Анкета-запитальник

з питань комплексного перевіряння стану архівної справи

в архівному відділі/секторі райдержадміністрації, міської ради

 

  1. Організація роботи архівного відділу/сектору

1.1. Наявність затвердженого Положення про архівний відділ/сектор, його відповідність чинному Типовому положенню про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації та Методичним рекомендаціям з розроблення Положення про архівний відділ районної, районної у місті Києві і Севастополі державної адміністрації, затвердженим наказом Укрдержархіву 18.01.2013 № 4 (для архівних відділів/секторів райдержадміністрацій), примірному Положенню – для архівного відділу міської ради.

1.2. Наявність документа, який встановлює порядок організації діяльності архівного відділу/сектору (регламент роботи тощо).

1.3. Взаємодія з місцевими органами виконавчої влади та місцевого самоврядування з питань архівної справи та організації діловодства.

1.4. Кількість підготовлених проектів, розпоряджень, рішень сесій районних та міських рад з профільних питань діяльності.

1.5. Кількість підготовлених доповідних записок, інформацій в місцеві органи влади з питань архівної справи.

1.6. Подання пропозицій до проектів бюджетних запитів.

1.7. Виконання заходів, передбачених чинними програмами з питань архівної справи.

1.8. Наявність Положення про експертну комісію архівного відділу/сектору, його відповідність до чинного Типового положення про ЕК архівного відділу райдержадміністрації, міської ради.

1.9. Планування роботи архівного відділу/сектору, звітність про проведену роботу за встановленими формами, якість та своєчасність подання до держархіву області планово-звітної документації.

1.10. Наявність методичного куточка зі зразками документів з питань архівної справи, організації діловодства.

1.11. Надання платних послуг. Наявність цін на роботи, послуги, затверджених та зареєстрованих в установленому порядку.

1.12. Підвищення кваліфікації працівників архівного відділу/сектору.

1.13. Організація діловодства в архівному відділі/секторі, наявність номенклатури справ, формування справ у відповідності до номенклатури.

 

  1. Формування НАФ, організація роботи експертної комісії (ЕК), організаційно-методичне керівництво архівними підрозділами установ-фондоутворювачів та контроль за їх діяльністю

2.1. Наявність списків юридичних та фізичних осіб − джерел формування НАФ, які передають і не передають документи до архівного відділу/сектору (списки №№ 1, 2), наявність списку № 3 – юридичних осіб, в діяльності яких не утворюються документи НАФ; повнота списків, їх схвалення та затвердження в установленому порядку.

2.2. Наявність наглядових справ на установи списків №№ 1, 2, стан їх ведення.

2.3. Наявність контрольно-довідкової картотеки роботи з установами списків №№ 1, 2, стан їх ведення.

2.4. Наявність Положень про архівний підрозділ, експертну комісію установ, їх відповідність чинним Типовим положенням про архівний підрозділ та експертну комісію установи.

2.5. Кількість перевірянь установ-джерел формування архівного  відділу/сектору, результати перевірянь.

2.6. Кількість установ-джерел формування НАФ, які мають зведені номенклатури справ, погоджені в установленому порядку.

2.7. Кількість установ, в яких впорядковано документи за встановлені роки, їх відсоток від загальної кількості установ – джерел формування НАФ. Якість упорядкування справ.

2.8. Наявність в установах окремих приміщень для зберігання документів, їх відсоток від загальної кількості установ.

2.9. Стан збереженості документів, кількість справ постійного зберегання та  з кадрових питань (особового складу).

2.10. Кількість установ, в яких призначено осіб, відповідальних за роботу з архівними документами, створено експертні комісії.

2.11. Кількість проведених семінарів, курсів, лекцій, консультувань для працівників діловодних та архівних служб установ.

2.12. Організація роботи експертної комісії (ЕК): кількісний та якісний склад ЕК; наявність плану роботи, звіту; регулярність засідань; оформлення протоколів.

 

  1. Забезпечення збереженості та облік документів НАФ

3.1. Характеристика та стан приміщення архівного відділу/сектору.

3.2. Наявність позавідомчої охорони приміщення архівного відділу/сектору.

3.3. Наявність та стан охоронної сигналізації, підключення її до центрального пульту спостереження.

3.4. Наявність та стан пожежної сигналізації. Підключення її до центрального пункту спостереження.

3.5. Наявність первинних засобів пожежогасіння, їх відповідність встановленим нормам забезпечення.

3.6. Стан електропроводки.

3.7. Наявність плану евакуації документів на випадок стихійного лиха.

3.8. Оброблення дерев’яних стелажів (у разі наявності) або їх елементів вогнезахисним розчином.

3.9. Наявність металевих грат на вікнах (за потреби).

3.10. Наявність металевих дверей, надійних замкових пристроїв, опечатування дверей.

3.11. Характеристика санітарно-гігієнічного режиму у сховищах.

3.12. Характеристика температурно-вологісного режиму у сховищах.

3.13. Характеристика світлового режиму у сховищах.

3.14. Протяжність стелажного обладнання, його встановлення та нумерація відповідно до вимог нормтивно-правових актів.

3.15. Картонування документів, кількість закартонованих справ, їх відсоток від загальної кількості справ.

3.16. Проведення перевіряння наявності та стану документів, кількість невиявлених справ та заходи щодо їх розшуку.

3.17. Фізичний стан документів, проведення картонування.

3.18. Дотримання вимог щодо видачі справ у тимчасове користування за межі архівного відділу/сектору.

3.19. Наявність облікових документів, передбачених чинними нормативно-правовими актами.

3.20. Оформлення облікових документів відповідно до вимог чинних нормативно-правових актів.

3.21. Характеристика фізичного стану облікових документів.

3.22. Кількість фондів та справ, що зберігаються в архівному відділі/секторі, їх відповідність обліковим документам.

3.23. Наявність справ фондів, їх ведення та комплектування відповідними документами.

3.24. Ведення описів справ, робота з їх удосконалення.

3.25. Каталогізація документів, якість складення тематичних карток.

3.26. Проведення реставрації, ремонту, оправлення та підшивки документів НАФ.

 

  1. Організація користування документами

4.1. Основні форми використання документів.

4.2. Надання ініціативних інформацій про склад та зміст документів установам.

4.3. Виконання запитів соціально-правового характеру, їх кількість, тематика.

4.4. Виконання тематичних запитів, їх основна тематика.

4.5. Терміни виконання запитів, співвідношення кількості позитивних та  негативних відповідей.

4.6. Наявність зразків заяв щодо надання архівних довідок, витягів з архівних документів тощо.

4.7. Наявність графіку особистого прийому громадян керівником архівного відділу/сектору, його дотримання.

4.8. Кількість підготовлених радіо-, телепередач, виставок документів, публікацій у пресі.

4.9. Організація роботи користувачів з архівними документами, порядок їх роботи.

 

Укладач начальник відділу формування

НАФ та діловодства                                                            Т.О. Ісакова

 

 

Анкета – запитальник

з питань комплексного перевіряння роботи трудового архіву

 

  1. Організація роботи трудового архіву

1.1. Нормативно – розпорядчий документ, згідно якого створений та діє трудовий архів (рішення органу місцевого самоврядування).

1.2. Повна офіційна назва та статус трудового архіву.

1.3. Наявність положення (статуту), яким органом і коли затверджене (додати копію положення (статуту).

1.4. Джерела фінансування архіву (державний, місцевий бюджет, спонсорська допомога, дольова участь юридичних осіб району, платні послуги, депоноване зберігання) та витрати на облаштування трудового архіву (ремонт, придбання меблів, стелажів та ін.).

1.5. Яким органом і коли затверджений прейскурант платних послуг (додати копію).

1.6. Штатна чисельність трудового архіву (зазначити посади працівників та розпорядчо – нормативний документ, у відповідності з яким визначені посади та встановлені оклади).

1.7. Відомості про працівників архіву: прізвище, ім’я, по – батькові, рік народження, освіта (найменування учбового закладу, спеціальність, рік закінчення).

1.8. Організація діловодства в архіві: наявність номенклатури справ, формування справ у відповідності до номенклатури.

 

  1. Забезпечення збереженості документів

2.1.. Характеристика приміщення.

2.2. Повна адреса, номер телефону. Наявність розпорядку роботи та відомостей про документи, що зберігаються в трудовому архіві.

2.3. Місце розташування (в адмінбудинку, окремому приміщенні, в приміщенні районної ради, райдержадміністрації тощо).

2.4. Кількість та площа архівосховищ, робочих кімнат, додаткових приміщень.

2.5. Обладнання робочих кімнат:

– меблі;

– оргтехніка.

2.6. Обладнання архівосховищ:

– стелажне обладнання (металеве, дерев’яне, комбіноване), його протяжність в погонних метрах;

– наявність грат на вікнах;

– наявність приладу для контролю за температурно – вологісним режимом;

– світловий режим.

2.7. Розміщення документів у архівосховищах:

– нумерація стелажів, шаф,  полиць;

– наявність топографічних покажчиків (пофондовий, постелажний);

– умови зберігання справ ( вертикально, горизонтально), наявність картонажів, в’язок;

– схема розміщення фондів, наявність архівних шифрів.

2.8. Охоронні та протипожежні заходи:

– наявність охоронно – пожежної сигналізації, охорони;

– наявність вогнегасників (кількість та типи);

– інструкція з пожежної безпеки;

– план евакуації людей та документів на випадок надзвичайних ситуацій.

 

  1. Облік документів трудового архіву

3.1. Кількість прийнятих фондів та справ станом на час перевірки (додати список фондів із зазначенням кількості справ у них), з них окремо прийнятих від архівного відділу райдержадміністрації та від ліквідованих чи реорганізованих установ, організацій, підприємств району, прийнятих на депоноване зберігання.

3.2. Чи приймались документи тимчасового зберігання (крім документів з особового складу)? Якщо приймались, то від кого та яка кількість?

3.3. Чи приймались документи на депоноване зберігання? Їх кількість. Наявність угоди на приймання, делегування права підпису.

3.4. Облік документів:

– наявність паспорту архіву та списку фондів;

– ведення книги обліку надходжень, облікової картотеки (своєчасність та правильність внесення відомостей та відповідність їх описам);

– наявність справ фондів та актів приймання–передавання документів в них;

– зазначити кількість справ, прийнятих по описах, та кількість описів, затверджених ЕПК, ЕК (окремо за списками №№ 1, 2 та списком № 3).

 

  1. Довідкова робота

4.1. Кількість виданих довідок :

– за попередні роки;

– станом на час перевірки;

– дотримання строку розгляду запитів.

4.2. Наявність графіку прийому громадян, журналу реєстрації запитів.

4.3. Ведення діловодства за зверненнями громадян:

– реєстраційні документи;

– відмітка реєстраційного номеру на запиті;

– формування справи (наявність у справі копії довідки, відповіді).

4.4. Якість виконання запитів:

– відповідність інформації, яка міститься в архівній довідці, документу;

– правильність оформлення підстави;

– правильність підписання довідок.

 

Укладач начальник відділу формування

НАФ та діловодства                                                            Т.О. Ісакова