Пам’ятка культури

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

  

Сучасна нормативна та методична база функціонування діловодства та архівної справи: пам’ятка для працівників закладів культури

   

                                                             Схвалено

                                                                                 науково-методичною радою

                                                                                 від 17.11.2014 протокол № 7

 

                    

Житомир–2014

 

 

Зміст

 

Передмова……………………………………………………………………….………….2

 Загальна частина………………………………………………………………………..3

Список рекомендованої літератури та корисних посилань…………..14

 

 

 

 

Відповідно до законодавства, діловодство та архівна справа становлять єдину документно-інформаційну сферу, адже більшість документів, нагромаджених у результаті роботи різних установ, підприємств та організацій, підлягає зберіганню в архіві. І рівень підготовки цих документів та організації роботи з ними у діловодстві значною мірою впливає на якість документів як джерел архівної інформації, а також на процеси формування архівних фондів. Від чіткої організації діловодних і архівних процесів у закладах культури залежить ефективність їхньої діяльності.

В останнє десятиліття організація діловодства та архівного зберігання документів в Україні зазнала кардинальних змін, пов’язаних з процесами державотворення, реорганізацією економічної інфраструктури, впровадженням новітніх інформаційних технологій, впливом міжнародного досвіду, та формуванням власної нормативно-правової й методичної бази. Провідну роль у формуванні цієї бази відіграє Державна архівна служба України (Укрдержархів), що є спеціально уповноваженим центральним органом виконавчої влади у сфері діловодства й архівної справи, а також галузева інституція Укрдержархіву – Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД).

Метою цієї Пам’ятки є ознайомлення працівників закладів культури з чинними нормативно-правовими актами, національними стандартами й методичними документами у галузі діловодства та архівної справи. До базової мережі закладів культури місцевого рівня (відповідно до Закону України «Про культуру») належать комунальні заклади культури (бібліотеки, музеї, галереї, заповідники, виставкові зали, театри, філармонії, концертні організації, мистецькі колективи, кінотеатри, кіновідеопрокатні підприємства, об’єднання, палаци і будинки культури, інші клубні заклади, заклади освіти сфери культури, початкові спеціалізовані мистецькі навчальні заклади (школи естетичного виховання та студії), парки культури та відпочинку тощо).

Нормативну та методично-правову базу діловодства та архівної справи України можна умовно розділити на декілька груп. Першу групу становлять закони України, що регламентують загальні засади політики держави в галузі інформації взагалі та діловодства зокрема. Другу групу складають галузеві та державні стандарти, які сприяють виробленню однотипної форми управлінських документів, процедури роботи з ними (від створення до передачі на зберігання). Третю групу становлять, так звані, підзаконні акти, якими врегульовується більшість зазначених питань. Це різного роду інструкції, правила, положення, покликані адаптувати загальні законодавчі норми до потреб, завдань, специфічних особливостей органів влади і апарату управління різних рівнів. Четверту групу складають методичні рекомендації, які мають на меті надати практичну допомогу фахівцям діловодних служб, канцелярій чи окремим відповідальним особам за діловодство та архівне зберігання документів.

Таким чином, основними нормативними актами, що регулюють сферу діловодства та архівної справи є:

– Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» від 24 грудня 1993 року № 3814-XII, у редакції Закону від 13 грудня 2001 року № 2888-ІІІ. Цей Закон регулює відносини, пов’язані із формуванням, обліком, зберіганням і використанням Національного архівного фонду, визначає архівну справу та діловодство як складову єдиної документно-інформаційної сфери та регулює в цій сфері державну політику;

– Закон України «Про бібліотеки і бібліотечну справу» від 27 січня 1995 року № 32/95-ВР, у редакції Закону від 16 березня 2000 року № 1561-ІІІ. Цей Закон визначає статус бібліотек, правові та організаційні засади діяльності бібліотек і бібліотечної справи в Україні;

– Закон України «Про вивезення, ввезення та повернення культурних цінностей» від 21 вересня 1999 року № 1068-ХІV, із змінами. Цей Закон регулює відносини, пов’язані з вивезенням, ввезенням та поверненням культурних цінностей, і спрямований на охорону національної культурної спадщини та розвиток міжнародного співробітництва України у сфері культури;

– Закон України «Про музеї та музейну справу» від 29 червня 1999 року № 249-95/ВР, із змінами. Цей Закон регулює суспільні відносини у сфері музейної справи, визначає правові, економічні, соціальні засади створення і діяльності музеїв України та особливості наукового формування, вивчення, обліку, зберігання, охорони і використання Музейного фонду України, його правовий статус;

– Закон України «Про культуру» від 14 грудня 2010 року № 2778-VІ, із змінами. Цей Закон визначає правові засади діяльності у сфері культури, регулює суспільні відносини, пов’язані із створенням, використанням, розповсюдженням, збереженням культурної спадщини та культурних цінностей, і спрямований на забезпечення доступу до них;

– Закон України «Про інформацію» від 2 жовтня 1992 року № 2657–ХІІ, у редакції Закону від 13 січня 2011 року № 2938-VІ. Цей Закон регулює відносини щодо створення, збирання, одержання, зберігання, використання, поширення, охорони, захисту інформації;

– Закон України «Про звернення громадян» від 2 жовтня 1996 року № 393/96-ВР, зі змінами. Цей Закон регулює питання практичної реалізації громадянами права вносити в органи державної влади, об’єднання громадян пропозиції про поліпшення їх діяльності, викривати недоліки в роботі, оскаржувати дії посадових осіб, державних і громадських органів;

– Закон України «Про електронні документи та електронний документообіг» від 22 травня 2003 року № 851-IV, із змінами. Цей Закон встановлює основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів;

– Закон України «Про електронний цифровий підпис» від 22 травня 2003 року № 852-IV, із змінами. Цей Закон визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають при використанні електронного цифрового підпису;

– Закон України «Про захист персональних даних» від 1 червня 2010 року № 2297-VI, із змінами. Цей Закон регулює правові відносини, пов’язані із захистом і обробкою персональних даних, і спрямований на захист основоположних прав і свобод людини і громадянина, зокрема права на невтручання в особисте життя, у зв’язку з обробкою персональних даних;

– Закон України «Про доступ до публічної інформації» від 13 січня 2011 року № 2939-VI, із змінами. Цей Закон визначає порядок здійснення та забезпечення права кожного на доступ до інформації, що знаходиться у володінні розпорядників публічної інформації та становить суспільний інтерес;

– Постанова Кабінету Міністрів України «Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці» від 9 серпня 1993 року № 611;

– Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об’єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації» від 14 квітня 1997 року № 348. Цією інструкцією визначено чіткий порядок роботи зі зверненнями громадян, незалежно від категорії і специфіки діяльності тієї чи іншої установи;

– Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять службову інформацію» від 27 листопада 1998 року № 1893;

– Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Порядку застосування електронного цифрового підпису органами державої влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності» від 28 жовтня 2004 року № 1452. Цей Порядок визначає вимоги до застосування електронного цифрового підпису органами державної влади, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями державної форми власності;

– Постанова Кабінету Міністрів України «Про проведення експертизи цінності документів» від 8 серпня 2007 року № 1004, якою затверджено і визначає процедуру утворення комісій з проведення експертизи цінності документів та організацію їх діяльності;

– Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» від 30 листопада 2011 року № 1242. Вважати такою, що втратила чинність Примірну інструкцію з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затверджену постановою Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 2011 року № 1153. Нагадаємо, що примірні й типові інструкції з діловодства є нормативно-методичними посібниками для підготовки індивідуальних інструкцій, при цьому примірні мають рекомендаційний характер, а типові – обов’язковий. Тому положення Типової інструкції є обов’язковими для усіх центральних і місцевих органів виконавчої влади, а також підприємств, установ і організацій, що належать до сфери управління зазначених органів влади;

Типова Інструкція встановлює загальні вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в них, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням. Звернути увагу, що в Інструкції встановлено вимоги до: проведення експертизи цінності документів, складення описів справ, актів про вилучення для знищення (з відповідними шаблонами у додатках), оформлення справ, передачі справ до архіву установи.

Зокрема, у Типовій інструкції наведено загальні вимоги до: створення документів; виготовлення бланків документів; оформлення деяких реквізитів документів; складання деяких видів службових документів (наказів (розпоряджень), протоколів, службових листів, документів до засідань колегіальних органів, документів про службові відрядження);

Постанова Кабінету Міністрів України «Про внесення змін до Порядку утворення та діяльності комісій з проведення експертизи цінності документів і Порядку віднесення документів Національного архівного фонду до унікальних, їх обліку та зберігання» від 28 листопада 2012 року № 1103;

– Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів влади та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів» від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі – Перелік). Відповідно до зазначеного наказу втратив чинність Перелік типових документів, що утворюються в діяльності органів державної влади та місцевого самоврядування, інших підприємств, установ та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затверджений наказом Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України від 20 липня 1998 року.

Новий Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма установами незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності для визначення строків зберігання документів, їх відбору на постійне і тривале (понад 10 років) зберігання і для знищення. Він включає лише типові документи, що створюються під час документування однотипних управлінських функцій, зокрема з питань організації системи управління, планування, фінансування, обліку, звітності, роботи з кадрами, адміністративно-господарського обслуговування тощо.

Перелік регулює дотримання строків зберігання документів, сприяє якісному проведенню експертизи цінності документів, складанню номенклатур справ і правильному та вчасному вилученню документів, що втратили своє практичне значення, для знищення.

На особливу увагу заслуговують зміни у складі та строках зберігання документів Переліку, що стосуються трудових відносин та роботи з кадрами. Загалом Переліком (ст. 16) визначено три види наказів (розпоряджень): а) з основної діяльності; б) з кадрових питань (особового складу); в) з адміністративно-господарських питань. Спробуємо дати коротку характеристику кожному із них, оскільки дуже часто відповідальні особи за складення наказів (розпоряджень) не розподіляють їх належним чином.

Накази (розпорядження) з основної діяльності мають строк зберігання «постійно» – для установ, у діяльності яких створюються документи НАФ, та «до ліквідації організації» – для установ, у діяльності яких не створюються документи НАФ. Видаються вони з питань: 1) утворення, реорганізації, ліквідації, перейменування, зміни діяльності, постійно діючих і тимчасових колегіальних органів і комісій; 2) затвердження або внесення змін до статутів, положень, структури і штатної чисельності, штатного розпису, інструкцій, правил, планів, графіків роботи та інших внутрішніх організаційних документів; 3) скасування попередніх наказів з основної діяльності у зв’язку із завершенням терміну їх дії, звільненням або переведенням на іншу посаду відповідальних працівників тощо.

Накази (розпорядження) з адміністративно-господарських питань згідно з новим Переліком слід зберігати 5 років, вони містять рішення оперативного, організаційного, адміністративного, господарського характеру та видаються з наступних питань:1) організація та проведення будь-яких заходів за участю працівників (наказ про проведення річної інвентаризації; про організацію курсів підвищення кваліфікації працівників); 2) фінансування певних заходів та робіт (наказ про виділення коштів на організацію і проведення святкового заходу); 3) забезпечення працівників інформаційно-комунікаційними і технічними ресурсами, інвентарем, канцелярськими товарами тощо (наказ про придбання і розподіл канцелярського приладдя; наказ); 4) утворення тимчасових робочих органів для проведення певних заходів або виконання робіт (наказ про створення комісії з перевірки стану діловодства; 5) призначення відповідальних осіб (наказ про призначення відповідальних за пожежну безпеку чи охорону праці); 6) запровадження незначних змін у роботі окремих працівників, установлення певних обмежень тощо (наказ про призначення чергових у святкові дні, про встановлення обмеження щодо користування мобільним зв’язком).

Накази (розпорядження) з кадрових питань (особового складу) заслуговують на особливу увагу, адже залежно від строків зберігання їх поділено на дві категорії: 1) довготривалого строку зберігання – 75 років; 2) тимчасового строку зберігання – 5 років.

До першої категорії віднесено ті, які можуть бути використані для підтвердження законних прав громадян, зокрема на нарахування пенсій, різних видів матеріальної допомоги та компенсацій, інших виплат і пільг. Це накази про: 1) прийняття на роботу (призначення на посаду); 2) переведення (переміщення) на іншу посаду (роботу); 3) звільнення (припинення трудового договору); 4) сумісництво; 5) зміну біографічних даних (прізвища, імені тощо);6) заохочення (нагородження, преміювання); 7) довгострокові відрядження в межах України та за кордон; 8) надання матеріальної (благодійної) допомоги; 9) надання відпусток для догляду за дитиною, та без збереження заробітної плати.

До другої категорії належать накази про: 1) короткострокові відрядження в межах України та за кордон; 2) стягнення; 3) надання щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням.

Відповідно до нового Переліку особові справи і особові картки працівників (у тому числі тимчасових і працюючих за сумісництвом); розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників; протоколи, витяги з протоколів та документи до них конкурсних комісій із заміщення вакантних посад, обрання на посади; документи про проведення атестацій і встановлення кваліфікації зберігатимуться 75 років без урахування віку працівника на момент звільнення. Відповідно до Переліку № 41 строк зберігання зазначених документів слід було визначати з урахуванням віку звільненої особи;

Наказ Міністерства юстиції України «Про затвердження Переліку видів документів, пов’язаних із забезпеченням соціального захисту громадян, що мають надходити до архівних установ у разі ліквідації підприємств, установ, організацій, які не належать до джерел формування Національного архівного фонду» від 14 березня 2013 року № 430/5. Цей Перелік є нормативним актом, призначеним для використання всіма підприємствами, установами, організаціями, що не належать до джерел формування НАФ, при визначенні строків зберігання документів під час проведення їх експертизи цінності у зв’язку з ліквідацією.

До Переліку включено види документів, що можуть бути використані архівними установами під час виконання запитів соціально-правового характеру, які підтверджують законі права та інтереси громадян і яким визначено строк зберігання 75 років. Це перш за все, документи з кадрових питань (особового складу), у тому числі пов’язані з нарахуванням та виплатою заробітної плати працівникам, а також деякі види організаційно-розпорядчих документів, що містять інформацію про організацію, що ліквідована. Звернути особливу увагу на те, що строк зберігання 75 років визначено деяким документам лише у разі ліквідації установи, а у разі її функціонування ці ж документи безстроково зберігаються в установі з встановленим строком – «До ліквідації організації»;

Наказ Державного комітету архівів України «Про затвердження Правил роботи архівних підрозділів державних органів влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій» від 16 березня 2001 року № 16 (далі – Правила). Основними завданнями цих Правил є встановлення єдиного для всіх установ порядку роботи з документами від їх створення в діловодстві до передання на постійне зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад або інших архівних установ, підвищення ефективності організації архівної справи в установах, суворе дотримання вимог законодавчих та нормативно-правових актів з питань архівної справи та діловодства. Правила є обов’язковими для виконання усіма закладами, незалежно від форми їхньої власності, складаються з 12 розділів.

У третьому розділі Правил (пункт 3.1.) викладено порядок складення та оформлення номенклатури справ.

У четвертому розділі подано правовий статус, завдання і функції експертних комісій (далі – ЕК), основні вимоги до практичного проведення експертизи цінності документів. Звернути увагу, що описи справ постійного (тривалого) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду (далі – НАФ), розглядаються ЕК закладу одночасно (пункт 4.5.6. Правил). Схвалені ЕК закладу описи, акти про вилучення для знищення подаються в установленому порядку на розгляд ЕК архівного відділу (сектору) райдержадміністрації, міської ради або на розгляд експертно-перевірної комісії держархіву області. Погоджені акти затверджуються керівником закладу, після чого надається право знищувати документи.

Якщо експертизу цінності документів за попередні роки не було проведено у закладах, відбір документів постійного та тривалого зберігання до відповідних описів справ, вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, здійснюється згідно з діючим Переліком. До акту про вилучення для знищення документів, не внесених до НАФ, закладу пропонується додавати довідку, підписану керівником та головним бухгалтером і завірену гербовою печаткою (із зазначенням ідентифікаційного коду). У довідці зазначається, що перевірку фінансово-господарської діяльності закладу проведено органами фінансового державного контролю.

Звернути особливу увагу на те, що ЕК створюються лише у закладах, котрі мають статус юридичної особи. Якщо заклад не має статусу юридичної особи, його номенклатура, описи справ та акти про вилучення для знищення є складовою чстиною документів органу вищого рівня, який схвалює їх власною ЕК.

П’ятий розділ Правил присвячений питанням упорядкування документів, їх наукового описування та передавання до архіву закладу.

У шостому розділі викладені вимоги щодо складення і оформлення описів справ постійного (тривалого) зберігання та з кадрових питань (особового складу). У пункті 7.3.4. викладені вимоги щодо складення історичної довідки.

– Наказ Міністерства юстиції «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» від 10 лютого 2012 року № 232/5;

– Наказ Міністерства юстиції «Про затвердження Типового положення про експертну комісію державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації» від 19 червня 2013 року № 1227/5;

– Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів» (ДСТУ 4163-2003). Він поширюється на організаційно-розпорядчі документи – постанови, розпорядження, накази, положення, рішення, протоколи, акти, листи тощо, створювані в результаті діяльності державних органів влади України, підприємств, установ і організацій всіх форм власності. Відповідно до ДСТУ 4163-2003 встановлено 32 реквізити документів; вимоги до змісту й розташовування цих реквізитів; вимоги до бланків та оформлювання документів; вимоги до документів, що їх виготовляють за допомогою друкувальних засобів (на друкарській машинці або за допомогою комп’ютерної техніки);

Складення архівних описів: методичні рекомендації, схвалені на засіданні нормативно-методичної комісії Укрдержархіву протокол від 18 грудня 2012 року № 5. У цих Методичних рекомендаціях представлено методику складення описів у діловодних та архівних службах підприємств, установ та організацій різних форм власності. Подано рекомендації стосовно систематизації справ опису, підготовки елементів довідкового апарату опису, удосконалення та перероблення описів. У додатках містяться зразки передмов до описів справ постійного зберігання, форми та зразки описів, а також Примірний перелік справ, що підлягають включенню в опис справ з кадрових питань (особового складу).

На підставі зазначених нормативно-правових актів і методичних посібників у всіх закладах культури в обов’язковому порядку розробляються:

– індивідуальні інструкції з діловодства;

– положення про службу діловодства (якщо вона існує як самостійний структурний підрозділ). У невеликих закладах організація роботи з документами покладається на секретаря чи діловода, для них мають бути розроблені посадові інструкції;

– зведені номенклатури справ і номенклатури справ структурних підрозділів;

– положення про архів (архівний підрозділ);

-положення про експертну комісію закладу.

Окрім того, у відповідності до цих норм та правил здійснюється експертиза цінності службових документів та складення описів справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та актів про вилучення для знищення документів.

Пам’ятку підготувала

заступник начальника відділу

формування НАФ та діловодства                                                          Т.С.Гаращук

 

Список рекомендованої літератури та корисних посилань:

Сельченкова С. Діловодство: Практичний посібник / С. Сельченкова. – К.: Інкунабула, 2009. – 480 с.

Сельченкова С. Експертиза цінності управлінських документів: історія, теорія, методика: наук.-метод. посібник / С. Сельченкова, К. Селіверстова; Держ. архів. служба України, УНДІАСД, Спілка архівістів України, Рівнен. осередок Спілки архівістів України.–К.; Рівне, 2011.–170 с.

– Державна архівна служба України (Укрдержархів) http://www.archives.gov.ua/

– Український науково-дослідний інститут архівної справи та документознавства (УНДІАСД) http://undiasd.archives.gov.ua

– Державний архів Житомирської області (ДАЖО) http://archive.zt.gov.ua/