Додатки до інструкції 2013

Додаток 1

до п.1.10 розділу ІІ

 

ВИМОГИ

до оформлення документів, що виготовляються

за допомогою друкувальних засобів

 

  1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 – 14 друкарських пунктів.

Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 – 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту «Прізвище виконавця і номер його телефону», виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.

Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).

  1. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1–1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) – через 1 міжрядковий інтервал.

Текст документа, що подається для державної реєстрації до Головного управління юстиції у Житомирській області, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів «Адресат», «Гриф затвердження», «Гриф погодження» відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.

Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 – 3 міжрядкових інтервали.

  1. Назва виду документа друкується великими літерами.
  2. Розшифрування підпису в реквізиті «Підпис» друкується на рівні останнього рядка назви посади.
  3. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).

Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.

  1. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:

12,5 міліметра – для абзаців у тексті;

92 міліметри – для реквізиту «Адресат»;

104 міліметри – для реквізитів «Гриф затвердження» та «Гриф обмеження доступу до документа»;

125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті «Підпис».

 

Продовження додатка 1

 

  1. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів «Дата документа», «Заголовок до тексту документа», «Текст» (без абзаців), «Відмітка про наявність додатків», «Прізвище виконавця і номер його телефону», «Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи», найменування посади у реквізитах «Підпис» та «Гриф погодження», засвідчувального напису «Згідно з оригіналом», а також слів «СЛУХАЛИ», «ВИСТУПИЛИ», «ВИРІШИЛИ», «УХВАЛИЛИ», «НАКАЗУЮ», «ЗОБОВ’ЯЗУЮ».
  2. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.
  3. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова «Додаток» і «Підстава» друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.
  4. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані. Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова «сторінка» та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
  5. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боціаркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.

_____________________

 

Додаток 2

до п. 2.1. розділу ІІ

 

ЖИТОМИРСЬКА ОБЛАСНА ДЕРЖАВНА АДМІНІСТРАЦІЯ

Державний архів Житомирської області

10003, м. Житомир, вул. Охрімова Гора, 2/20, тел.42-48-00, факс 42-60-61,

E-mail: arhiv_zt@ukrpost.ua Код ЄДРПОУ 03494273

 

____________ № _____________

на №_________ від ____________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 3

до п. 2.1. розділу ІІ

 

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

Н А К А З

 

______________                                      Житомир                               __________

 

 

 

Додаток 4

до п.2.3 розділу ІІ

 

 

Житомирська обласна державна адміністрація

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ

ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

10003, м. Житомир,

вул. Охрімова Гора, 2/20

Тел.:    (0412) 42-48-00

Факс:   (0412) 42-60-61

E-mail: arhiv_zt@ukrpost.ua

Код ЄДРПОУ 03494273

  Zhytomyr regional state

administration

STATE ARCHIVES

ZHYTOMYR REGION

10003, Zhytomyr,

Okhrimova Gora Str., 2/20

Tel.:    (0412) 42-48-00

Fax:   (0412) 42-60-61

E-mail: arhiv_zt@ukrpost.ua

Код ЄДРПОУ 03494273

 

 

від _________   № ____________

на №_________ від ____________

 

 

Додаток 5

до п.3.14 розділу ІІ

 

 

 

ПРИМІРНИЙ ПЕРЕЛІК

документів, що підлягають затвердженню

 

  1. Акти (перевірок і ревізій, списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації тощо).
  2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічний робіт тощо)
  3. Звіти (про основну діяльність, відрядження, науково-дослідні роботи тощо)
  4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових видів робіт; на капітальний ремонт тощо)
  5. Номенклатури справ.
  6. Нормативи (витрачання матеріалів, електроенергії; чисельності працівників тощо)
  7. Описи справ.
  8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем тощо)
  9. Плани (науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки, поставок продукції; капітального ремонту; роботи колегії, науково-методичної ради тощо)
  10. Посадові інструкції.
  11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо)
  12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
  13. Розцінки на виконання робіт.

14 Структура архіву.

  1. Штатні розписи.

 

Додаток 6

до п.3.14 розділу ІІ

 

 

ПЕРЕЛІК

документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою

 

  1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
  2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
  3. Архівні довідки, архівні копії та витяги з документів.
  4. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
  5. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
  6. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
  7. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
  8. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
  9. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальний ремонт; технічні тощо).
  10. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
  11. Заявки на обладнання тощо.
  12. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
  13. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальний ремонт тощо).
  14. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
  15. Номенклатури справ.
  16. Описи справ.
  17. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
  18. Протоколи (погодження планів поставок).
  19. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
  20. Специфікації (виробів, продукції тощо).
  21. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
  22. Титульні списки.
  23. Трудові книжки.
  24. Штатні розписи

 

Додаток 7

до п.4.1.8 розділу ІІ

 

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

НАКАЗ

 

15.03.2013                                     м. Житомир                                      № 16

 

Про затвердження фонду

оплати праці і видатків на

утримання………

 

Відповідно до ……..

 

 

 

НАКАЗУЮ:

 

  1. Затвердити …..

 

  1. …..

 

  1. Визнати таким, що втратив чинність наказ ……..

 

  1. Контроль за виконанням цього наказу покласти на …….

 

 

 

Директор                               підпис                                    ініціали, прізвище

 

 

Продовження додатка 7

 

 

 

Головний спеціаліст

 

підпис                      Л.В.Андрієвська

11.03.2013

 

 

Головний бухгалтер

 

підпис                      Є.М.Прокопова

11.03.2013

 

Завідувач сектором організації та координації архівної справи

 

підпис                      С.Г.Кулешов

11.03.2013

 

 

Начальник відділу формування НАФ та діловодства

 

підпис                      Л.Ф.Приходько

11.03.2013

 

Начальник відділу інформації та використання документів

 

підпис                      Г.К.Волкотруб

11.03.2013

 

 

Начальник відділу зберігання, обліку та довідкового апарату

 

підпис                  А.А.Майстренко

11.03.2013

 

Начальник відділу забезпечення фізичної збереженості документів

 

підпис                      Н.М.Христова

11.03.2013

 

Начальник відділу матеріально-технічного постачання та обслуговування

 

підпис                     В.Ф.Бойко

11.03.2013

 

 

Заступник директора

 

підпис                      О.В.Мельченко

11.03.2013

 

Заступник директора – головний охоронець фондів

підпис                    С.Г.Сидоренко

11.03.2013

 

 

Додаток 8

до п. 4.1.1

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

 

НАКАЗ

 

15.03.2013                                     м. Житомир                                      № 15-К

 

Про призначення

Іванова І.І.

 

 

ПРИЗНАЧИТИ :

 

ІВАНОВА Івана Івановича на посаду головного спеціаліста відділу інформації та використання документів з 23 лютого 2013 року з випробувальним строком 3 місяці з посадовим окладом згідно зі штатним розписом та з присвоєнням йому 11 рангу державного службовця як такого, що пройшов за конкурсом.

 

Підстава: заява Іванова І.І. від 21 лютого 2013 року, рішення конкурсної

комісії Державного архіву Житомирської області від 15 лютого

2012 року, протокол № 2.

 

 

 

 

 

 

Директор архіву                                      підпис                           ініціали, прізвище

 

Продовження додатку 8

 

 

 

Головний спеціаліст –                                        Начальник відділу

керівник кадрової служби                                фінансово-економічної

роботи  – головний

бухгалтер

підпис              О.Д.Огінська                           підпис              М.Н.Науменко

  • 02.2013

 

 

 

 

З наказом ознайомлений

підпис              І.І.Іванов

23.02.2013

 

 

Додаток 9

до п. 4.2.3 розділу ІІ

 

 

ДЕРЖАВНИЙ АРХІВ ЖИТОМИРСЬКОЇ ОБЛАСТІ

ПРОТОКОЛ

25.01.2012                                           м. Житомир                               № 1

Засідання колегії Державного архіву Житомирської області

 

Голова колегії – прізвище, ініціали

Секретар колегії – прізвище, ініціали

Присутні:            члени колегії – прізвища, ініціали

Запрошені:                   посада, прізвище, ініціали

 

Порядок денний:

  1. Про підбиття підсумків з виконання Колективного договору між адміністрацією та профспілковим комітетом держархіву області на 2007- 2011 роки.

Доповідач – прізвище, ініціали, посада.

  1. Про посилення контролю за забезпеченням збереженості та використанням документів.

Доповідач – прізвище, ініціали, посада

  1. СЛУХАЛИ:

прізвище, ініціали – текст доповіді додається до протоколу.

 

ВИСТУПИЛИ:

Прізвище, ініціали – зазначила, що сторони Колективного договору доклали зусиль щодо виконання взятих зобов’язань. Між адміністрацією та профспілковим комітетом держархіву області постійно тривав конструктивний діалог. Під час впорядкування структури держархіву області враховано інтереси працівників архіву. Сховища архіву забезпечено візками для переміщення справ. Проте одне з найголовніших питань – ремонт системи вентиляції та кондиціювання повітря – не вдалося вирішити у зв’язку із фінансовою кризою в країні.

Прізвище, ініціали – зазначила, що порушення температурно-вологісного режиму призводить не тільки до погіршення фізичного стану документів, а може спричинити активність плісеневих та патогенних грибків, які у свою чергу впливають на стан здоров’я працівників. Архівом підготовлено проект Плану заходів з виявлення обсягів біоушкоджених документів (включаючи і страховий фонд) та поетапної ліквідації біоушкоджень. Проте вирішення цього питання залежить від багатьох складових, зокрема й від виділення коштів для проведення всього комплексу робіт.

 

 

Продовження додатка 9

ВИРІШИЛИ:

1.1. Схвалити проект рішення про підсумки виконання Колективного договору між адміністрацією та профспілковим комітетом Державного архіву Житомирської області на 2007-2011 роки.

1.2. Заслухати на засіданні колегії архіву в липні 2013 року інформацію щодо ходу виконання Плану заходів з виявлення обсягів біоушкоджених документів та поетапної ліквідації біоушкоджень.

 

  1. СЛУХАЛИ:

Прізвище, ініціали – текст доповіді додається до протоколу.

ВИСТУПИЛИ:

Прізвище, ініціали – зауважила, що до проекту рішення слід внести уточнення з урахуванням вимог розділу 4 Порядку користування документами Національного архівного фонду України, що належать державі, територіальним громадам (затверджено наказом Держкомархіву від 26 червня 2008 року № 133 та зареєстровано в Мін’юсті України 14 грудня 2008 року № 635/15326) та наказу Держкомархіву від 13 липня 2009 року № 117 «Про додаткові заходи щодо посилення збереження документів під час експонування на виставках».

Прізвище, ініціали – проінформувала, що відповідно до нормативних вимог унікальні документи та документи, що мають у зовнішньому оформленні матеріальні цінності, зберігаються у сейфі. Через те, що сейф відкривається дуже рідко, притоку повітря немає, документи пересихають. Внесла пропозицію про повернення їх на основне місце зберігання. Запропонувала проведення обстеження стану документів для прийняття кінцевого рішення.

 

ВИРІШИЛИ:

Схвалити проект рішення про посилення контролю за забезпеченням

збереженості та використанням документів з урахуванням висловлених побажань та пропозицій (додається).

 

 

 

Голова колегії                               підпис                           ініціали, прізвище

Секретар колегії                           підпис                           ініціали, прізвище

____________________

 

Додаток 10

до п.4.5.1. розділу ІІ

 

 

ЖУРНАЛ

реєстрації відряджень

 

 

 

Прізвище, ініціали

Посада Місце відрядження Дата і номер наказу Дата вибуття у відрядження Дата прибуття з відрядження
1 2 3 4 5 6 7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Додаток 11

до п.2.3. розділу ІІІ

 

 

ЗВІТ*

про обсяг документообігу

за ___________  _______________________ 20____ р.

 

 

Документи

 

Кількість документів
оригінали копії усього
Вхідні

 

     
Вихідні

 

     
Внутрішні

 

     
Усього

 

     

 

Методист І категорії                       підпис                  ініціали, прізвище

 

___    ___________ 20 ___ р.

 

 

*У разі потреби звіт може доповнюватись додатковими графами

 

Додаток 12

до п.4.5. розділу ІІІ

 

 

ПЕРЕЛІК

документів, що не підлягають

реєстрації службою діловодства*

 

 

  1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
  2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
  3. Навчальні плани, програми (копії).
  4. Рекламні повідомлення, плакати, програми, сценарії нарад тощо.
  5. Прейскуранти (копії).
  6. Норми витрати матеріалів.
  7. Вітальні листи і запрошення.
  8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
  9. Наукові звіти за темами.
  10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
  11. Форми статистичної звітності.
  12. Договори.

 

 

 

 

*Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 – 12, підлягають спеціальному обліку у

відповідних структурних підрозділах архіву (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, господарській, відділі інформації та використання документів).

 

Додаток 13

до п.7.5. розділу ІІІ

 

СТРОКИ

виконання основних документів

 

  1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі, коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
  2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим –у п’ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради – в установлений зазначеною радою строк.

Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто у встановлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.

  1. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня одержання.

У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його одержання.

  1. Постанови та висновки колегії Рахункової палати – 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
  2. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, – у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.

Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону – негайно, про що повідомляється прокурору.

Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурору.

Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення – у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.

 

Продовження додатка 13

  1. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі – запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію – не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.

У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.

У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.

Відстрочка в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочку доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.

  1. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.

Якщо у місячний термін вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний термін для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення.

При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.

  1. Листи-доручення і листи-запити Укрдержархіву, обласної державної адміністрації, інших установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.
  2. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до двох днів, решта – протягом 10 днів.

_______________________

 

Додаток 14

до п.7.22. розділу ІІІ

 

 

ЗВЕДЕННЯ*

про виконання документів, що підлягають

індивідуальному контролю, станом на

_______________________ 20____ р.

 

 

 

 

Найменування та індекс структурного підрозділу Документи на контролі
усього надійшло за попередній місяць з них
виконано виконується у строк продовжено строк виконання прострочено
1 2 3 4 5 6 7 8

 

Методист І категорії                       підпис                  ініціали, прізвище

 

___    ___________ 20 ___ р.

 

 

 

 

*У разі потреби зведення може доповнюватись додатковими графами

 

Додаток 15

до п. 1.3. розділу IV

 

 

Державний архів Житомирської області

 

 

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

 

_____________ №_________

на __________ рік

ЗАТВЕРДЖУЮ

Директор Державного архіву Житомирської області

підпис          ініціал(и), прізвище

дата

 

М.П.

 

 

 

 

Індекс справи

 

Заголовок справи

(тому, частини)

 

Кількість справ

(томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком  

Примітка

1 2 3 4 5
01-01        
01-02        
01-03        

___________________________________________________

(назва структурного підрозділу)

02-01        
02-02        
02-03        

 

 

Посада працівника,

відповідального за

ведення діловодства                       _________                    ________________

    (підпис)                                (ініціал (и), прізвище

____ ____________ 20 ___ р.

 

 

 

  ПОГОДЖЕНО

Протокол засідання ЕПК держархіву області

____________ №_________

 

 

 

Продовження додатку 15

 

Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у _____ році

 

 

За строками зберігання  

Разом

У тому числі
таких, що переходять з відміткою «ЕПК»
Постійного      
Тривалого (понад 10 років)      
Тимчасового (до 10 років включно)      
Усього      

 

 

 

Посада працівника,

відповідального за

ведення діловодства                       _________                    ________________

    (підпис)                                (ініціал (и), прізвище

____ ____________ 20 ___ р.