обсязі фондів архіву Державному комітету архівів України, надсилає нові і перескладені картки фондів для Центрального фондового каталогу;

3.16. бере  участь у роботі щодо створення та розвитку баз даних автоматизованих систем обліку документів та пошуку інформації про них;

3.17. здійснює вдосконалення описів, їх переробку, каталогізацію документів, створення довідників до документів архіву (путівників, анотованих реєстрів описів тощо);

3.18. разом з експертно-перевірною комісією держархіву та відділом формування НАФ та діловодства уточнює фондову приналежність документів НАФ;

3.19. бере участь у науково-дослідних роботах, підготовці нормативно-методичних документів з профільних питань діяльності, впроваджує у практику роботи результати наукових досліджень і методичних розробок, а також передовий досвід роботи;

3.20. розробляє проекти розділів планів розвитку архівної справи з питань зберігання документів Національного архівного фонду, складає звіт про виконання цих планів;

3.21. готує матеріали з профільних питань для розгляду на засіданнях колегії та науково – методичної ради;

3.22. бере участь у проведенні занять з підвищення кваліфікації та перепідготовки працівників архіву та інших архівних установ з профільних питань.

 

  1. Відділ має право:

 

4.1. .проводити перевіряння архівних установ низової ланки з метою здійснення контролю за дотриманням законодавства про Національний архівний фонд і архівні установи з питань збереженості документів Національного архівного фонду;

4.2. здійснювати перевіряння за дорученням керівництва архіву архівних підрозділів і діловодних служб підприємств, установ і організацій, незалежно від форм власності та підпорядкування, а також право доступу до їх документів, за винятком тих, що згідно з законодавством спеціально охороняються, з метою контролю за дотриманням вимог нормативних документів щодо забезпечення їх збереження;

4.3. подавати керівництву пропозиції щодо поліпшення стану зберігання документів у архіві, вдосконалення державного обліку та створення фонду користування та страхового фонду документів Національного архівного фонду;

4.4. одержувати від архівних відділів, секторів райдержадміністрацій, міських рад, інших відділів архіву інформацію, що потрібна для виконання покладених на нього завдань;

4.5. представляти державний архів на конференціях, нарадах, семінарах у разі розгляду на них профільних питань.

 

  1. Керівництво

 

5.1. Відділ очолює заступник директора, головний зберігач фондів-начальник відділу (далі – начальник), який в установленому порядку призначається на посаду і звільняється з посади головою обласної державної адміністрації.

5.2. На посаду начальника відділу призначається особа, яка має вищу освіту і стаж роботи в архіві на посадах начальника відділу, заступника начальника відділу у структурному підрозділі відповідного напрямку не менше 5 років.

5.3. Начальник відділу забезпечує реалізацію державної політики з питань забезпечення зберігання та державного обліку документів Національного архівного фонду України у держархіві області, архівних відділах секторах райдержадміністрацій, міських рад, здійснює керівництво відділом, несе персональну відповідальність за виконання покладених на відділ завдань і функціональних обов’язків працівників. Відповідає за облік таємних документів; приймає участь у роботі Експертно-перевірної комісії держархіву області, є членом звуженого складу ЕПК архіву для експертизи цінності таємних документів;

 

5.4. Начальник відділу особисто та працівники несуть відповідальність за:

  • порушення чинного законодавства з питань архівної справи;
  • неналежне виконання покладених на відділ завдань;
  • недоліки в роботі відділу;
  • порушення трудової дисципліни, пошкодження майна архіву та

недбайливе до нього ставлення;

  • порушення правил та норм охорони праці та пожежної безпеки.

5.5. При відсутності завідувача відділу його обов’язки виконує провідний спеціаліст.

 

 

  1. Взаємодія з іншими структурними підрозділами:

 

6.1. Відділ у процесі виконання покладених на нього завдань взаємодіє з  архівними відділами, секторами райдержадміністрацій та міських рад, архівними підрозділами установ, організацій, підприємств, незалежно від форм власності та громадянами – власниками документів Національного архівного фонду, іншими структурними підрозділами архіву.

 

 

 

 

Заступник директора,

головний зберігач фондів –

начальник відділу зберігання

документів Національного архівного фонду                             Н.Г.Шимченко