Пам’ятка нумерації

Державний архів Житомирської області

  

Памятка для працівників щодо

нумерації аркушів у справах 

  

                                   Схвалено протокол

                                             науково-методичної ради

                                 Державного архіву

                                       Житомирської області

                                                                    від «      » _________2015р.

 

м.Житомир

2015

 

 

1.Нумерація аркушів справи
З метою забезпечення збереження та закріплення порядку розташування документів, включених у справу, всі його аркуші, крім аркуша-засвідчувача справи, нумеруються. Аркуші справи нумеруються в розгорнутому вигляді арабськими цифрами валовою нумерацією в правому верхньому куті, причому цифри не повинні зачіпати тексту документа. Нумерують аркуші справи чорним графітним олівцем або нумератором. Використання чорнил або кольорових олівців для нумерації аркушів не допускається. Аркуші внутрішнього опису документів справи нумеруються окремо.

Фотографії, креслення, діаграми та інші ілюстративні документи, що представляють самостійний лист у справі, нумеруються на зворотному боці, в лівому верхньому кутку аркуша. Аркуш будь-якого формату, підшитий за один край, нумерується, як один аркуш. Якщо в справі є аркуші, складені і підшиті за середину, справа підлягає перешиванню, і такий аркуш нумерується як один. Якщо до аркушу наклеєні одним краєм інші документи (вставка тексту, переклади тощо), то вони нумеруються окремо. Наявні в справі аркуші з наглухо наклеєними документами (фотографіями, вирізками, виписками тощо) нумеруються як один аркуш. При цьому в аркуші-засвідчувачі справи зазначається загальна кількість наклеєних фотографій і номери аркушів, на яких вони розташовані. Складені аркуші (формат АЗ, А2) розгортаються і нумеруються, у правому верхньому куті документа. Аркуш і наклеєний однією стороною документ до нього (найчастіше це буває резолюція про виконання документа) нумеруються як два самостійних аркуша.

Підшиті у справу конверти з написами чи вкладеннями також нумеруються. У цьому випадку кожне вкладення в конверті нумерується черговим номером слідом за конвертом. Підшиті у справу документи з власною нумерацією аркушів (доповіді, звіти та ін) нумеруються в загальному порядку. Підшитий у справу документ з власною нумерацією аркушів може зберігати цю нумерацію, якщо вона відповідає порядковому розташуванню аркушів у справі. Чисті аркуші у справі, не нумеруються. Наприклад, якщо в одну справу підшито декілька чистих аркушів, то всі документи  нумеруються наскрізною нумерацією, а чисті аркуші, що відокремлюють документи чи розділи справи один від одного, не нумеруються. Наприклад: у аркуші-засвідчувачі справи зазначається, що після аркушу 95 і до аркушу 103 підшиті чисті аркуші. У тих випадках, коли при нумерації аркушів допущено велику кількість помилок, аркуші справи нумеруються заново. При перенумерації аркушів старі номери закреслюються однією похилою рискою і поряд, ставиться новий номер аркуша. У цьому випадку складається новий аркуш-засвідчувач, що міститься у кінці справи. Відомості про кількість аркушів у справі в колишньому аркуші-засвідчувачі закреслюються, але цей аркуш-засвідчувач також зберігається у справі. При наявності окремих помилок при нумерації аркушів допускається вживання літерних номерів. При нумерації таких справ на незанумерованних аркушах ставиться номер попереднього занумерованого аркуша з додатком букв: а, б, в, г і т. д. (літерні аркуші 5а, 10а, 10б). При повторенні одного номера на кількох поруч розташованих аркушах до кожного номеру аркуша, починаючи з другого, також додаються літери а, б, в, і т.д. Наприклад, якщо при нумерації аркушів у справі два з них мають порядковий номер “10”, то другий з них буде мати порядковий номер “10а”. Іноді при нумерації аркушів справи окремі аркуші виявляються пропущеними, тобто за номером 25 може бути розміщений аркуш з порядковим номером 27. У цьому випадку номери пропущених аркушів вказуються в аркуші-засвідчувачі справи. Наприклад: “пропущені номери-26”. Як було сказано вище, всі недоліки та виправлення нумерації зазначаються у аркуші-засвідчувачі справи.

 

  1. Складання аркуша-засвідчувача справи

Аркуш-засвідчувач справи складається з метою обліку кількості аркушів у справі за встановленою формою (додаток 21 до Правил роботи архівних установ України). У засвідчувальному записі зазначається цифрами і прописом кількість пронумерованих аркушів справи, кількість аркушів внутрішнього опису, обумовлюються особливості нумерації аркушів справи і фізичного стану документів справи, наявність літерних номерів аркушів справи, пропущених номерів, номерів аркушів з наклеєними фотографіями (за винятком особистих справ), номерів великоформатних аркушів, конвертів з вкладеннями і кількість вкладених в них аркушів, а також вказується наявність у справі друкарських примірників брошур з кількістю аркушів у них, якщо вони не були відзначені в загальній валовій нумерації у справі. Кількість аркушів внутрішнього опису, яка нумерується окремо і міститься в початку справи, вказується в аркуші-засвідчувачі справи після загальної кількості аркушів справи через знак + (плюс). Наприклад, “у справі підшито і пронумеровано 100 (сто) аркушів + 5 аркушів внутрішнього опису”. Наступні зміни складу і стану справи (пошкодження, недостача документів, заміна оригіналів копіями та ін) відзначаються в аркуші-засвідчувачі справи з посиланням на відповідний акт. Відмітки завіряються та зазначається дата.

Аркуш-засвідчувач справи розміщується в кінці справи і оформлюється на бланку або чистому аркуші паперу формату А4. Для справ з особового складу, що не мають конвертів з вкладеннями, допускається оформлення аркуша-засвідчувача на аркуші паперу формату А5. У книгах засвідчувальний напис вказується на зворотному боці останнього чистого аркуша, у картотеках – на окремому чистому аркуші формату картки. Аркуш-засвідчувач справи підписується укладачем. Засвідчувальний напис у аркуші-засвідчувачі справи повинен бути написаний розбірливо, із зазначенням посади, розшифровки підпису, особистого підпису та дати складання. Забороняється виносити аркуш-засвідчувач справи на обкладинку справи або чистий зворотній аркуш останнього документа. У тих випадках, коли справу вже підшито або переплетено без бланка аркуша-засвідчувача або чистого аркуша формату А4, він наклеюється за верхню частину аркушу на внутрішній стороні обкладинки справи або може бути підшитий в кінці цієї справи.
Наприклад:

АРКУШ-ЗАСВІДЧУВАЧ СПРАВИ № 496
У справі підшито і пронумеровано 150 (сто п’ятдесят) аркушів,
в тому числі: літерні аркуші – 10а, 20а, 206;
пропущені номери – 110, 121
+ 3 аркущі внутрішнього опису.

Чисті аркуші  після 95 по 103.

 

Особливості фізичного стану та формування справи Номери аркушів
I 2

Фізичні пошкодження                                         25, 72.

(Розрив і склеювання)
Зберігач фондів                                    (підпис)                       Ю.Г.Менушкін

03.06.2015

Заступник директора-

головний зберігач фондів                                    Н.Г.Шимченко